Le secret n ° 1 de la gestion étonnante du temps et du calendrier

décembre
25 2018

12 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

Avant d'aller plus loin dans cet article, prenez une minute pour consulter votre calendrier, car il est essentiel de disposer d'un calendrier détaillé pour gérer votre temps et votre calendrier de manière incroyable.

Si vous êtes comme la plupart d'entre nous, votre calendrier est probablement assez détaillé. Je parie que certains d’entre vous ont toutes les heures à compter de leur réveil pour être pris en compte. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Après tout, lorsque vous avez un horaire quotidien, vous êtes sûr de tirer le meilleur parti de votre journée. Je veux dire, pourquoi ajouterait-il une tâche ou un événement à votre calendrier s’il n’était pas important?

Ce qui est important – et comment hiérarchiser les priorités.

Malheureusement, les éléments importants ne sont pas toujours parfaitement clairs. En conséquence, nous finissons par perdre du temps sur des non-priorités. Par exemple, si vous travaillez à domicile, la vaisselle dans l’évier peut vous irriter. Mais faut-il que ce soit la minute où vous avez un délai serré pour le projet sur lequel vous avez travaillé?

Cela peut sembler minime. Mais que se passe-t-il si vous mettez constamment des non-priorités sur ce qui est vraiment important? Vous n'allez certainement pas réussir à atteindre vos objectifs car vous n'êtes pas efficace au moment de gérer le calendrier .

C'est pourquoi les personnes les plus productives et les plus productives savent que le secret de la gestion étonnante du temps et du calendrier est la hiérarchisation. Stephen Covey a déclaré: «L'important n'est pas de définir l'ordre de priorité de votre agenda, mais de planifier vos priorités."

Il est important de définir des priorités. En tant qu'adulte, vous devrez assumer diverses responsabilités. Il pourrait s'agir de ramasser les enfants de l'école, de respecter une date limite, de déjeuner avec un client et, quelque part, d'assister à vos propres soins personnels au cours d'une journée.

Liés: Les entrepreneurs ont besoin d’une meilleure application de calendrier que les deux utilisateurs principaux

Donner la priorité aux tâches pour réussir.

Si vous ne donnez pas la priorité à ces tâches, vous allez devenir désorganisé, stressé et échouer. pour répondre à vos obligations. À quel point votre client serait-il excité si vous tardiez à la réunion de déjeuner parce que vous travailliez toujours dans votre bureau? Bien sûr, que se passe-t-il si vous êtes en retard pour récupérer vos enfants à l'école? Votre partenaire ne peut jamais, ce qui est mérité, ne vous pardonner pour celui-là!

Un échec ici et là est inévitable. Si vous avez un pneu crevé sur le chemin d’une réunion, c’est un événement imprévu que vous n’avez pas planifié. Mais, si vous n’organisez pas votre emploi du temps et votre calendrier par priorités, votre vie deviendra de plus en plus chaotique. Comme vous avez dépassé une échéance, vous devez travailler tard et ne pas aller au gymnase ou à la famille. Finalement, vous vous sentez toujours submergé, mais vous n’avez rien à montrer.

Lié: 101 conseils de gestion du temps pour augmenter la productivité chaque jour

Concentrez-vous sur vos priorités, vous êtes mieux à même de gérer votre temps. Vous êtes organisé, bien préparé et vous ne vous sentez jamais à la traîne. Et, plus important encore, vous aurez toujours le temps de vous concentrer sur ce qui compte le plus dans votre vie.

La hiérarchisation des priorités est excellente. Mais, comment pouvez-vous déterminer quelles sont vos priorités? Voici comment définir des priorités pour une meilleure gestion du temps et du calendrier.

Pour commencer, vos priorités doivent rester simples et claires en déterminant ce qui suit:

• Ce qui compte le plus pour vous, autrement dit vos valeurs.
• ce que vous avez réalisé – cela doit correspondre à vos valeurs.
• Quelles responsabilités avez-vous? Si vous travaillez de manière traditionnelle, du lundi au vendredi, pendant les heures de bureau, votre responsabilité est de travailler.
• Savoir comment les activités influent sur votre vie. Jouer à un jeu vidéo sur votre téléphone pendant une pause au travail peut sembler amusant. Mais comment cela fait-il de vous un meilleur employé ou individu?
• Savoir séparer l'urgence de l'important. Ce n'est pas parce que quelque chose est urgent que c'est important. Par exemple, lorsque vous recevez un nouvel e-mail, vous n'avez pas besoin de l'ouvrir et d'y répondre à la seconde où vous le recevez.

Après avoir pris en compte ce qui précède, voici quelques conseils supplémentaires sur la manière de hiérarchiser les priorités. amélioration de la gestion du temps et du calendrier.

Liés: 8 outils de gestion du temps pour optimiser votre vie au travail et à l'extérieur

Créez et commandez une liste de tâches.

“ Avoir une longue liste de tâches n'est pas forcément une mauvaise chose, mais vous pouvez vous sentir stressé à propos de votre journée »écrit Kayla Sloan dans un précédent article de Calendar . «Plutôt que de perdre votre temps à vous inquiéter, vous pouvez hiérarchiser votre liste pour une meilleure gestion du temps.»

Kayla suggère de commencer par une liste de tâches. Il doit être conservé dans un document facilement accessible par téléphone ou par ordinateur. "De cette façon, vous pouvez ajouter du travail ou de la maison à tout moment."

Ensuite, vous devez commander votre liste.

"Attribuez des numéros à chaque article énuméré en commençant par les tâches les plus urgentes en premier, ”Recommande Kayla. "Inversement, le bas de votre liste devrait inclure des éléments moins urgents ou qui pourraient être résolus un autre jour."

En relation: 20 conseils rapides pour une meilleure gestion du temps

Choisissez les bonnes choses à travailler on.

Vous avez toujours du mal à séparer ce qui est urgent et important? Utilisez la matrice simple 2 × 2 nommée d'après le président américain Dwight Eisenhower pour vous aider à déterminer vos priorités.

La matrice d'Eisenhower peut vous aider à distinguer comment et pourquoi vous devriez faire la distinction entre les deux en créant quatre boîtes. L'axe horizontal représente «l'urgence», tandis que l'axe vertical représente «l'importance». Dans chaque quadrant, vous catégorisez chacune de vos tâches. important mais pas urgent, important et urgent, pas important ou urgent, et urgent mais pas important.

Lorsque vous avez terminé, vous remarquerez que vous avez consacré du temps à de mauvaises activités. En conséquence, vous savez maintenant ce que vous devez faire maintenant, quelles tâches peuvent attendre et quelles responsabilités vous pouvez déléguer.

Bloquez des tranches de temps pour «Deep Work».

Comme expliqué dans le livre [19659038] Deep Work: règles pour réussir dans un monde distrait Cal Newport explique qu'il s'agit de la capacité de se concentrer sur des tâches exigeantes sur le plan cognitif, sans être distrait. Newport ajoute: «Pour produire à son niveau maximum, vous devez travailler pendant de longues périodes en vous concentrant entièrement sur une tâche sans distraction."

Dans le livre, Newport explique à quel point le professeur Adam Grant de Wharton est aussi productif. Grant enseigne pendant le semestre d'automne, mais mène des recherches au printemps. Au quotidien, il alterne entre l'isolement total et la politique de la porte ouverte vis-à-vis de ses étudiants

Même si vous ne pouvez pas charger votre niveau de travail comme Grant, vous pouvez toujours appliquer ce concept. Disons que pendant la matinée entre 9 heures et midi, vous travaillez à votre tâche la plus importante. Pendant ce laps de temps, vous fermez la porte du bureau et éteignez votre téléphone.

De plus, vous pouvez commencer à mettre en lots le «travail superficiel». Ce sont des tâches moins difficiles, telles que renvoyer des courriels et des appels téléphoniques.

: Trouver votre objectif grâce au «travail en profondeur»

Utilisez une application de calendrier

En utilisant une application de calendrier supérieure vous pouvez augmenter votre productivité à tout moment quelles priorités doivent être travaillées pour le jour, la semaine ou le mois. Vous pouvez également utiliser votre calendrier pour définir des rappels afin que vous n'oubliiez plus jamais une date limite ni un événement important.

En outre, vous utilisez votre application de calendrier comme liste de tâches à faire et pour afficher votre calendrier. , vous pouvez réduire le nombre d’outils que vous utilisez.

Cette réunion est-elle nécessaire?

Il a été découvert que 15% du temps d’une réunion était perdu . En d’autres termes, cela fait neuf minutes que vous auriez pu travailler sur autre chose. Avant d’accepter une réunion, demandez toujours si cela est nécessaire. Par exemple, une mise à jour du statut d'un projet peut être réalisée par courrier électronique, par Slack ou par un outil de gestion de projet. Vous pouvez rencontrer un client ou un employé potentiel via un appel de découverte de 10 minutes au lieu d'un déjeuner d'une heure.

Si une réunion est nécessaire, assurez-vous qu'elle:

• L'agenda a-t-il été envoyé? advance.
• Est court, concis et reste sur le sujet.
• Inclut un petit nombre de participants.
• Quelqu'un peut-il animer la réunion?
• Utilise la bonne technologie que tout le monde sait comment utiliser .

Ne mettez pas les priorités des autres avant les vôtres.

Il n’est pas rare que quelqu'un vous demande de l'aide. C’est peut-être un ami qui vous demande de l’aider à déménager ou un collègue qui demande votre aide pour un projet.

Bien qu’il n’y ait rien de mal à aider les autres, vous ne devriez le faire que lorsque vous en avez la disponibilité. En d’autres termes, ne placez pas les priorités des autres avant les vôtres. Si vous êtes submergé ou si vous avez déjà un engagement, vous devrez peut-être dire «non». Ce n’est pas amusant. Mais si vous êtes honnête et franc, ils comprendront.

Éliminez les distractions.

Email. Votre smartphone Téléphones. Youtube. Amis, famille et collègues. Ce sont les types de distractions qui vous empêchent de faire avancer les choses. Alors, comment pouvez-vous les bloquer?

L’un des moyens les plus simples pour d’éliminer les distractions consiste à éteindre votre téléphone. En ce qui concerne votre ordinateur, vous pouvez utiliser une application telle que RescueTime pour bloquer les sites Web gênants. Et si vous avez une porte de bureau, vous pouvez toujours la garder fermée tout en vous concentrant sur votre «travail en profondeur».

Si vous n’avez pas votre propre bureau, essayez de travailler dans un endroit plus calme, comme un café. Vous pouvez également acheter un casque pour réduire le bruit.

Gérez votre niveau d’énergie au lieu de gérer votre temps

Nous n’avons que très peu d’énergie. C’est pourquoi il est important de prendre des pauses fréquentes tout au long de la journée. Cela nous donne une chance de reconstituer notre énergie mentale et physique.

En même temps, vous devriez également prendre conscience de votre niveau d'énergie afin de pouvoir planifier votre journée en conséquence. Par exemple, si vous êtes le plus productif de la matinée, c’est alors que vous vous attaquerez à votre tâche la plus importante au cours de cette période.

Comme Jim Vaselopulos l’écrit dans Forbes «Considérez à nouveau une tâche qui vous auriez du mal à travailler dur pendant une heure durant votre après-midi au pot-de-vin, mais vous pourriez vous arrêter en 10 minutes au maximum de votre énergie (peut-être huit heures). "

Si vous changiez" votre emploi du temps pour raccourcir une séance du matin de 60 minutes à 45 minutes et puis consacrez 10 de ces 15 minutes supplémentaires à la même tâche. "Finalement," vous gagneriez 60 minutes chaque après-midi ".

Travaillez mieux et pas plus dur

Si vous voulez être efficace au travail, concentrez-vous sur ce qui compte vraiment, alors vous devez commencer à travailler plus intelligemment et non plus dur . Après tout, les recherches montrent que la production diminue fortement après une semaine de travail de 50 heures.

• Pensez avant d'agir. Ne vous contentez pas de créer une longue liste de tâches à faire avant de vous y plonger. Pensez à vos tâches les plus importantes de la journée, qui ne devraient pas comporter plus de 5 tâches, et concentrez-vous uniquement sur elles.
• Mesurez les résultats, pas le temps. Ne vous laissez pas prendre au temps qu’une tâche vous a pris. Concentrez-vous plutôt sur ce que vous avez accompli pendant une période donnée.
• Adoptez une attitude positive. Ceux qui ont une attitude positive sont plus susceptibles de prendre des initiatives.
• Communiquer. Développez et renforcez vos compétences de communication et de collaboration afin de pouvoir travailler avec les autres plus facilement et plus rapidement.
• Créez une routine et restez-y fidèle. Lorsque nous établissons des routines, nous pouvons travailler plus rapidement. La raison? Nous n’avons pas à réfléchir à ce que nous devons faire. Et nous pouvons nous préparer en conséquence.
• Automatisez plus de tâches. Cela pourrait utiliser des outils pour gérer des tâches répétitives afin de prévenir la fatigue liée aux décisions. C’est ici que vous faites des choses comme préparer vos repas ou vos tenues à l’avance pour que vous n’ayez pas à y penser le matin.
• Arrêtez le multitâche. C’est un mythe et ça ne marche pas,
• Profitez de la procrastination. N'attendez pas toujours jusqu'à la dernière minute. Mais parfois, un peu de procrastination peut vous motiver.
• Soulagez le stress. Trouvez des moyens de soulager le stress, comme l'exercice, le yoga ou la méditation.
• Faites davantage de choses que vous aimez. Cela peut ne pas toujours être possible. Mais essayez de faire plus de travail que vous aimez.

Répétez et évaluez.

"Maintenant que vous disposez d'un système pour hiérarchiser ce que vous faites, répétez vos actions chaque jour", suggère Kayla. «Vous aurez probablement encore des jours qui ne se dérouleront pas comme prévu . Cependant, plus vous établissez des priorités, plus cela devient facile et rapide. ”

“ Les jours où tout votre calendrier s'échappe, évaluez ce qui ne va pas, ”ajoute Kayla. «Aurais-tu pu faire quelque chose pour changer la situation? Si c'est le cas, déterminez ce que c'est pour pouvoir l'éviter à l'avenir. ”