L’automatisation facilite le partage des dossiers médicaux chez JHS

Dans le domaine de la santé, le mouvement des données peut être essentiel aux résultats pour les patients. Des informations précises et à jour sur les patients doivent être accessibles à la fois au sein d’une organisation de soins de santé et aux organisations partenaires. Pendant des années, la demande de dossiers médicaux a été un processus manuel fastidieux qui peut prendre des semaines, même après le passage des documents papier aux dossiers médicaux électroniques (DME).

« Ils ont définitivement réussi à numériser le dossier, mais le partage du dossier est toujours très difficile », déclare George Rosello, directeur de la transformation numérique chez Jackson Health System. « En fin de compte, la télécopie reste le moyen le plus simple et le moins cher pour les gens de le faire. »

Le défi est particulièrement aigu pour une organisation comme Jackson Health System (JHS), l’un des plus grands systèmes de santé publique du pays. JHS est un système médical universitaire à but non lucratif à Miami, en Floride, qui gère six hôpitaux, dont le Jackson Memorial Hospital (l’hôpital du filet de sécurité pour le comté de Miami-Dade), un réseau de centres de soins d’urgence, plusieurs centres de soins primaires et spécialisés, long- les établissements de soins infirmiers de longue durée, les services de santé correctionnels, les centres de traumatologie et le Miami Transplant Institute. Il travaille également avec une multitude d’organismes de référence, dont beaucoup sont des cabinets privés.

«Lorsque des organisations extérieures envoient un patient à Jackson, elles se retrouvent avec un dossier médical incomplet parce que cette instance de soins a eu lieu à Jackson. Nous l’avons documenté dans notre DME, mais ce n’est pas quelque chose qui existe dans leur DME, le DME à domicile de ce patient », explique Rosello.

Pour résoudre ce problème, une organisation de référence contacte généralement le service des dossiers médicaux de JHS et demande un transfert de dossiers médicaux. Comme de nombreux grands systèmes hospitaliers, JHS reçoit un volume élevé de demandes de dossiers médicaux et peut parfois prendre des semaines pour répondre à une demande.

« Il s’agit d’un processus très manuel qui se termine généralement par quelqu’un qui envoie par fax ou par la poste les éléments qui doivent être envoyés », ajoute Rosello. « Ce processus est très lourd et très axé sur les gens. »

Automatiser et simplifier

JHS envoie généralement par télécopie électronique les dossiers médicaux aux organisations référentes. Étant donné que les documents sont imprimés à partir du dossier de santé JHS, ils ont des identifiants différents de ceux utilisés par les organisations référentes. Ces organisations de référence sont souvent de petites pratiques, et sont donc souvent limitées dans leurs outils technologiques et doivent effectuer manuellement un appariement des patients.

Pour relever ce défi en matière de données, Rosello et son équipe ont créé le projet Medical Record Surveillance and Record Sharing, une solution interne qui analyse les dossiers médicaux en temps réel, les associe aux organisations partenaires et automatise le transfert des dossiers médicaux. Le projet a valu à JHS un Prix ​​​​CIO 100 en excellence informatique.

« Nous voulions vraiment simplifier ce processus », déclare Rosello. « Nous avons construit un processus automatisé qui se situe entre Jackson et ces autres organisations. Pour commencer, nous nous sommes associés à une organisation qui nous envoyait des patients mais qui faisait face à certaines de ces frustrations.

Le résultat est un processus transformé autant qu’une solution technologique. Cela commence par l’envoi sécurisé aux organisations de référence d’un fichier plat quotidien contenant le recensement de leurs patients et certaines données démographiques antérieures. Du côté de JHS, la plate-forme de surveillance surveille en permanence tous les dossiers médicaux au fur et à mesure de leur création, y compris les notes non structurées, et les envoie via un moteur d’intégration. Le moteur exécute un algorithme d’appariement des patients pour apparier les patients au recensement du partenaire référent.

Une fois qu’une correspondance est identifiée, la plateforme de surveillance envoie un document électronique au format HL7, standard international de transfert d’informations médicales, au moteur d’intégration pour un traitement en temps réel. Le moteur extrait les résultats du message et les reconstruit à l’aide de modèles faciles à lire stockés sous forme d’objets dans le modèle de données JHS. Il met ensuite à jour les identifiants du dossier médical dans l’objet pour refléter les identifiants de l’organisation référente afin qu’ils puissent facilement classer le dossier dans leur système.

Rencontrer les prestataires là où ils se trouvent

Au fur et à mesure de son traitement dans le système JHS, le dossier médical est transmis à l’organisme référent par le moyen de son choix en temps réel. Il prend actuellement en charge les fichiers, les messages directs et un processus personnalisé pour envoyer une télécopie électronique ou physique.

« Si nous obtenons une recommandation d’un organisme extérieur, nous utilisons son numéro de dossier médical dans le rapport que nous lui envoyons, afin qu’il sache exactement à qui il s’adresse », dit Rosello.

« Ils l’obtiennent en temps réel car nous les faxons au fur et à mesure que nous trouvons les documents en cours de création », ajoute-t-il. « Si je suis un fournisseur et que je viens de signer ce document, quel que soit le temps qu’il faut pour faxer quelque chose, c’est le temps qu’il faudra pour qu’il y parvienne. Nous plaisantons en disant que c’est l’une des solutions low-tech les plus high-tech que nous ayons jamais construites car elle utilise toujours un fax électronique.

Initialement, l’équipe de Rosello prévoyait juste d’envoyer des enregistrements via messagerie électronique ou FTP sécurisé, mais finalement, ils ont dû rencontrer des organismes référents là où ils se trouvent.

« La plupart de ces organisations préfèrent le fax », explique Rosello. « Les soins de santé n’ont pas encore surmonté le fax. C’est toujours l’un des points d’accès les plus largement acceptés et les plus faciles pour envoyer des informations sur les patients aux organisations. Nous avons beaucoup de capacités, mais certains de ces groupes sont plus petits. Certains d’entre eux ne sont que des cabinets privés qui ont une large base de patients référés, et ils n’ont pas l’infrastructure pour prendre en charge une interface HL7, ils n’ont pas d’équipe d’interface, ils n’ont peut-être même pas de DME à part entière. ”

Relever les défis techniques

Rosello note que la conception de la transformation du message HL7 en un document élégant et facile à lire et le développement de l’algorithme d’appariement des patients ont été l’un des plus grands défis du projet.

La transformation HL7 a impliqué plus d’une douzaine de bibliothèques écrites sur mesure pour gérer la variété et le formatage du message HL7. L’équipe a analysé près de six mois de dossiers médicaux comme test pour s’assurer qu’ils avaient pris en compte toutes les permutations imaginables de HL7 et que le formatage du document était compatible.

Pour l’algorithme d’appariement des patients, l’équipe de Rosello a simulé des centaines de milliers de variations dans tous les éléments de données de JHS afin de sélectionner une combinaison et un seuil fiables pour la précision de l’appariement. Ils ont également inclus des coffres-forts dans les cas où la correspondance était ambiguë, de sorte que JHS ne partage pas trop si l’algorithme n’est pas certain.

Récolter les bénéfices

Le projet, qui a débuté en 2020 et est maintenant entièrement déployé, a produit des avantages mesurables pour l’organisation. Rosello en mentionne trois :

1. Économies de productivité pour le personnel des archives médicales. En automatisant ce processus, le projet fait gagner au personnel du dossier médical plus d’une douzaine d’heures par semaine.
2. Gain de temps et efficacité accrue pour les organismes référents. Les organisations référentes reçoivent désormais les dossiers avec les identifiants corrects pour les rendre faciles à classer, et JHS envoie également désormais tous les dossiers relatifs au patient, ce qui réduit, voire élimine les lacunes dans le dossier médical.
3. Augmentation des références et des revenus pour JHS. Les organisations sont désormais plus désireuses de travailler avec JHS et Rosello affirme qu’il y a eu une augmentation spectaculaire des références, y compris de nouvelles organisations qui ont commencé à travailler avec JHS parce qu’elles ont entendu parler de la solution.

« Je pense que le plus grand avantage est d’intégrer une bonne conception dans les soins de santé, de ne pas dépendre des fournisseurs pour concevoir des choses pour vous, mais plutôt de prendre la responsabilité de votre propre conception interne de la façon dont vous voulez des solutions et de la façon dont vous voulez que votre paysage technologique fonctionne », déclare Rosello. . « Alors que nous poursuivons ce voyage dans la transformation numérique des soins de santé, je pense que l’un des éléments les plus importants sera une bonne conception et la garantie que vous possédez votre conception ; vous ne sous-traitez pas cela à d’autres joueurs qui ont des objectifs différents des vôtres.