Depuis notre première publication OpenText ™ Contract Center pour prendre en charge la gestion centralisée des contrats, nous avons recueilli les retours de clients sur la manière de les améliorer. Ce qu’ils apprécient chez Contract Center, c’est qu’il rationalise et standardise la gestion des contrats dans l’ensemble de l’entreprise, contribuant ainsi à éliminer la gestion des contrats par les différents départements et secteurs d’activité. L'approche de Contract Center en matière de gestion de tous types de contrats juridiquement contraignants avec des processus de flux de travail connectés et intelligents – de l'initiation à la négociation, en passant par l'approbation et le renouvellement – facilite beaucoup l'application de la normalisation et de la conformité des contrats à l'échelle de l'entreprise, tout en offrant une automatisation intelligente pour accélérer les temps de cycle. et optimisez l'efficacité opérationnelle.
Quoi de neuf: Bibliothèques réutilisables
Avec la dernière version d'OpenText Contract Center, la simplification représente un pas de plus grâce aux bibliothèques pour la gestion des termes, des clauses et des modèles réutilisables. Il en résulte plus de normalisation et de cohérence, moins de travail manuel et moins de risque de non-conformité.
- Gestion des mandats: Les auteurs de contrat peuvent identifier des informations variables, telles que le prix, le délai de préavis et la quantité, dans les documents contractuels. termes standard afin qu'ils puissent être utilisés comme des espaces réservés dans les clauses. Les valeurs de ces variables peuvent ensuite être fournies au niveau du contrat lors de la génération de documents afin d'accroître l'efficacité et de garantir la conformité avec les normes de l'entreprise.
- Bibliothèque de clauses: Les utilisateurs peuvent gérer une bibliothèque de clauses approuvées pouvant être réutilisées dans divers contrats. Le fait de disposer de cette bibliothèque améliore l'efficacité du processus de création de contrat car les clauses pré-approuvées sont disponibles pour la sélection par les auteurs de contrats et de modèles. L'utilisation de clauses pré-approuvées réduit également le temps nécessaire à la révision du contrat. Les clauses peuvent être étiquetées dans des catégories sur tous les types de contrat pour un meilleur regroupement et une meilleure classification.
- Bibliothèque de modèles: Les auteurs peuvent créer des modèles standard à l'aide de collections de clauses pré-approuvées et de termes de la bibliothèque de clauses, simplifiant ainsi le processus de création de contrat. Les modèles sont ensuite pré-approuvés pour une réutilisation.
Quoi de neuf: Création et création de contrats
La dernière version de Contract Center propose un ensemble complet de fonctionnalités conçues pour rendre la création de contrats facile et moins risquée, y compris:
- Intégration avec des solutions clés: En soi, OpenText Contract Center est une solution complète prête à l'emploi pour automatiser le cycle de vie des contrats. L'intégration avec d'autres produits OpenText étend encore ses fonctionnalités pour la capture, l'analyse et l'archivage automatisés de documents, ainsi que pour la gestion du contenu et des enregistrements d'entreprise. La dernière version de Contract Center prend en charge OpenText ™ Extended ECM en plus d'OpenText ™ Content Server et d'OpenText ™ Core ™.
- Mises en page normalisées pour les documents: Les utilisateurs peuvent définir leur mise en page préférée dans Microsoft®. Word et mappez la mise en page sur le modèle correspondant dans Contract Center. Cette fonctionnalité assure la cohérence entre plusieurs documents de contrat, avec la possibilité de définir plusieurs présentations pour répondre à différentes exigences géographiques et politiques.
- Collaboration: Les demandeurs de contrat peuvent soumettre une demande pour un nouveau contrat, en fournissant des détails et des pièces jointes pour examen. par l'approbateur de la demande. L'auteur du contrat peut créer des contrats pour les demandes approuvées et renvoyer des soumissions incomplètes, demandant des détails supplémentaires et des modifications. Les demandeurs peuvent également attribuer des tâches et envoyer des e-mails dans Contract Center, une fonctionnalité qui encourage la collaboration.
- Génération de contrat: Les utilisateurs peuvent générer des documents de contrat à partir de Contract Center à l'aide du modèle sélectionné, en afficher un aperçu et l'enregistrer en tant que nouveau. version du contrat. Les documents contractuels sont générés au format DOCX et peuvent être formatés ou modifiés à l'aide d'un logiciel familier tel que Microsoft Word.
- Notifications par courrier électronique: Participants à des activités de gestion des contrats, telles que la création de modèles, la gestion des tâches, l'approbation de clauses, etc. sont informés des actions pertinentes par courrier électronique; il n'est pas nécessaire de se connecter périodiquement pour vérifier l'état.
- Révision et approbation flexibles: Chaque contrat passant par un cycle de vie, passant de l'état brouillon à la négociation, la pré-exécution, l'exécution et l'activation, il peut être nécessaire examen attentif et approbation à chaque étape. De même, les clauses et les modèles contiennent également des informations importantes ayant des implications juridiques et financières qui peuvent nécessiter un examen par des approbateurs. La fonction d’examen de Contract Center permet aux administrateurs de configurer le processus d’examen et de fournir d’autres chemins, selon le cas, pour exécuter rapidement un contrat.
Les professionnels sous contrat de nos jours exigent une utilisation simplifiée dans leur travail quotidien. En plus d'accroître la satisfaction en simplifiant l'accès et en éliminant les tâches manuelles répétitives, OpenText Contract Center améliore considérablement la gouvernance et réduit le risque de non-conformité. Avec ces nouvelles fonctionnalités, la nouvelle version constitue une solution encore plus robuste pour atteindre ces objectifs.
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