Les mises à jour de la règle 3110 responsabilisent les courtiers / Blogs / Perficient

La pandémie de COVID-19 a provoqué plusieurs changements sans précédent dans la société, ayant notamment un impact sur le lieu de travail et nécessitant l’adoption de technologies innovantes qui facilitent la collaboration et l’efficacité dans un environnement de travail à domicile (WFH).

Pour les courtiers du secteur des services financiers, le travail à distance est devenu particulièrement difficile en raison de l’obligation pour les entreprises d’enregistrer et de superviser toutes les « succursales » de leur siège social. Cependant, alors que le travail à distance est devenu la nouvelle norme, la Securities Exchange Commission (SEC) a fourni à ses approbation de réviser la règle 3110, assouplir les exigences pour les courtiers qui choisissent de travailler à domicile.

Contexte de la FMH

Avant la pandémie, les entreprises étaient tenues de soumettre des demandes de succursales au nom de toutes les « succursales ». De plus, ces succursales ont été soumises à des inspections annuelles sur place pour garantir le respect de la réglementation.

Tout au long de la pandémie, l’Autorité de régulation du secteur financier (FINRA) a temporairement suspendu l’obligation pour les entreprises de soumettre des candidatures pour tous les bureaux ouverts à la suite de la pandémie. La FINRA a également mis en œuvre une règle temporaire (Règle FINRA 3110.17), qui a permis aux sociétés membres de procéder à distance aux inspections annuelles de leurs succursales.

Sans action, cet allègement temporaire aurait expiré le 30 juin 2024 et aurait eu un impact significatif sur l’industrie en raison d’un augmentation estimée à 75 % dans des emplacements résidentiels hors succursale entre décembre 2019 et décembre 2022.

Quoi de neuf?

Heureusement, la FINRA a proposé deux révisions principales à la règle 3110 :

1. Classez les bureaux à domicile résidentiels comme des « emplacements de surveillance résidentiels » (RSL), qui doivent être traités comme des emplacements hors succursales, sous réserve de garanties et de limitations.
2. Adopter un « programme pilote » de trois ans pour les inspections à distance.

Les autres changements clés sont les suivants :

• • Les RSL doivent être inspectées par la société membre selon un calendrier périodique, supposé être au moins une fois tous les trois ans.
  • Les sociétés membres sont chargées de veiller à ce que les outils de surveillance et technologiques soient adaptés aux sites éloignés.
  • Les sociétés membres sont chargées de mener et de documenter une évaluation des risques pour les sites éloignés.
  • Les sociétés membres sont responsables de l’établissement, du maintien et de l’application de procédures de surveillance écrites pour les inspections à distance.
  • Les sociétés membres sont responsables de conserver les dossiers d’inspection écrits dans leurs dossiers pendant au moins 3 ans ou jusqu’à ce que le prochain rapport d’inspection soit terminé.
  • Les sociétés membres sont chargées de fournir à la FINRA des données trimestrielles, en divulguant le nombre d’inspections et toutes les conclusions connexes.

Les avantages

La FINRA s’attend à ce que le modèle de la FMH perdure, quel que soit l’état de la pandémie. Le passage au travail à distance a entraîné des changements importants dans les modes de vie et les habitudes de travail, favorisant ainsi la flexibilité du lieu de travail.
Ce changement a également conduit à des progrès technologiques permettant aux entreprises de surveiller de près l’activité des courtiers afin de garantir une conformité totale à tout moment.

Cette approbation indique que l’industrie a obtenu le soutien des régulateurs pour tirer parti de la technologie à des fins de supervision et de surveillance. Les avantages supplémentaires apportés par ce changement sont :

• La flexibilité du lieu de travail favorise la diversité et attire des talents plus forts.
• Augmentation de la satisfaction et de la fidélisation des employés.
• Élimination des frais d’enregistrement associés à l’enregistrement de toutes les RSL en tant que succursales.
• Réduction de la fréquence des inspections d’une année à tous les trois ans.

La SEC a approuvé les révisions de la FINRA à la règle 3110 en novembre 2023, la date d’entrée en vigueur n’ayant pas encore été annoncée. Lorsqu’une annonce est faite, le centre d’excellence en matière de gestion des risques et de capacités réglementaires de Perficient se consacre à tenir le public informé.

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