Les choses que nous avons faites différemment pour la 9e retraite de Buffer

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Je me souviens encore du décor: c'était un petit café à Scottsdale, en Arizona. Nous étions trois mois et demi à planifier la retraite de l'entreprise et quelques jours dans le voyage de reconnaissance. Nicole et moi étions plongés dans nos notes d'une réunion matinale avec un vendeur potentiel et les idées pour la retraite s'envolaient.

À ce moment-là, nous avions réduit notre liste initiale de 18 villes de retraite potentielles à travers le monde. trois: Scottsdale, Budapest et Singapour. Scottsdale était la première destination pour le voyage de reconnaissance et je me rendais à Budapest à la fin de cette semaine

Avec chaque visite de scoutisme et rencontre avec nos partenaires potentiels, il devint de plus en plus clair que ces trois endroits étaient des options incroyables. Tampon. Chacun d'entre eux était sûr pour notre équipe diversifiée et s'intégrer dans notre budget. Nous étions également assurés d'une excellente connectivité et d'une foule d'activités qui feraient sûrement de bons souvenirs pour l'équipe.

Confronté au choix entre trois emplacements fantastiques mais distincts, nous nous sommes retrouvés face à l'opportunité de planifier la retraite plus loin que nous. Comme nous avons réfléchi plus profondément sur la façon dont nous voulions que cette retraite soit, plus de questions ont émergé et cela nous a finalement aidés à façonner notre retraite de Buffer la plus intentionnelle à ce jour:

• Au-delà de la logistique, quels sont nos objectifs? ? Quels étaient nos objectifs culturels ou d'engagement pour la retraite?
• Quels sont nos besoins, en tant qu'équipe, à ce moment-là?
• Comment pouvons-nous nous assurer que les retraites et mini-retraites d'entreprise sont complémentaires à l'expérience de travail à distance?
• Comment une retraite dans chacune de ces villes pourrait-elle avoir l'air? Quelles étaient les forces et les faiblesses potentielles?
• Comment les retraites de Buffer ont-elles regardé dans le passé et comment cela informe-t-il à quoi elles devraient ressembler dans le futur?

Regardons comment ces questions nous ont amené 85 Bufferoos, partenaires et Buffer kids à Singapour! Plus certaines des choses que nous avons faites un peu différemment pour notre 9ème retraite de Buffer.

Retraiter des modèles et établir une vision globale

En réfléchissant à ces questions et où notre équipe a été, littéralement et figurativement, il est devenu clair pour nous que les retraites de Buffer sont généralement tombées dans l'un des trois modèles suivants: , le modèle Resort et le modèle Rural / Suburban

Le modèle City est en grande partie une approche centrée sur l'emplacement, où une grande partie de l'expérience de retraite est l'expérience partagée d'une ville ou d'un endroit frais . Nos retraites de New York, Sydney, Reykjavik et Madrid viennent à l'esprit. Dans ces retraites Buffer, l'équipe a généralement séjourné dans un hôtel (ou quelques-uns, selon la disponibilité dans la ville) autour du centre-ville et a travaillé dans un espace de coworking ou d'événements pendant la journée. Voyager ou se rendre à l'espace de travail est susceptible de se produire pendant une telle retraite, par ex. notre promenade quotidienne entre Google Campus et notre hôtel à Madrid était de 15 à 20 minutes.

En revanche, les modèles Resort et Rural / Suburban sont des alternatives plus axées sur l'équipe. Le modèle Resort réduit délibérément la géographie de la retraite, d'une manière de parler. Tout ce dont l'équipe a besoin se trouve à proximité ou dans une seule zone – hébergement, espace de travail, nourriture et peut-être même des activités. Cette zone pourrait être assez éloignée du centre-ville, mais serait toujours accessible à pied ou en transports en commun. Nos retraites au Cap et à Hawaii étaient des prototypes de ce modèle

Le modèle Rural / Suburban est exactement ce qu'il dit sur la boîte. Avec cette approche, l'emplacement peut être plutôt à l'écart et il est peu probable qu'il soit situé dans une grande ville. Cela fonctionne bien pour les petites réunions d'équipe puisque tout l'accent est uniquement sur les participants et les objectifs de travail ou de collage qu'ils se fixent. La mini-retraite de 1945 de l'équipe de publication à Pemberton, en Colombie-Britannique, correspond bien à ce modèle. Au cours de cette rencontre d'une semaine axée sur le travail, l'équipe a partagé un Airbnb, préparé ses repas ensemble, et a eu beaucoup de temps pour écraser les grands objectifs du projet. Tout le temps gagné à faire la navette entre l'espace de travail et l'espace de vie signifiait aussi qu'ils avaient beaucoup d'opportunités de créer des liens!

Alors que chaque approche a ses propres forces et a travaillé pour l'équipe Buffer à différents moments, Nicole et moi avons réfléchi. sur quel modèle correspond le mieux aux besoins de notre équipe en ce moment. Qu'avons-nous voulu faire pour la 9ème retraite de Buffer?

Après quelques réflexions sur l'année passée à Buffer, les retours de la retraite de Madrid et le sentiment général de notre équipe à l'époque, nous avons trouvé ces quatre objectifs pour le 9 Buffer Retreat:

• Pour créer des opportunités de connexion
• Minimiser les facteurs de stress et supporter le temps de restauration
• Fournir une variété d'options d'activité pour répondre à notre équipe diversifiée
• Les modèles et les objectifs de retraite ont aidé à encadrer notre évaluation de chaque ville et à présenter trois expériences de retraite distinctes à l'équipe

  S'appuyant davantage sur la transparence

  Les modèles et objectifs nous ont aidés à cristalliser plusieurs observations et apprentissages. il devint évident que la retraite se ferait sentir dans chaque endroit: Budapest serait clairement une retraite de la ville, tandis que Scottsdale et Singapour correspondraient mieux à la façon dont nous avions conceptualisé une retraite de villégiature (w Singapour étant un hybride potentiel des deux.)

  Nous avons partagé nos apprentissages dans une section Retreat Diaries de notre bulletin d'équipe hebdomadaire et c'était une façon amusante de tenir l'équipe au courant de la façon dont les choses se déroulaient.

  

  Étant donné l'énergie et l'élan que nous voyions à travers l'entreprise à ce moment-là, Nicole et moi avions l'intuition que le modèle de villégiature présenterait les meilleures opportunités pour nous de prendre recule, respire et récupère. Scottsdale et Singapour étaient en lice.

  Cependant, nous avions reçu des commentaires positifs sur les retraites et la transparence du processus, et avec l'encouragement de Joel, nous avons décidé d'ouvrir la finale.

  Dans le passé, le vote ne se faisait généralement que très tôt lors de la présélection des lieux pour l'évaluation finale, et l'emplacement final était presque toujours décidé par les planificateurs des retraites. Pour de bonnes raisons aussi! Il y a tellement de facteurs qui font une grande retraite et le choix populaire n'est pas souvent le meilleur choix.

  Cependant, ce que le voyage de reconnaissance a révélé était que les trois endroits que nous considérions étaient des options assez solides. Nous étions convaincus que l'équipe passerait un bon moment partout où nous choisirions d'aller!

  Pour donner à l'équipe autant de contexte que nécessaire pour prendre la décision, nous avons réorienté une proposition antérieure pour Joel et l'équipe People and Finance. ensemble un pont. Cette présentation contenait un résumé de la façon dont les villes comparaient et détaillaient les villes, ainsi que les options d'hébergement et d'espace de travail que nous avions et le coût global pour Buffer

  

  . Singapour – une ville où la plupart de l'équipe n'était jamais allée auparavant

  (Plus) communiquant le long du chemin

  Comme c'était la première fois que nous rendions visite à Singapour pour la plupart de l'équipe, il était particulièrement important de répondre des questions sur la retraite et la ville. Nous avons commencé un document FAQ assez tôt dans le processus et il s'agissait d'un document «vivant» qui a été mis à jour en cours de route. Il couvrait un éventail de questions allant des visas et des devises aux dépenses et aux considérations culturelles. Au moment où la retraite a commencé, nous avions 24 pages d'information dans le document

  

  Les semaines précédant la retraite peuvent être une période mouvementée pour nous. De nombreux membres de l'équipe Buffer choisissent de voyager pendant ces semaines et certains préparent peut-être leur tout premier voyage international. Aussi complet que soit le document FAQ, nous ne nous attendons pas à ce que tous les coéquipiers soient en mesure de franchir toutes les lignes au milieu de l'agitation.

  Soutenir l'équipe pendant ce temps et s'assurer qu'ils ont (au moins) informations essentielles, nous avons introduit deux autres stratégies de communication:

  1. Rappels quotidiens dans la retraite Slack channel

  Afin de nous assurer que nos coéquipiers disposent des informations essentielles dont ils avaient besoin, Nicole et moi avons posté des mises à jour quotidiennes dans un canal Slack que nous avions créé juste pour la retraite. Chaque message ne contenait que deux rappels pour éviter une surcharge d'information.

  

  

  2. Impromptu Hour Retreat Conversation

  Impromptu Hour Les discussions sont des synchronisations de groupe régulières «non-worky» que n'importe qui dans l'entreprise peut rejoindre. C'est une merveilleuse façon de nous connecter à la vie en général et de nous connaître les uns les autres en dehors du travail. Nous avons consacré une heure impromptue pour discuter de tout ce qui se passait sous le soleil au sujet de la retraite et l'avons enregistré pour les coéquipiers qui ne pouvaient pas le faire. C'était amusant de discuter de tout, du climat de Singapour (chaud et humide), de la nourriture locale à essayer (riz au poulet) et des vêtements à apporter (tout votre équipement d'été).

  Le travail d'équipe fait travailler le rêve

  La 9e retraite de Buffer a également vu le lancement de notre tout premier comité de retraite. Une fois les voyages de reconnaissance terminés, Nicole et moi avons lancé un appel à des volontaires pour servir de caisse de résonance pour la planification des retraites et pour prendre en charge certaines parties du processus. Nous sommes tellement reconnaissants pour notre équipe de sept personnes qui a pris le temps de sortir de leur emploi du temps chargé pour nous aider à réfléchir à tout, de swag à activités de liaison d'équipe !

  Exploring Inclusivity and its plusieurs dimensions

  Autant que les voyages long-courriers font partie intégrante de l'expérience de retraite d'une équipe éloignée dispersée à travers le monde, ce n'est pas toujours possible pour tout le monde. Parfois, les coéquipiers ne peuvent pas être physiquement présents pour la retraite pour diverses raisons.

  Dans le passé, ces coéquipiers pouvaient être en congé parental et n'avaient pas travaillé normalement de toute façon. Cette fois-ci, cependant, nous avions deux coéquipiers qui travaillaient à des heures régulières pendant la semaine de retraite, ce qui nous a incités à élaborer un «plan de retraite hebdomadaire» plus intentionnel pour eux. Voici deux choses que nous avons faites différemment:

  1. Un horaire de retraite / plan de travail spécial.

  Nous avons conçu le programme de retraite comme autant de liens d'équipe que de sessions de vision d'entreprise de haut niveau, ce qui laissait moins de temps à l'équipe pour se concentrer sur ses tâches quotidiennes. . Reconnaissant que cela pourrait se traduire par plus de pression sur ses coéquipiers à la maison pour «prendre la relève», le plan de travail de retraite dédié a été conçu pour enlever ce fardeau. Nous ne voulions pas que les coéquipiers à domicile travaillent 12 heures par jour. L'idée était plutôt d'utiliser l'opportunité de «moins de bruit» sur Slack pour passer plus de temps sur les projets en tête à tête et travailler stratégiquement pendant cette semaine.

  À cette fin, nous nous sommes également assurés d'enregistrer les sessions de retraite de nos coéquipiers à leur retour à la maison pour leur examen du lendemain et insisté sur la communication asynchrone avec eux durant la semaine

  les retraites de l'entreprise sont aussi inclusives que possible. Nicole et moi sommes profondément reconnaissants envers les gestionnaires et les directeurs qui ont travaillé fort pour élaborer ce plan de travail et le mettre en œuvre. Nous sommes ravis de les parcourir pour notre prochaine retraite!

  2. Une activité relaxante et un repas sur Buffer

  En plus des week-ends qui clôturent la retraite, nous désignons généralement un jour de congé de la semaine comme un jour de congé pour rencontrer l'équipe et explorer la ville. Ce jour de congé est généralement accompagné d'un Buffer Fun Fund (BFF): une allocation pour couvrir les coûts des activités auxquelles les coéquipiers souhaitent participer. Avec le Buffer Fun Fund, les coéquipiers ont skidé à Hawaï, joué au bubble soccer à Madrid et visité un parc de trampoline à Singapour. (Les visites au spa sont aussi une activité populaire du BFF dans toutes les villes que nous visitons!)

  Nous voulions également que nos coéquipiers reviennent à la maison pour les revitaliser et les encourager à faire quelque chose d'amusant et relaxant avec leur BFF. ils ne pouvaient pas être physiquement présents avec nous au dîner de l'équipe, nous voulions partager un peu d'amour Buffer avec de la nourriture délicieuse avec nos coéquipiers à la maison aussi. Les membres de l'équipe ont été encouragés à prendre un bon repas et les dépenses avec amour de Buffer.

  

  Quelle est la prochaine étape?

  L'équipe a passé la semaine sur l'île de Sentosa, une île de villégiature juste à côté de Singapour, et nous avions tout ce dont nous avions besoin à portée de main. Malgré les longs trajets pour se rendre à Singapour – 18- 24 heures de vol pour certains! – Le rythme plus lent et plus détendu donnait à chacun la possibilité de se reposer et de passer du bon temps ensemble.

  Nous travaillions depuis la salle de bal de l'hôtel et cela raccourcissait le trajet de 20 minutes à Madrid à seulement 3 minutes à Singapour. Cela nous a donné plus de marge de manœuvre pour concevoir la respiration dans l'horaire et nous avons terminé le travail à 17 heures tous les jours. Chaque soir, les coéquipiers planifiaient des dîners et des activités dans la ville ou passaient juste à côté de la piscine, ouverte 24 heures sur 24.

  

  Nicole et moi étions incroyablement reconnaissantes (et soulagées!) Que nos intuitions le modèle de villégiature a été validé. La partie geek de moi était particulièrement ravie d'en voir des mentions spécifiques dans les commentaires que nous avons reçus:

  "Le modèle de villégiature a vraiment fait briller celui-ci, non pas parce qu'il était luxueux (mais l'était) environnement de sérendipité, car une grande partie était libre. Je n'ai pas besoin de planifier de petits détails, par exemple, où mon prochain repas sera par exemple soulagé de beaucoup de stress de bas niveau que je pense a été présent dans les retraites passées. "

  " L'hôtel + grande chambre + petit déjeuner + déjeuner + piscine situation est difficile à battre personnellement. J'AIME cette configuration tout-en-un 🙂 "

  " J'ai aimé que tout était dans la station. Nous n'avions pas besoin de faire la navette pour aller travailler ou déjeuner. Cela nous a donné plus de temps ensemble. "

  Maintenant que le mois de juillet a commencé, Nicole et moi remettons nos chapeaux de réflexion et commençons à travailler sur la prochaine retraite. Ce sera la 10ème retraite de Buffer et nous sommes excités! Chaque retraite est une expérience d'apprentissage précieuse et nous sommes ravis de réfléchir à la façon de nous améliorer davantage.

  Planifiez-vous des retraites pour votre entreprise? J'aimerais entendre vos pensées et apprendre comment vous le faites! Plus n'hésitez pas à partager vos idées pour la 10e retraite de Buffer dans les commentaires. ?

  Photo par Annie Spratt