Le secret d'une gestion efficace du temps? Blocs de temps plus petits

Octobre
11, 2020

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La plupart des entrepreneurs souhaiteraient mieux gérer leur temps . Il n'y a que huit heures dans une journée de travail standard, mais on a l'impression d'avoir 20 heures de tâches à accomplir chaque jour.

Il existe de nombreuses solutions légitimes à ce dilemme. L'une des stratégies les plus précieuses est d'apprendre à déléguer efficacement pour réduire votre charge de travail totale. Vous pouvez également automatiser certaines tâches pour ne plus avoir à les gérer activement.

Mais une fois que vous aurez utilisé toutes ces tactiques, il ne vous restera plus qu'une seule vraie solution pour optimiser votre productivité : gestion du temps . Ce n'est qu'en gérant mieux votre temps que vous serez en mesure d'accomplir le plus grand nombre de tâches en une journée.

De nombreux conseils circulent sur la gestion efficace du temps, mais certains sont contradictoires et certains sont carrément contre-intuitifs . J'ai trouvé que l'une des approches les plus importantes de la gestion du temps – et une source récurrente de productivité plus élevée – est enracinée dans un concept simple: s'appuyer sur des blocs de temps plus petits.

Comment fonctionnent les blocs de temps

t familier, les «plages horaires» sont des intervalles de temps que vous pouvez utiliser pour planifier des tâches, ou des groupes de tâches, pour votre journée de travail. La plupart des gens utilisent des blocs d'une heure ou d'une demi-heure pour bloquer du temps tout au long de la journée. Par exemple, ils peuvent consacrer une heure à une réunion du matin, une demi-heure à rattraper les e-mails, une demi-heure à une réunion client et une heure à un projet tête baissée.

Ce système est efficace car il vous aide estime le temps que prend chaque tâche, vous aide à regrouper des tâches similaires et vous permet de définir des priorités pour votre journée de manière proactive.

Le problème est que si vous n'utilisez que des blocs de 30, 45 ou 60 minutes, vous avez gagné ne pas tirer pleinement parti de la stratégie. Au lieu de cela, vous devriez travailler avec des intervalles beaucoup plus courts – comme 10 minutes, voire cinq minutes (une stratégie célèbre utilisée par Elon Musk ).

Pourquoi les blocs de temps plus petits sont-ils si efficaces?

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Contrer la loi de Parkinson

L'un des plus grands avantages de l'utilisation de plages horaires plus courtes est qu'elles vous permettent de contrer les effets de Loi de Parkinson . Au cas où vous ne seriez pas familier, la loi de Parkinson est un adage informel qui déclare que le travail a tendance à s'étendre pour occuper le temps qui lui a été alloué. En d'autres termes, si vous planifiez une tâche pour prendre une heure, cela prendra probablement une heure – ou près d'une heure. Mais si vous imposez des contraintes de temps plus strictes, vous serez naturellement enclin à terminer la tâche plus rapidement.

Ceci est particulièrement utile pour des choses comme les réunions, qui souffrent d'approches de planification laxistes. Au lieu de bloquer 30 minutes, envisagez d'en bloquer 20 ou 25; Il y a de fortes chances que vous ne remarquiez pas beaucoup de différence, mais vous libèrerez instantanément plus de temps pour votre journée.

Spécificité et conscience

Les plus petits blocs horaires sont également beaucoup plus spécifiques que leurs homologues plus grands, ce qui vous permet pour estimer et mesurer votre temps passé avec plus de précision. Ceci, à son tour, vous permet de zoomer sur les tâches qui grignotent votre journée et d'identifier plus facilement les sources de perte de temps. Plus vous êtes conscient de la façon dont vous passez votre temps, plus vous serez en mesure de modifier efficacement vos habitudes et votre environnement de travail.

Contrôle des pauses

Des intervalles de temps plus courts ouvrent également la porte à un booster de productivité négligé: pauses. Les pauses ont un effet positif mesurable réduisant à la fois le stress et augmentant la productivité, et devraient être prises tout au long de la journée. Le problème, c'est que lorsque nous nous sentons dépassés par le travail, les pauses sont ressenties comme une impossibilité (ou un symptôme de paresse). Cela dit, si vous pouvez planifier une réunion de 55 minutes (au lieu de 60 minutes) ou un projet de 20 minutes (au lieu de 30 minutes), vous ouvrirez des micro-intervalles où les pauses peuvent s'intégrer naturellement. Vous pouvez également planifier des pauses avec une plus grande régularité et tester la longueur et le placement. Finalement, vous trouverez un rythme de pause qui soutient votre productivité sans vous distraire, et aucune de vos autres priorités ne souffrira du changement.

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Problèmes avec la stratégie

Rien de tout cela ne veut dire que les petits blocs de temps sont une stratégie parfaite, ou qu'ils sont garantis pour chaque individu. Il y a quelques problèmes avec la stratégie. Pour commencer, planifier votre journée par intervalles de cinq minutes prend beaucoup plus de temps que la planifier par tranches d'une heure. De plus, il y a plus de contingences et de dépendances à craindre; si une tâche de cinq minutes prend 10 minutes, le reste de la journée sera soudainement repoussé. Et bien sûr, cette stratégie fonctionnera mieux pour certains types de travailleurs que pour d'autres.

Pourtant, la plupart de ces inconvénients peuvent être compensés. Par exemple, si vous êtes préoccupé par un trop grand nombre de dépendances, vous pouvez créer de petits tampons où vous pourrez rattraper votre travail. Si vous êtes le genre de personne qui lutte avec les approches conventionnelles de la gestion du temps, essayez cette stratégie et voyez si elle fonctionne mieux pour vous. Vous pourriez être surpris des résultats.