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avril 11, 2019

Les 7 étapes à suivre


Pour promouvoir votre événement et encourager l'engagement, privilégiez les médias sociaux.


7 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.


Organiser une conférence peut être une entreprise de grande envergure. Et, plus l'événement est grand, plus il y aura de variables à prendre en compte, à prendre en compte et à planifier.

Mais nous ne pouvons pas négliger les nombreux avantages de la tenue d'un événement pour votre public cible, qu'il s'agisse de donner à ses membres une occasion de faire l'expérience de votre entreprise d'une nouvelle manière, en établissant des partenariats plus solides avec vos fournisseurs et fournisseurs ou en générant des revenus supplémentaires.

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Fort de mon expérience dans la gestion de LTV Conf conférence de plus de 300 personnes destinée aux propriétaires d'entreprises, aux investisseurs et aux dirigeants du SaaS, j'ai appris qu'une conférence efficace était à la fois un art et une science. Voici les étapes clés nécessaires pour que votre événement se connecte à votre public:

1. Définissez les détails clés à l’avance.

Il est important de vous préparer au succès. Donc, bien que la tentation soit peut-être de passer sous silence les détails de la gestion d’une conférence, vous devez prendre le temps de réfléchir à la manière dont tout cela va se dérouler – ou votre événement pourrait se transformer en désastre. Commencez par examiner:

  • Quels sont vos objectifs pour votre événement? Qu'espérez-vous accomplir?
  • À qui s'adresse cet événement? Pourquoi ces personnes seront-elles présentes?
  • Quand et où se déroulera l'événement? Combien devrait coûter un billet
  • Combien coûtera l'événement? Quel est votre budget?
  • Qui va prendre la parole lors de votre événement? Comment l'horaire sera-t-il organisé?

Au début, vos réponses à ces questions peuvent être très larges. Ce qui compte, c’est que lorsque vous commencez à examiner les réponses, les détails que vous devez encore prendre en compte se présenteront, qu’il s’agisse de détails pour la restauration, les sièges supplémentaires ou l’hébergement pour les visiteurs à l’extérieur.

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2. Déterminez quelle est votre proposition de valeur.

Comme pour tout produit ou service, vous devez indiquer clairement ce que vos invités accepteront après leur participation à votre conférence. Et, en fonction de votre public cible, cela variera.

Les éléments communs à prendre en compte ici sont les possibilités de réseautage, les conseils et astuces partagés depuis la scène ou pendant les séances de travail – même le divertissement proposé. MicroConf est un excellent exemple de conférence qui a créé deux versions de l'événement, destinées à deux niveaux entrepreneuriaux différents et à deux régions différentes du monde.

Les organisateurs ont également organisé des événements «happy hour» en réseau pour garantir les participants ont pu se connecter les uns aux autres, ce qui a permis à la conférence de devenir l'une des communautés les plus puissantes du secteur SaaS. Cela a été une conséquence directe de la connaissance des organisateurs de la conférence de leur public et de son auditoire.

3. Choisissez le lieu idéal.

Votre lieu peut faire ou défaire l’événement. Cela peut sembler exagéré au début, jusqu'à ce que vous preniez en compte tous les facteurs pertinents. Un lieu idéal devrait offrir un espace "couloir" dans lequel les participants peuvent réseauter pendant les pauses, ainsi qu’un espace relativement privé pour la manifestation dans son ensemble.

Convene est un excellent exemple de votre lieu de réunion a été conçu pour cela, et son personnel professionnel peut vous aider à intégrer les détails à votre journée de conférence qui feront la différence (astuce: la nourriture et les collations importent plus que vous ne le pensez).

Envisagez également de savoir si il y a des hôtels ou des restaurants à proximité. De nombreuses conférences organisent même leur événement dans un hôtel pour permettre aux clients de se connecter et de réseauter plus facilement après une longue journée d’apprentissage. Supprimer les obstacles aux rassemblements intra-événement est l'un des meilleurs moyens de garantir que vos participants s'amusent, construisent des relations – et reviennent finalement.

4. Choisissez le meilleur moment pour organiser votre événement.

Donnez-vous suffisamment de temps pour planifier votre événement à l'avance. Si vous avez une échéance trop serrée, beaucoup de choses pourraient échouer. De plus, vous aurez envie de faire des recherches et de découvrir tous les événements en compétition. Un autre avantage de choisir votre événement à l’avance est de donner l’avis de votre public potentiel.

Bien que les événements les plus importants à connaître soient ceux qui se déroulent dans la même ville, envisagez également des événements plus importants se déroulant à l’échelle mondiale et susceptibles de rivaliser avec le vôtre. En outre, soyez au courant de tous les grands événements sportifs, festivals de musique et concerts, expositions, etc.

Il convient également de penser à la saison de l’année. Quel est le moment le plus populaire pour les conférences pour votre niche? Les participants sont susceptibles de définir un calendrier de conférence autour des événements les plus importants de votre espace, assurez-vous donc de rechercher des listes d'événements afin de déterminer le moment optimal pour organiser le vôtre. Fixez votre budget

En tenant compte de toutes les considérations, combien coûtera votre événement? Évaluez les domaines pertinents, notamment le lieu, les conférenciers, les animateurs, la restauration, la dotation en personnel, etc. Des outils tels que le modèle de budget de conférence de Demand Metric peuvent être très utiles pour déterminer exactement le coût de l'événement.

De nombreuses organisations organisent des événements qui ne généraient initialement aucun revenu net à court terme. , mais aboutissent à des ventes à long terme en raison de la notoriété, de l’autorité et de la crédibilité créées par le public ciblé. Assurez-vous simplement de décider de ce que vous espérez gagner de votre événement.

6. Choisissez vos conférenciers avec soin.

Selon la taille et la nature de votre événement, vous pouvez également faire appel à des conférenciers et les faire appliquer pour gagner une place dans votre liste. N'oubliez pas que les ventes de billets peuvent dépendre de la liste des destinataires, ce qui signifie que votre liste devrait être au moins partiellement organisée.

Naturellement, il existe des intervenants et des diffuseurs dans votre secteur qui sont plus crédibles, faisant autorité, notoires, populaire ou autre chose. Pensez aux experts que vous pouvez engager en fonction de leur disponibilité et de votre budget. À LTV Conf, par exemple, nous nous sommes assurés de faire appel à une gamme de orateurs experts dans différents domaines, afin d’offrir aux participants une variété de catégories de connaissances disponibles. Les orateurs célèbres peuvent également valoir la peine si vous avez le budget nécessaire.

La disponibilité d’orateurs est une raison supplémentaire de laisser beaucoup de temps à la planification. Tous les intervenants ne seront pas disponibles quand vous le voudrez. Et il est toujours bon de penser au plan B et même au plan C si l’équipe de vos rêves ne se réunit pas.

7. Trouvez des participants sur Facebook.

Le marketing jouera un rôle essentiel dans le succès de votre événement. Quand il s'agit de promouvoir votre événement et d'encourager l'engagement, assurez-vous de donner la priorité aux médias sociaux.

Les groupes de Facebook sont particulièrement utiles pour cette tâche. Vous pouvez créer un événement, inviter des prospects et continuer à partager des informations sur l'événement à l'approche de la date. Vous pouvez également voir comment vos concurrents organisent leur épreuve, qui a répondu, déterminent comment positionner votre épreuve et plus encore.

Réflexions finales

Avec tous les points joncs et croisés, vous êtes prêt à organiser une conférence efficace. Assurez-vous de lui accorder l'attention qu'il mérite, car la barre des sommets est haute et que les membres de votre auditoire ne resteront pas engagés s'ils ne sont pas servis.

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Systématisez tous les aspects de la conférence. Les listes de contrôle sont des outils précieux pour vous aider à vous assurer que tous les aspects de votre événement ont été planifiés. De cette façon, vous pourrez reproduire votre succès à l’avenir. Vous pourrez également modifier les zones qui ne fonctionnent pas bien cette fois-ci afin que votre événement se déroule plus efficacement à l'avenir, avec les itérations suivantes.




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