Les 3 réunions que vous devriez avoir pour les travailleurs à distance

Juillet
20, 2020

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de entrepreneurs sont les leurs.

Grâce à la technologie, de nombreuses entreprises fonctionnent toujours et les gens travaillent à domicile. Si le travail à distance offre de nombreux avantages aux employés et aux entreprises, il présente également des défis pour tout le monde, mais plus particulièrement pour les dirigeants.

Si vous n'êtes pas habitué à gérer une équipe à distance, vous pourriez être tenté de micro-gérer votre équipe. Vous pouvez vous enregistrer plus fréquemment, demander des mises à jour de statut et tenir des réunions régulières pour favoriser un environnement d'équipe.

Les trois réunions que vous devriez tenir avec les travailleurs à distance:

Toutes ces nouvelles activités d’administration et de communication peuvent interférer avec la productivité des employés et entraîner des frustrations partout. Pour rendre le travail à distance plus efficace et moins agaçant, envisagez de ne tenir que trois réunions:

1. Une première réunion où vous passerez en revue les processus et les procédures que vos équipes distantes utiliseront pour communiquer et travailler ensemble.
2. Une réunion régulière avec un ordre du jour publié, quel que soit le terme «régulier» pour vous. Il peut être hebdomadaire pour les équipes en contact avec les clients ou bihebdomadaire pour les équipes de back-office.
3. Créez des espaces de réunion en tête-à-tête facultatifs pour les employés. Certains voudront peut-être entrer en contact avec leurs gestionnaires, alors le fait de planifier comme ça leur donne une chance. Ceux qui n'ont pas besoin de s'enregistrer sauront que vous êtes ouvert à une réunion s'ils le souhaitent.

Voyons de plus près pourquoi vous n'avez besoin que de ces trois réunions.

Ces réunions établissent des attentes appropriées.

Les employés qui ne sont pas habitués au travail à distance peuvent avoir des difficultés à gérer leur emploi du temps et les dirigeants peuvent avoir l'impression de ne pas avoir de visibilité sur ce qui se passe. De nombreux problèmes de travail à distance peuvent généralement être attribués à une mauvaise communication et à de mauvaises hypothèses. En supposant que les gens répondront immédiatement à tout message ou en supposant que travailler à domicile équivaut à travailler au bureau. (Ce n'est pas le cas.)

Les entreprises peuvent éviter ces hypothèses et leurs problèmes connexes en créant des accords de travail, afin que chacun sache à quoi s'attendre du travail à distance. Ces accords devraient s'appliquer à la fois aux employés et aux dirigeants, afin que chacun comprenne la situation pour tous, y compris:

• Directives sur les messages à envoyer via des supports spécifiques : Réfléchissez à une liste des informations que vous devez partager, puis acceptez avec votre équipe sur comment et quand il est partagé. Cela signifie définir ce qui doit être un e-mail, ce qui peut être géré dans la messagerie instantanée (IM) et ce qui nécessite un appel téléphonique.
• Heures de travail des équipes : Par définition, le travail à distance encourage des horaires de travail flexibles , et en ces temps de besoin de planifier des cycles d'approvisionnement des ménages et des compromis sur les devoirs parentaux, c'est encore plus vital. Les équipes en contact avec les clients peuvent avoir besoin de se mettre d'accord sur un calendrier particulier, alors assurez-vous que les gens se sentent soutenus s'ils ont besoin d'échanger des quarts de travail ou de changer les choses en fonction d'une vie familiale dynamique.
• Temps de réponse et outils de communication : Les outils de chat en ligne comme Slack et Workplace by Facebook permettent de rester connecté facilement, mais peuvent entraîner des interruptions fréquentes et des discussions de plusieurs heures si les gens ne font pas attention. Encouragez les employés à bloquer le temps de travail ciblé et à publier des instructions sur la façon de désactiver les notifications dans les outils utilisés par vos équipes.

Ces réunions font avancer le travail.

Les interruptions constantes des réunions, des appels, des courriels et d'autres communications constituent une frustration pour les travailleurs à distance. Les gens peuvent déjà trouver difficile de travailler à domicile sans tenir compte des distractions des obligations familiales et personnelles.

Réduire le nombre de réunions libère ceux qui n’ont pas besoin d’y être et aide les gens à mieux planifier leurs horaires de travail. Ils savent quelles réunions sont importantes pour eux et pour l'équipe, et lesquelles sont mieux servies par les autres.

Il donne aux utilisateurs un meilleur contrôle de leurs calendriers et leur permet de planifier plus efficacement des blocs de travail et des blocs de temps personnels. Les gens peuvent gérer leur vie personnelle plus facilement et sans stress, car ils savent ce qui est critique et ce qui ne l’est pas.

Ces réunions maintiennent des liens entre les employés et la direction.

Ce sont des moments extraordinaires et nous faisons tous face au stress supplémentaire différemment. Les gens veulent se sentir soutenus par leur entreprise, mais pas lorsque les réunions se sentent forcées ou trop programmées.

En particulier, des rencontres individuelles pourraient entraîner un stress et une anxiété supplémentaires chez les employés. Certaines personnes les trouvent particulièrement stressantes, donc s'il est important de maintenir le lien entre les employés et les gestionnaires, il pourrait être judicieux d'envisager différentes façons de les faire.

• Envisagez de les planifier moins souvent pour donner du temps aux employés qui ne le font pas. besoin de vérifier avec vous.
• Changez le format pour une mise à jour de statut textuelle ou même une application intégrée dans votre logiciel de chat. Par exemple, Standuply s'intègre à Slack, permettant aux entreprises de tenir des réunions virtuelles quotidiennes avec les employés sans planifier de réunion.
• Planifiez des blocs d'enregistrement facultatifs que les employés peuvent réserver avec vous s'ils le souhaitent. En leur donnant le contrôle sur le moment où ils peuvent réserver le temps, cela réduit le stress pour eux et laisse les gestionnaires libres de récupérer un temps précieux sur leur calendrier.

Vous pourriez être tenté de tenir plus de réunions et de vous enregistrer plus fréquemment avec des travailleurs à distance, mais vous faites peut-être plus de mal que de bien. Résistez à la tentation de planifier plus de réunions avec les employés et donnez-leur plus de flexibilité dans leurs horaires. Essayez de tenir le nombre minimum de réunions dont vous avez besoin pour soutenir vos employés et les mettre à l'aise avec le travail à distance.