Les établissements universitaires perdent déjà des informations et ne s’en rendent peut-être pas compte

Chaque organisation collecte des masses de contenu, pas plus que les institutions académiques. Par exemple, les établissements universitaires doivent se conformer à des directives strictes pour la conservation des données de recherche pendant dix à trente ans. Les bibliothèques universitaires doivent également assurer la longévité des collections spéciales et des documents d’archives numérisés et nés numériques. Avec des décennies voire des siècles d’informations à gérer, comment les institutions académiques peuvent-elles préserver ce contenu pour les générations futures ? Beaucoup perdent déjà certains de leurs atouts les plus précieux et ne s’en rendent peut-être pas compte.

L’information est souvent considérée comme indestructible, mais la réalité est que les données sont fragiles et ont une durée de vie limitée. Les données, le format qu’elles utilisent et le matériel physique nécessaire pour lire les informations sont en constante évolution. Malheureusement, le passé nous montre qu’un format de données populaire peut rapidement devenir obsolète. Soyez témoin de la disparition du CD et du DVD au cours des dernières années, alors que les services de stockage et de streaming dans le cloud sont devenus monnaie courante. Les institutions peuvent avoir des données dans des silos qui ne sont pas intégrés et des informations stockées dans des formats hérités inaccessibles. Les informations peuvent être dégradées en raison de la manière dont elles sont stockées. Et les données dont la propriété n’est pas claire ne sont pas facilement accessibles.

Préserver des informations souvent irremplaçables est devenu un défi pour les établissements d’enseignement. Les organisations doivent avoir une stratégie globale pour archiver et préserver les masses de contenu qu’elles créent. De plus, ces archives doivent s’intégrer à d’autres systèmes de leur écosystème numérique, y compris les systèmes d’information sur la recherche actuelle (CRIS), les systèmes de découverte des bibliothèques, etc., pour rester accessibles sur le long terme et conserver un patrimoine tangible.

Longévité des données

Les institutions académiques ont des impératifs clairs pour assurer la longévité de leurs données car l’information est leur moteur et doit être préservée. La préservation numérique supprime les problèmes clés auxquels sont confrontés les établissements universitaires qui luttent pour gérer les données qu’ils créent chaque jour et ramène leur contenu inaccessible à une utilisation pratique pour les futurs utilisateurs.

Les éléments clés d’une stratégie de préservation numérique pour les établissements universitaires devraient inclure l’intégration de silos de données, le découplage des données de leur support matériel, l’identification de la propriété, la création de métadonnées complètes pour identifier chaque enregistrement et la prévention de la corruption et de l’inaccessibilité des données.

En termes simples, la préservation numérique est différente des méthodes d’archivage qui se contentent de stocker les données en toute sécurité. La préservation numérique active fait avancer les informations au fil du temps, en déplaçant les fichiers des anciens formats vers les formats actuels, en veillant à ce qu’ils restent lisibles. Les systèmes de préservation numérique garantissent que rien n’est perdu pendant les transitions grâce à la fidélité et à la fixité de la conversion des données et conservent tous les fichiers originaux avec une piste d’audit complète des actions de préservation.

Préservé pour demain, découvrable aujourd’hui

La préservation numérique des contenus nécessite une approche intégrée, active et dynamique. Grâce à la préservation numérique, les établissements universitaires peuvent :

• Capturez et téléchargez de manière proactive de nouveaux contenus et métadonnées dans un système de préservation numérique dans le cloud
• Réorganisez les collections de manière flexible et enrichissez les métadonnées, en bloc si nécessaire
• Fournissez facilement un accès et une découverte en ligne tout en respectant les directives de sécurité des informations
• Intégrez des catalogues (tels que CALM, ArchivesSpace, Adlib ou d’autres logiciels de gestion d’archives régulièrement utilisés par les bibliothèques et CRIS pour les départements de recherche) via des intégrations prédéfinies ou l’utilisation d’API
• Préservez activement les informations via des migrations de format de fichier si nécessaire.

En tant que partenaire d’Amazon Web Services (AWS), Preservica tire parti de la flexibilité, de l’agilité et de la sécurité qu’offre AWS. Pour les établissements universitaires en particulier, l’environnement robuste fourni par AWS est idéal pour leurs initiatives de préservation numérique. Aujourd’hui, Preservica et AWS aident plus d’une centaine d’établissements universitaires à travers le monde à préserver leur contenu critique. Ceci comprend l’université de Manchesterl’Université de Bath et le Université des Arts de Londres.

Commencez votre parcours de préservation numérique avec Preservica Starter. Pour les nouveaux venus dans le domaine de la préservation numérique, l’approche Starter est idéale car elle permet aux établissements universitaires de tester le fonctionnement des services de Preservica et comment ils peuvent initialement construire et faire évoluer leurs besoins en matière de préservation numérique.

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