Les W-9 et quatre autres formulaires fiscaux pour les entreprises que les entrepreneurs doivent connaître

Février
25, 2020

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Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

La préparation des déclarations de revenus est complexe et souvent source de confusion, même lorsque vous soumettez un impôt sur le revenu individuel en tant qu'employé avec une seule source de revenu. Cependant, lorsque vous êtes un premier entrepreneur, la complexité augmente de façon exponentielle.

Avec autant de formulaires d'impôt sur le revenu publiés par l'Internal Revenue Service, et tant de choses à faire pour obtenir vos déclarations de revenus correctes, il est important de comprendre de quels formulaires vous aurez le plus souvent besoin et quand les utiliser. . . les entrepreneurs doivent être familiers et utiliser régulièrement.

Le W-9: Obtention d'informations auprès de sous-traitants indépendants

L'une des meilleures façons d'obtenir l'aide spécialisée dont vous avez besoin pour votre petite entreprise sans devoir engager des dépenses considérables pour embaucher des employés à temps plein ou même à temps partiel est d'externaliser des projets à des indépendants, consultants et entreprises. Cependant, vous devez suivre ces entrepreneurs indépendants correctement et utiliser leur numéro d'identification fiscale (NIF) correct.

Le W-9 est le formulaire IRS officiel qui capture les informations fiscales personnelles exactes et officielles de votre entrepreneur, y compris le NIF et la nature de l'entrepreneur (c.-à-d. Propriétaire unique, société S, partenariat) , etc.).

Tous les nouveaux entrepreneurs doivent soumettre les W-9 remplis à votre service financier avant de commencer à travailler sur tout contrat avec votre entreprise. En outre, c'est une bonne idée de contacter régulièrement tous vos sous-traitants actuels pour obtenir des W-9 mis à jour au cas où l'une de leurs informations aurait changé.

Le 1099-MISC: déclarer ce que vous avez payé des entrepreneurs indépendants

Si vous avez payé 600 $ à des entrepreneurs indépendants (ou à certaines autres personnes) pour des travaux effectués au cours de l'année fiscale en cours, vous devrez émettre un Formulaire 1099-MISC pour cet entrepreneur. Ce formulaire saisit ce que l'on appelle les «revenus divers» sous forme de loyers, de redevances et d'autres types de revenus.

Il y a quelques exceptions à cette règle, il est donc important de vérifier auprès du IRS ou de votre avocat fiscal si vous n'êtes pas sûr qu'un 1099-MISC est requis. Obtenir un W-9 de tous les nouveaux entrepreneurs est un moyen intelligent de vérifier à l'avance si vous devrez leur envoyer un 1099.

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Le défaut de soumettre un 1099-MISC en temps opportun à vos entrepreneurs peut entraîner des amendes et des sanctions sévères. Si vous êtes en retard, une amende pouvant aller jusqu'à 100 $ par formulaire peut être imposée et si vous négligez intentionnellement de déposer le formulaire, vous pourriez être condamné à une amende de 250 $ par formulaire.

Notez qu'il existe d'autres types de formulaires 1099 qui peuvent s'appliquer à votre déclaration de revenus. Celles-ci sont généralement regroupées sous la catégorie «Retours d'informations» par l'IRS.

Les formulaires W-2 et W-4: Déclaration fiscale des employés et retenue à la source

Le formulaire Déclaration fiscale W-2 indique les informations personnelles de vos employés ainsi que les sommes précises versées au travailleur pour l'année précédente. Il signale également toutes les retenues à la source, y compris la sécurité sociale, Medicare et les impôts sur le revenu. . " Son objectif est de saisir le nombre d'allocations auxquelles chaque employé prétend avoir droit pour la retenue à la source sur les chèques de paie. Le formulaire contient des instructions détaillées permettant à l'employé de calculer les indemnités, retenues et autres ajustements du montant que vous, en tant qu'employeur, retiendrez sur son salaire ou son traitement.

Formulaire 8829: Réclamation d'exonérations pour frais de bureau à domicile

Si vous êtes travailleur indépendant et utilisez votre maison comme bureau, vous avez le droit de déduire les dépenses liées à l'utilisation professionnelle de votre maison en utilisant Formulaire 8829 . Les deux conditions requises pour demander l’utilisation d’un bureau à domicile sont les suivantes:

1. Utilisation régulière et exclusive: la zone de votre maison en question doit toujours et uniquement être utilisée à des fins professionnelles, bien qu’il ne soit pas nécessaire qu’il s’agisse d’une pièce séparée.

2. Principale place d'affaires: vous devez utiliser cet espace une partie importante du temps d'ouverture de votre entreprise. Par exemple, si vous rencontrez des clients ailleurs, mais que vous utilisez votre bureau à domicile pour effectuer des tâches liées au bureau, vous remplissez probablement cette condition.

Il existe deux méthodes que vous pouvez utiliser pour calculer ces dépenses. L'option simplifiée permet une déduction standard de 5 $ pour chaque pied carré de votre maison utilisé dans la conduite de vos affaires, jusqu'à un maximum de 300 pieds carrés. La méthode habituelle vous oblige à déclarer les dépenses réelles et à conserver les pièces justificatives, telles que les reçus, les factures, etc.

La connaissance c'est le pouvoir

En ce qui concerne les impôts, plus vous en savez maintenant, plus vous et votre entreprise sont protégés contre les mauvaises surprises fiscales à l'avenir.

Bien entendu, les formulaires présentés ici ne représentent pas une liste exhaustive. L'IRS propose des formulaires pour tout, des crédits d'impôt aux contributions caritatives. Vous devriez toujours consulter les publications officielles à IRS.gov ou les professionnels de la fiscalité si vous avez des questions pour vous assurer que vous maîtrisez toutes vos obligations de déclaration.