Le groupe Lohia se tourne vers l’IT pour moderniser sa supply chain

L’efficacité des opérations de la chaîne d’approvisionnement est de plus en plus essentielle au succès de l’entreprise, et pour de nombreuses entreprises, l’informatique est la réponse.

Avec plus de 2 000 fournisseurs et 35 000 composants, le groupe Lohia, basé à Kanpur, était confronté à des défis dans la gestion de ses fournisseurs et la rationalisation de sa chaîne d’approvisionnement. La société de biens d’équipement, active dans le textile et l’emballage flexible depuis plus de trois décennies, est un fournisseur majeur de machines de bout en bout pour l’industrie de l’emballage tissé flexible (polypropylène et polyéthylène haute densité).

« En l’absence d’un système intégré, il n’y avait aucun contrôle sur l’approvisionnement des fournisseurs, ce qui a conduit à un inventaire accru et déséquilibré », explique Jagdip Kumar, CIO de Lohia. « Il y avait aussi un décalage entre la disponibilité des stocks et les livraisons des clients. Au niveau de l’entrepôt, nous n’avions aucune visibilité sur l’inventaire que nous avions et sur son emplacement. »

Ces problèmes ont été aggravés par le fait que le délai de livraison de certains composants nécessaires pour répondre aux commandes des clients varie de quatre à huit mois. Avec des cycles de livraison de composants aussi longs, les exigences des clients changent souvent. « Le client souhaitait un modèle différent de la machine, qui nécessitait des composants différents. Comme nous utilisions Excel et les e-mails, nous n’étions pas en mesure de corriger rapidement le cap », explique Kumar.

Stock

De plus, environ 35 % des composants impliqués dans chaque commande client sont personnalisés en fonction des exigences spécifiques du client. Les longs délais et le manque de visibilité du côté du fournisseur rendaient la planification de l’approvisionnement pour ces composants difficile, dit-il, ajoutant qu’en l’absence de toute capacité à prévoir la demande, Lohia était souvent aux prises avec des stocks déséquilibrés (en plus ou en moins). .

La solution? Meilleure informatique.

Gérer les fournisseurs pour améliorer l’efficacité et l’expérience client

Pour gérer son inventaire et créer une situation gagnant-gagnant pour l’entreprise et ses fournisseurs, Kumar a opté pour la mise en œuvre d’une solution de gestion des fournisseurs.

« La solution a été conceptualisée dans le but de supprimer l’effort manuel requis pendant le processus d’approvisionnement en automatisant la plupart des tâches de l’entreprise et du fournisseur tout en fournissant les mises à jour dont le premier avait besoin », explique Kumar.

« Nous avons fait appel à KPMG pour développer le portail des fournisseurs pour nous sur cette plate-forme SAP, qui est développée sur SAP BTP (Business Technology Platform), une plate-forme centrée sur l’entreprise, ouverte et unifiée pour l’ensemble de l’écosystème SAP », dit-il.

L’application a été développée à l’aide de SAP FIORI/UI5, tandis que le backend a été développé à l’aide des services SAP O-Data/ABAP. Le frontal basé sur le cloud est intégré au système ERP de Lohia, fournissant ainsi toutes les informations pertinentes en temps réel. Il a fallu quatre mois pour mettre en œuvre la solution, qui a été mise en service en septembre 2021.

Avec le nouveau déploiement, l’entreprise connaît désormais les changements qui se produisent en temps réel, qu’il s’agisse de la non-disponibilité du matériel ou d’un client qui n’effectue pas le paiement ou qui souhaite retarder la livraison de sa machine commandée. « Tous ces changements sont désormais communiqués aux fournisseurs qui les préponnent ou les reportent en conséquence. Armés d’une visibilité complète, nous avons pu réduire notre stock de 10 %, ce qui a entraîné des économies de coûts d’environ 200 millions de ₹ », déclare Kumar.

Le portail des fournisseurs a également automatisé plusieurs tâches telles que la génération d’horaires et l’entrée à la porte, ce qui a entraîné une augmentation de la productivité et de l’efficacité.

« Les plannings sont désormais générés automatiquement via MRP [material requirement planning] donner de la visibilité à nos fournisseurs pour les trois à quatre prochains mois, ce qui les aide à planifier à l’avance leurs besoins en matières premières et à nous fournir du matériel en temps opportun », déclare Kumar. Le résultat est une réduction de la pénurie de matériaux de 15 % et une augmentation de 1,5 fois de la productivité. « Cela nous a également aidés à donner des engagements plus fermes à nos clients et la livraison de nos clients s’est considérablement améliorée, augmentant la confiance des clients », dit-il.

« Auparavant, il y avait toujours une foule à la porte car l’entrée de chaque camion prenait 10 à 15 minutes. La nouvelle solution récupère automatiquement les détails de l’envoi lorsque le fournisseur l’expédie. À la porte, seul le code-barres est scanné et l’entrée des camions est autorisée. Avec 100 camions qui arrivent chaque jour, nous économisons désormais 200 à 300 minutes de temps précieux par jour », dit-il.

L’équipe de développement interne de Kumar a travaillé en collaboration avec KPMG pour créer des fonctionnalités personnalisées sur la plate-forme, telles que la planification automatique et l’évaluation des stocks FIFO (premier entré, premier sorti).

Pour s’assurer que les fournisseurs adopteraient la solution, Lohia a déployé sa propre équipe dans les locaux de chaque fournisseur pendant deux à trois jours pour leur apprendre à utiliser le portail.

« Nous avons présenté les avantages qu’ils pourraient gagner au cours des deux à trois prochains mois en utilisant la solution », déclare Kumar. « Nous avons pu intégrer 200 fournisseurs, qui fournissent 80 % des composants, sur ce portail. Nous pourrions toucher 90 à 95 % d’ici la fin de cette année.

Rationalisation des opérations d’entrepôt pour améliorer la productivité

Dans l’entrepôt central de l’entreprise à Kanpur, Kumar était confronté à des problèmes de traçabilité liés à son activité de pièces détachées. De plus, le stock était réparti sur plusieurs sites et la plupart des processus étaient manuels, ce qui entraînait des envois de pièces de rechange inefficaces et imprécis.

« Il y a eu des cas où un client a demandé 100 pièces et nous n’avons fourni que 90 pièces. Il y avait aussi des cas où un client avait demandé deux pièces différentes dans des quantités différentes, et nous avons expédié la quantité entière comprenant une seule pièce », explique Kumar. « Ensuite, il y avait la question de la préférence. Comme nous prenons tout le paiement à l’avance de nos clients, notre préférence est de fournir la pièce de rechange sur la base du « premier arrivé, premier servi ». Cependant, il pourrait y avoir un autre client dont l’usine était en panne parce qu’il attendait une pièce. Nous ne pouvions pas donner la priorité à la livraison de ce client par rapport aux autres. »

Le fait que les travailleurs contractuels n’étaient pas alphabétisés et que l’entreprise dépendait trop de leur expérience était un autre goulot d’étranglement.

Pour surmonter ces problèmes et intégrer la logistique de sa chaîne d’approvisionnement à ses processus d’entrepôt et de distribution, Lohia s’est associée à KPMG pour déployer l’application SAP EWM sur le cloud.

« Nous avons décidé d’optimiser les processus d’entrepôt avec l’utilisation de codes-barres, de codes QR et d’appareils RF compatibles Wi-Fi. Il était également nécessaire de synchroniser les activités de l’entrepôt grâce à l’intégration des processus d’entrepôt avec des fonctions de suivi et de traçabilité », explique Kumar. La mise en œuvre a commencé le 1er avril 2022 et a été mise en ligne le 1er août 2022.

Pour assurer la traçabilité, Kumar a codé à barres tout le stock de Lohia. « Nous obtenons maintenant une liste du système sur la commande dispatchable et sa séquence. Auparavant, il y avait beaucoup de perte de temps, car nous ne savions pas quelle partie était conservée dans quelle partie de l’entrepôt. Les employés n’empruntent plus le chemin en zigzag car la nouvelle solution fournit le chemin complet et la séquence dans laquelle ils doivent aller chercher le matériel », explique Kumar.

Kumar a également implémenté aATP (Advanced Available-to-Promise), qui fournit une réponse aux demandes d’exécution de commandes dans la planification des ventes et de la production. Cette fonctionnalité de la solution EWM fournit une vérification basée sur la situation actuelle des stocks et sur toute réception de stock planifiée ou anticipée.

« Le résultat a été conforme aux attentes. Il y a eu une meilleure visibilité des stocks dans l’entrepôt ainsi que des stocks en transit. Le tableau de bord EWM a aidé le superviseur de l’entrepôt à contrôler les entrées, les sorties, la vue d’ensemble des stocks, la gestion des ressources et l’inventaire physique », explique Kumar.

« Auparavant, une personne ne remplissait que 30 à 32 pièces par jour, mais après cette mise en œuvre, la même personne expédie 47 à 48 pièces par jour, ce qui représente un bond significatif de 50 % de la productivité. L’ensemble du processus est devenu précis à 100% sans erreur d’approvisionnement. S’il y a pénurie, nous le savons à l’avance. Il y a également une réduction de 25 % du délai d’exécution global des processus entrants et sortants », ajoute-t-il.