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janvier 25, 2019

Le canal de communication de votre travail transforme-t-il votre équipe en un groupe de «fainéants»?


Voici 3 façons d'optimiser votre plate-forme de communication en milieu de travail lorsque Slack favorise trop de relâchement.


6 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.


Un nombre croissant d'organisations cherchent la transparence et s'orientent vers des hiérarchies plates. Mais pour atteindre ces objectifs, une nouvelle forme de plate-forme de communication est nécessaire. Entrez le canal de communication du lieu de travail. Des plates-formes telles que Slack et Microsoft Team sont devenues omniprésentes sur les lieux de travail du monde entier.

Dans une enquête réalisée auprès de 900 responsables informatiques nord-américains et européens publiés le mois dernier, Spiceworks a révélé que Skype for Business et les équipes Microsoft (qui gratuit avec un abonnement Office 365) dépassent Slack comme principales options de communication en milieu de travail.

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D'autres outils tels que Google Hangouts Chat, Facebook Workplace et Cisco Webex Team sont également utilisés, mais Teams et Slack restent en tête du classement. Pour les petites équipes rationalisées partageant des ressources partagées et offrant des possibilités de recouvrement, ces outils peuvent servir de passerelle pour relier les membres de l'équipe de projet, où qu'ils soient physiquement.

Mais cette facilité de communication avec les utilisateurs présente un inconvénient: ces canaux peuvent être bruyants. , et la transparence qu’ils offrent se fait au détriment de la distraction. Dans son rapport 2018 sur la distraction au travail en milieu de travail Udemy a constaté que les collègues bavards étaient gênants pour 80% des répondants au sondage et que le bruit du bureau en perturbait 70%. Pendant ce temps, les téléphones intelligents et les notifications ont beaucoup nui à la main-d’œuvre jeune.

La même enquête a révélé que 74% des femmes de la génération Y et des Gen-Zers interrogés ont déclaré être distraits au travail et que ce problème était source de stress pour 41%. d'eux. Tout comme les environnements de bureau ouverts peuvent amener les employés à brancher des écouteurs pour déconnecter leurs voisins, certains employés choisissent de couper les canaux de communication et de se concentrer sur leur travail.

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Comment assurer la productivité par la communication

Des dizaines d'articles ont montré comment les notifications Slack entravent la productivité, notamment le blogueur Anaek « Guide de terrain pour la gestion du bruit sur Slack ”Et Christopher Batts ',“ En fait, Slack Really Sucks . ”Batts, par exemple, a déclaré que le flux de travail constant de Slack était un obstacle pour les équipes de différents fuseaux horaires ou pour des tâches non immédiates. . Il a dit qu'il en faisait plus avec Slack fermé.

Dans mon entreprise, j'insiste sur le thème #WorkInPublic, ce qui signifie que j'encourage le plus possible les discussions liées au travail sur les chaînes publiques. Je pense que cela aide notre société à garder les conversations et les projets professionnels visibles et à utiliser d'autres types de canaux pour les messages moins critiques.

Dans ce contexte, j'ai mis en place des stratégies pour aider mon équipe à utiliser efficacement nos outils de messagerie. Si vous craignez que les outils de communication nuisent à la productivité de votre équipe et à sa concentration, voire à la vôtre, utilisez ces stratégies pour vous remettre sur la bonne voie:

1. Choisissez la bonne plateforme.

Choisir la plateforme la plus populaire du moment n'est pas la bonne réponse. Ce qui est bon pour votre équipe peut être mauvais pour un autre. Contrairement à Facebook ou à Twitter, qui reposent sur un effet de réseau, un réseau d'entreprise est une question de communication ouverte et de productivité, et non de socialisation.

Une recherche menée par Newsweaver a révélé que 76% des entreprises interrogées espéraient utiliser des communications internes. stimuler l'engagement des employés. Mais les principaux paramètres des outils de communication pour les autres entreprises interrogées incluaient la possibilité de changement et la démonstration du retour sur investissement. Chaque organisation a des besoins différents pour sa plate-forme de communication, sélectionnez donc celle qui correspond aux spécificités de votre entreprise.

2. Perfectionnez l'équilibre.

Chaque équipe a besoin de son propre équilibre entre les groupes ouverts et fermés. Alors, soyez modéré dans la création de groupes ouverts pour éviter les bruits inutiles. Veillez également à fournir des groupes dans lesquels les personnes sont explicitement autorisées à faire du bruit en partageant tout ce qu'elles veulent. De cette manière, les personnes qui préfèrent rester concentrées sur leur travail pourront choisir de ne pas vérifier ces chaînes à moins de le vouloir.

Computerworld recommande d’avoir trois types de chaînes dans un même espace de travail: public, canaux privés et partagés. Ces canaux partagés peuvent permettre aux employés de communiquer même avec des partenaires tiers. Avoir des canaux définis permet aux employés de parler de détails spécifiques à un projet, d'intérêts communs ou de sujets d'équipe tels que les ventes ou l'ingénierie.

3. Définissez clairement les options de notification.

Expliquez à chaque utilisateur comment activer ses propres préférences de notification détaillées. De cette façon, les employés ne seront interrompus que par des choses qu'ils souhaitent interrompre dans leur travail. Bien que Slack, en dépit de son statut de choix de canal de communication populaire, ne permet pas aux utilisateurs de bloquer ou de mettre en sourdine des personnes spécifiques – selon le compte Twitter de Slack – il dispose d'options de réglage individuelles.

Et quelle que soit la plate-forme utilisée par votre entreprise, vos employés doivent disposer d'options. Ayez un canal principal à utiliser uniquement pendant les heures normales de bureau. De même, consacrez un canal séparé aux discussions non pertinentes pour le travail. Les fichiers GIF amusants et les images de chatons n’ont pas besoin d’espace dans le canal principal. Dans la mesure du possible, marquez des personnes spécifiques dans des messages plutôt que sur un canal complet. Et assurez-vous que tout le monde connaît les consignes de communication de votre entreprise.

4. Encouragez un peu de temps perdu.

Même avec la meilleure plate-forme, l'équilibre parfait des canaux et les paramètres de notification personnalisés, le meilleur moyen de lutter contre les distractions est parfois de prévoir un certain temps pour eux. Une étude réalisée par la société d’applications de productivité, DeskTime, a déterminé que l’équilibre idéal pour une pause travail était de 52 minutes de travail ciblé suivi d’une pause de 17 minutes. Ces 17 minutes devraient idéalement être passées loin du bureau, qu’il s’agisse de parler à des collègues, de faire de petites promenades ou de faire de simples exercices.

Le fait d’être constamment accessible via Slack ou les équipes peuvent vous donner l'impression réunion de jour. Cependant, les employés doivent faire preuve de diligence pour s'interrompre lorsqu'ils utilisent un moyen de communication. Encouragez les membres de votre équipe à faire le bilan de leurs propres niveaux de distraction et à prendre de petites pauses pendant la journée pour les gérer le cas échéant.

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Les canaux de communication sur le lieu de travail sont sans aucun doute utiles pour les entreprises modernes, en particulier dans l'économie de la connaissance. Mais sans directives appropriées et restrictions en place, les discussions peuvent être plus distrayantes qu'utiles. Les organisations doivent veiller à ce que les employés se sentent autorisés à effectuer leur travail de manière optimale, sans distraction.




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