Les données sont essentielles pour protéger votre atout le plus précieux: les personnes

Dans Première partie de notre série en quatre parties, nous avons discuté du fait que de nombreuses organisations ont encore des lacunes dans leurs programmes de devoir de diligence. Dans Deuxième partie nous avons exploré les lacunes courantes pour les voyageurs et les employés et les mesures que vous pouvez prendre pour mieux soutenir tous vos employés.

Nous examinons ensuite le rôle des données . joue un rôle important dans la mise en œuvre d'un programme de gestion des risques liés aux voyages (TRM) réussi . La gestion d'un programme de GRT est une tâche énorme et il est essentiel de disposer des intervenants appropriés pour comprendre les exigences en matière de données afin de la surveiller et de la gérer efficacement.

Une approche d'équipe de la gestion des risques de voyage

le risque pourrait être tombé strictement sur le gestionnaire de voyages d'une organisation. Cependant, selon un rapport de 2017 de Business Travel News (BTN) intitulé «Prendre la gestion du risque de voyage», les entreprises ont tendance à adopter une approche d'équipe en associant de multiples parties prenantes internes et externes aux initiatives de GRT.

et les responsables de la sécurité et de la sûreté de l'entreprise interrogés par le BTN, les parties prenantes internes de la gestion des risques de voyage comprennent:

• Gestion des voyages (76%)
• Voyageur (65%)
• RH ou avantages sociaux (62%) (54%)
• Santé, sécurité et / ou risque (50%)
• Juridique (42%)
• Sécurité de l'entreprise (40%)
• Familles de voyageurs (23%)
• Conformité (21%)
• Communications d'entreprise (21%)
• Autres (1%)

En outre, environ un tiers des répondants ont déclaré que les sociétés de gestion de voyages (TMC) étaient leurs principaux partenaires externes pour TRM. Ils comptent principalement sur les fournisseurs de risques liés aux voyages et 19% se fient aux plateformes de suivi des voyageurs ou de gestion des risques. [1 9659002] «Beaucoup d’entreprises qui prennent des risques de déplacement ne font que toucher la pointe de l’iceberg», a déclaré Stephen Barth, professeur de droit à l’Université de Houston et fondateur de Hospitality Lawyer. "Il est vraiment injuste de mettre ce fardeau sur un gestionnaire de voyages. Vous devez penser à l'ensemble de votre écosystème de gestion des risques de voyage. "

Une fois que vous avez impliqué les bons intervenants, vous pouvez commencer à mieux comprendre les besoins en données nécessaires à un programme de TRM efficace.

au cœur du succès du programme TRM

Avec les différentes parties prenantes internes et externes impliquées, l'intégration des données collectées à partir de diverses sources pour un programme de TRM efficace peut être difficile, notamment avec l'augmentation des réservations de voyages en dehors du TMC ou directement avec les fournisseurs. .

Les recherches de BTN démontrent que l'on se fie aux données de l'itinéraire et aux coordonnées des employés pour alimenter le programme TRM d'une organisation – à l'interne et à l'externe par les sociétés de gestion de voyages. Les sources de données utilisées par les entreprises pour soutenir le TRM sont les suivantes:

• Données de l'itinéraire (66%)
• Coordonnées de l'employé (66%)
• Informations sur les menaces spécifiques au marché (46%)
• Données de ressources humaines (30%)
• Historique de balayage de cartes de crédit (18%)
• Données de localisation de voyageurs compatibles GPS (18%)
• Données sur les médias sociaux (15%)
• Aucune (13%) )

Au minimum, les TMC devraient être en mesure d’informer les parties prenantes de la TRM sur les voyages avec des données sur les personnes qui voyagent et où, quand et comment, selon la Global Business Travel Association (GBTA). En outre, ils devraient être en mesure de fournir des alertes sur les risques, des informations sur les problèmes des compagnies aériennes, des avertissements sur les conditions météorologiques et tout autre incident pouvant avoir un impact sur vos voyageurs. Certains TMC peuvent également fournir des outils de suivi et de communication pour les voyageurs, mais les réservations en dehors du TMC compliquent la saisie de ces données pour la gestion des risques.

Technologie de collecte et de conformité des données

Il faut suivre l'évolution de la façon dont les employés voyagent et dépensent aujourd'hui – et la technologie vous aidera à recueillir des données sur les voyages et les dépenses des divers canaux que vos employés utilisent pour les protéger et à respecter .

«Avec l’accès aux capacités de suivi, un responsable des voyages ou un responsable de la sécurité peut localiser immédiatement les voyageurs en crise pour les rassurer que leur entreprise surveille chaque aspect de leur voyage et fait tout leur possible pour assurer leur sécurité». 19659002] 1. Suivi de vos voyageurs

Les informations de suivi des voyageurs doivent être la base pour assurer la sécurité de vos employés. Les données de suivi des voyageurs doivent rester à jour et accessibles et doivent inclure:

• Itinéraire de réservation complet
• Données sur les dépenses
• Informations sur les ressources humaines

En adoptant un outil technologique qui centralise et consolide vos données les dépenses, les itinéraires, les reçus électroniques des fournisseurs, les enregistrements mobiles et les cartes – vous pouvez alerter, localiser avec précision et communiquer avec vos collaborateurs s’ils se trouvent en situation de danger.

2. Suivi mobile pour de bon

Les services mobiles ont de plus en plus tendance à protéger les employés en déplacement. Le suivi GPS peut être considéré comme une atteinte à la vie privée; Cependant, de nombreuses organisations réussissent à mettre en place un suivi et des check-ins facultatifs pour leurs employés avec des applications fournissant des services mobiles en cas d'urgence.

Pour que votre programme TRM réussisse, vous devez prendre approche pour recueillir et connecter données de toutes les sources et canaux. En tirant parti d'outils et de solutions de qualité, vous pouvez collecter des données de qualité et significatives pour assurer la conformité et la sécurité des voyageurs.

Télécharger le rapport BTN complet, Support des données: gestion efficace des risques liés aux voyages . Apprenez-en davantage sur la façon de remplir votre devoir de protection de avec les solutions SAP Concur .

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