L’interdiction des réunions pourrait-elle être la clé d’une main-d’œuvre plus heureuse ?

Les attentes des employés vis-à-vis du lieu de travail ont évolué rapidement au cours des deux dernières années. Comme nous l’avons vu depuis le Grande démission, les gens recherchent des rôles avec un but, un meilleur équilibre travail-vie personnelle et un accès à la technologie qui leur permettra de faire leur travail aussi efficacement que possible. Ce changement s’est accompagné d’une tolérance réduite à perdre du temps et à passer des heures par jour sur des appels vidéo. En réalité, 80% des travailleurs américains ont déclaré avoir assisté à une réunion « inutile » dans leur travail actuel.

Nous étions vraiment en avance sur le match ici. En tant qu’entreprise employant 2 700 personnes dans le monde, nous étions déjà habitués aux défis de la gestion d’équipes à distance, sur plusieurs fuseaux horaires. Cette coordination des horaires met davantage l’accent sur la valeur de chaque réunion, en particulier lorsqu’elle risque d’empiéter sur le temps des employés. Pour y remédier, fin 2019, nous avons pris la décision d’interdire formellement les e-mails et les réunions internes.

Au lieu de cela, nous embrassons communications asynchrones. C’est un modèle où notre personnel est habilité à travailler de la manière et aux moments les plus propices à l’obtention de ses meilleurs résultats. Cela réduit la « fatigue du zoom » et permet aux employés de prendre le contrôle de leurs responsabilités d’une manière qui convient à leurs horaires personnels.

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Nier les fuseaux horaires pour créer des liens durables

Supprimer le besoin de communications en temps réel signifie moins de distractions, et des tranches de temps plus longues et ininterrompues pour produire et créer. Lorsque les employés ne sont plus limités à travailler dans des délais précis en raison de la nécessité pour eux de se chevaucher avec des collègues, un environnement peut être créé qui favorise la productivité et la collaboration à travers le monde.

De nombreuses entreprises craignent que les communications asynchrones ne suppriment l’élément humain de l’expérience de travail. Nous n’avons pas trouvé que c’était un problème. Au lieu de cela, les équipes se cherchent à un niveau personnel. Conversations plus informelles plateformes comme Slack il peut s’agir de plans de week-end des membres de l’équipe ou de discussions à l’ancienne sur les refroidisseurs d’eau. Mais ils ne sont jamais forcés par le fait que les coéquipiers doivent être au même endroit au même moment. Les communications asynchrones ne signifient pas que les équipes ne communiqueront pas. Au lieu de cela, déplacer la collaboration sur des plateformes partagées permet à tous les membres de l’équipe de créer selon leurs propres conditions. Plutôt que de diminuer les relations entre les membres de l’équipe, cela les améliore en fait, car ils ne dépendent plus du fait que quelqu’un soit libre à 10h00 le mardi pour un appel régulier sur l’avancement du projet.

Créer un lieu de travail transparent

Les e-mails sont un moyen rapide de fournir des informations, mais ils présentent de nombreux défauts. Plus particulièrement, la transparence dépend entièrement du fait que l’expéditeur se souvienne de « copier » les bonnes personnes. Combien de fois un membre de l’équipe est-il parti en vacances uniquement pour que ses collègues se rendent compte en milieu de semaine qu’ils n’ont aucune idée de l’état d’une discussion ?

Particulièrement dans un environnement très éloigné, il est important de donner aux gens les moyens de faire décisions autonomes. Mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens fonctionnent en équipe lorsqu’ils ne sont pas tous sur la même longueur d’onde. En supprimant les communications des e-mails et des réunions en direct, et en partageant toutes les informations pertinentes sur une plate-forme à laquelle tout le monde a accès, vous vous assurerez que toutes les informations pertinentes sont facilement disponibles. Cela signifie que vous ne perdez pas de temps à attendre la réponse d’un collègue. Il est déjà à la portée de tous.

Avoir une équipe qui peut travailler de cette manière commence par recruter des personnes avec un état d’esprit flexible et un désir de faire les choses différemment. Ensuite, vous devez vous assurer qu’ils comprennent cette nouvelle façon de penser. Plus la culture est non standard, plus votre Processus d’ambarquement doit être. Chez TheSoul, les nouveaux employés apprennent à communiquer entre eux. Il y a une courbe d’apprentissage et du temps accordé aux nouveaux employés pour digérer avant de plonger dans le processus de travail. En fin de compte, on s’entraîne contre le désir très établi et automatique d’organiser une réunion pour résoudre des problèmes.

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Décider quand une réunion est nécessaire

Bien sûr, il serait naïf de penser qu’une réunion n’est jamais nécessaire. Comme dans toute entreprise, il y a des moments où communication face à face est essentiel, que ce soit en personne ou via un écran. Il existe des cas particuliers où les réunions peuvent avoir lieu.

Nous avons développé des critères spécifiques quant au moment où une réunion doit avoir lieu et comment l’organiser. Tout d’abord, l’employé doit tenter de résoudre le problème en utilisant notre plateformes de gestion de projet. Si cela s’avère impossible, il doit créer un ordre du jour pour la réunion proposée et programmer au moins 24 heures à l’avance, pour ne pas perturber le flux de travail d’un collègue et être respectueux de son temps.

Dans cet esprit, nous limitons également le nombre de personnes qui doivent participer. Notre règle d’or est de deux personnes seulement et de 30 minutes maximum. Cela pousse vraiment l’hôte de la réunion à se concentrer sur ce qui doit être réalisé. Chaque réunion est également suivie de notes détaillées sur les sujets abordés et partagés avec l’ensemble de l’équipe. Pour réunions virtuellesnous préservons également l’esprit de transparence en enregistrant et en publiant la session sur le workflow de gestion de projet partagé.

Il n’est peut-être pas surprenant que la nécessité de suivre un processus aussi structuré décourage vraiment la convocation de réunions à moins que cela ne soit absolument nécessaire.

Une situation gagnant-gagnant

Avoir un agenda plein de réunions est une énorme cause de stress pour beaucoup et est l’antithèse du succès chez TheSoul. Nous ne voulons pas que les gens soient assis sur des appels qui n’ont aucun résultat tangible. Nous voulons qu’ils puissent se concentrer sur l’exécution de leur travail, au cours de leur journée de travail, et leur permettre de créer l’espace de tête pour apporter toute leur inspiration, leur créativité et leur expertise au poste. Nous comprenons et acceptons que cette politique ne fonctionnera pas pour tout le monde. C’est pourquoi nous visons à embaucher des apprenants agiles qui sont à l’aise avec la technologie et peuvent contrôler leurs propres flux de travail pour respecter efficacement les délais. S’ils possèdent ces capacités, ils ont tendance à adopter la norme et à prospérer dans un environnement de travail amélioré.

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