Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
En tant que propriétaires et dirigeants d’entreprise, nous sommes souvent confrontés à une variété de problèmes dans nos organisations, mais pas tous les problèmes sont créés égaux.
J’ai constaté que la plupart des problèmes se répartissent en trois niveaux, chacun nécessitant une approche différente pour être résolu. Ci-dessous, je vais décomposer les trois niveaux afin que vous puissiez adapter les solutions de votre entreprise au bon type de problème.
En rapport: 2 étapes pour déterminer la meilleure solution possible à tout problème
Couche 1 : erreurs simples
Pour les problèmes de couche 1, un processus est en place et la personne impliquée sait exactement ce qu’elle doit faire. Le problème ici est qu’ils ont simplement fait un erreur. Cela arrive aux meilleurs d’entre nous – parfois, nous faisons une erreur.
Lorsqu’un problème de couche 1 apparaît, votre premier geste doit être de rappeler à la personne le processus correct. Un coup de pouce rapide et doux suffit souvent pour remettre les choses sur les rails. C’est le genre de problèmes qui peuvent être résolus par une brève conversation ou un simple rappel.
Si ce genre d’erreur commence à se produire régulièrement, il est temps de creuser un peu plus. Il se peut qu’il se passe autre chose : le stress, désengagement voire un burn-out. Dans ces cas-là, il est important de s’attaquer à la cause profonde plutôt qu’au symptôme. Des problèmes constants de niveau 1 peuvent indiquer que l’employé a besoin de soutien, que ce soit par une meilleure gestion du temps, des pauses plus fréquentes ou la résolution de tout problème personnel susceptible d’affecter son travail.
Quels que soient les détails, il est préférable de résoudre rapidement un problème de couche 1, idéalement en fournissant un retour d’information dans les 24 heures. Plus tôt vous y remédierez, plus il sera facile de corriger le tir et d’éviter que l’erreur ne devienne un problème récurrent.
Couche 2 : Manque de compréhension
Le deuxième niveau de problèmes est un peu plus complexe. Pour les problèmes de couche 2, un processus est en place, mais la personne ne le comprend pas complètement. Cela peut se produire pour plusieurs raisons : peut-être qu’ils sont nouveaux et qu’ils sont encore en apprentissage, ou peut-être que leur la formation n’était pas aussi approfondie comme cela aurait dû être. Quoi qu’il en soit, la racine du problème réside dans un manque de compréhension et non dans une simple erreur.
La solution à un problème de couche 2 est simple : la formation. Qu’il s’agisse d’un cours de remise à niveau ou d’une séance individuelle pour revoir le processus, l’objectif est de s’assurer que la personne comprend parfaitement ce que l’on attend d’elle. La formation contribue à combler le déficit de connaissances et donne à l’employé les outils dont il a besoin pour réussir.
Si un problème de couche 2 persiste, c’est le signe que votre matériel de formation (ou vos méthodes de formation) pourrait avoir besoin d’une mise à jour. Jetez un œil à ce que vous enseignez par rapport aux résultats que vous voyez. Y a-t-il des lacunes dans la formation ? Y a-t-il certaines parties du processus avec lesquelles les employés ont constamment du mal ? Si c’est le cas, il est peut-être temps de mettre à jour votre formation pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.
Lorsque vous abordez un problème de niveau 2, essayez de partager vos commentaires dans un délai d’une semaine. Cela vous donne suffisamment de temps pour réévaluer et vous recycler tout en gardant le problème à l’esprit de l’employé. Pensez également à inclure d’autres personnes qui pourraient également bénéficier du rappel. Cette approche proactive peut aider à éviter que des problèmes similaires ne surviennent avec d’autres membres de l’équipe.
En rapport: 5 étapes pour résoudre de manière créative les problèmes commerciaux
Couche 3 : Absence de processus
Enfin, nous avons le troisième niveau de problèmes, qui survient lorsqu’aucun processus n’est en place. S’il n’y a pas de processus, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre équipe sache quoi faire. Les problèmes de couche 3 surviennent souvent lorsque votre entreprise s’est développée ou a changé et que vous êtes confronté à de nouveaux défis qui processus existants ne couvrez tout simplement pas. C’est un bon signe qu’il est temps de créer ou de réviser de nouveaux processus.
Les problèmes de couche 3 sont les plus complexes car ils nécessitent que vous construisiez quelque chose à partir de zéro. La première étape consiste à évaluer la situation et à définir ce qui doit être fait. Une fois que vous avez une compréhension claire du problème, vous pouvez commencer à créer un processus qui résout le problème. Cela peut impliquer de définir les étapes, d’attribuer les responsabilités et de garantir que le processus s’aligne sur les objectifs généraux de l’organisation.
Une fois le processus en place, il est également essentiel de former votre équipe pour qu’elle sache comment l’exécuter. Vous devrez peut-être organiser des ateliers, fournir un soutien continu et être disponible pour répondre à toutes les questions qui se présentent.
Si un problème de couche 3 persiste, cela peut signifier que le processus que vous avez créé n’est pas tout à fait adapté aux besoins de l’équipe. Dans ce cas, vous devrez peut-être modifier ou mettre à jour le processus ou créer des processus supplémentaires pour couvrir d’autres parties de l’entreprise.
En règle générale, il faut 2 à 4 semaines pour évaluer correctement un problème de couche 3, définir et documenter la solution, puis former (et recycler) les équipes concernées. Cela peut paraître long, mais cela vaut la peine de s’assurer que le processus est solide et que votre équipe est prête à le suivre sur le long terme.
Pourquoi c’est important
Comprendre les trois niveaux de problèmes est crucial pour résolution efficace des problèmes dans n’importe quelle organisation. Vous ne voulez pas que vos managers réfléchissent trop ou perdent trop de temps à résoudre les problèmes de couche 1 : ces solutions doivent être rapides. D’un autre côté, vous ne voulez pas qu’ils se précipitent pour résoudre les problèmes de couche 3, car ceux-ci nécessitent une planification et une exécution plus minutieuses.
Il est également important de rechercher les tendances. Par exemple, si vous rencontrez de nombreux problèmes de niveau 2, cela peut être le signe que vos méthodes de formation doivent être améliorées. Si vous rencontrez de nombreux problèmes de couche 1, il est peut-être temps de revoir votre pratiques d’embauche ou apporter plus de soutien à votre équipe.
En rapport: Faire face à un problème difficile ? Essayez ces astuces pour trouver la solution dont vous avez besoin
En identifiant la couche du problème, vous pouvez définir les bonnes attentes concernant le temps et les efforts nécessaires pour trouver une solution. La prochaine fois que vous serez confronté à un défi, demandez-vous : à quelle couche appartient ce problème ? L’aborder avec ce cadre vous fera gagner du temps, des efforts et peut-être même quelques maux de tête en cours de route.
septembre 13, 2024
La plupart des problèmes se répartissent en 1 des 3 niveaux : voici comment aborder chacun d’entre eux
Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
En tant que propriétaires et dirigeants d’entreprise, nous sommes souvent confrontés à une variété de problèmes dans nos organisations, mais pas tous les problèmes sont créés égaux.
J’ai constaté que la plupart des problèmes se répartissent en trois niveaux, chacun nécessitant une approche différente pour être résolu. Ci-dessous, je vais décomposer les trois niveaux afin que vous puissiez adapter les solutions de votre entreprise au bon type de problème.
En rapport: 2 étapes pour déterminer la meilleure solution possible à tout problème
Couche 1 : erreurs simples
Pour les problèmes de couche 1, un processus est en place et la personne impliquée sait exactement ce qu’elle doit faire. Le problème ici est qu’ils ont simplement fait un erreur. Cela arrive aux meilleurs d’entre nous – parfois, nous faisons une erreur.
Lorsqu’un problème de couche 1 apparaît, votre premier geste doit être de rappeler à la personne le processus correct. Un coup de pouce rapide et doux suffit souvent pour remettre les choses sur les rails. C’est le genre de problèmes qui peuvent être résolus par une brève conversation ou un simple rappel.
Si ce genre d’erreur commence à se produire régulièrement, il est temps de creuser un peu plus. Il se peut qu’il se passe autre chose : le stress, désengagement voire un burn-out. Dans ces cas-là, il est important de s’attaquer à la cause profonde plutôt qu’au symptôme. Des problèmes constants de niveau 1 peuvent indiquer que l’employé a besoin de soutien, que ce soit par une meilleure gestion du temps, des pauses plus fréquentes ou la résolution de tout problème personnel susceptible d’affecter son travail.
Quels que soient les détails, il est préférable de résoudre rapidement un problème de couche 1, idéalement en fournissant un retour d’information dans les 24 heures. Plus tôt vous y remédierez, plus il sera facile de corriger le tir et d’éviter que l’erreur ne devienne un problème récurrent.
Couche 2 : Manque de compréhension
Le deuxième niveau de problèmes est un peu plus complexe. Pour les problèmes de couche 2, un processus est en place, mais la personne ne le comprend pas complètement. Cela peut se produire pour plusieurs raisons : peut-être qu’ils sont nouveaux et qu’ils sont encore en apprentissage, ou peut-être que leur la formation n’était pas aussi approfondie comme cela aurait dû être. Quoi qu’il en soit, la racine du problème réside dans un manque de compréhension et non dans une simple erreur.
La solution à un problème de couche 2 est simple : la formation. Qu’il s’agisse d’un cours de remise à niveau ou d’une séance individuelle pour revoir le processus, l’objectif est de s’assurer que la personne comprend parfaitement ce que l’on attend d’elle. La formation contribue à combler le déficit de connaissances et donne à l’employé les outils dont il a besoin pour réussir.
Si un problème de couche 2 persiste, c’est le signe que votre matériel de formation (ou vos méthodes de formation) pourrait avoir besoin d’une mise à jour. Jetez un œil à ce que vous enseignez par rapport aux résultats que vous voyez. Y a-t-il des lacunes dans la formation ? Y a-t-il certaines parties du processus avec lesquelles les employés ont constamment du mal ? Si c’est le cas, il est peut-être temps de mettre à jour votre formation pour mieux répondre aux besoins de votre équipe.
Lorsque vous abordez un problème de niveau 2, essayez de partager vos commentaires dans un délai d’une semaine. Cela vous donne suffisamment de temps pour réévaluer et vous recycler tout en gardant le problème à l’esprit de l’employé. Pensez également à inclure d’autres personnes qui pourraient également bénéficier du rappel. Cette approche proactive peut aider à éviter que des problèmes similaires ne surviennent avec d’autres membres de l’équipe.
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Couche 3 : Absence de processus
Enfin, nous avons le troisième niveau de problèmes, qui survient lorsqu’aucun processus n’est en place. S’il n’y a pas de processus, vous ne pouvez pas vous attendre à ce que votre équipe sache quoi faire. Les problèmes de couche 3 surviennent souvent lorsque votre entreprise s’est développée ou a changé et que vous êtes confronté à de nouveaux défis qui processus existants ne couvrez tout simplement pas. C’est un bon signe qu’il est temps de créer ou de réviser de nouveaux processus.
Les problèmes de couche 3 sont les plus complexes car ils nécessitent que vous construisiez quelque chose à partir de zéro. La première étape consiste à évaluer la situation et à définir ce qui doit être fait. Une fois que vous avez une compréhension claire du problème, vous pouvez commencer à créer un processus qui résout le problème. Cela peut impliquer de définir les étapes, d’attribuer les responsabilités et de garantir que le processus s’aligne sur les objectifs généraux de l’organisation.
Une fois le processus en place, il est également essentiel de former votre équipe pour qu’elle sache comment l’exécuter. Vous devrez peut-être organiser des ateliers, fournir un soutien continu et être disponible pour répondre à toutes les questions qui se présentent.
Si un problème de couche 3 persiste, cela peut signifier que le processus que vous avez créé n’est pas tout à fait adapté aux besoins de l’équipe. Dans ce cas, vous devrez peut-être modifier ou mettre à jour le processus ou créer des processus supplémentaires pour couvrir d’autres parties de l’entreprise.
En règle générale, il faut 2 à 4 semaines pour évaluer correctement un problème de couche 3, définir et documenter la solution, puis former (et recycler) les équipes concernées. Cela peut paraître long, mais cela vaut la peine de s’assurer que le processus est solide et que votre équipe est prête à le suivre sur le long terme.
Pourquoi c’est important
Comprendre les trois niveaux de problèmes est crucial pour résolution efficace des problèmes dans n’importe quelle organisation. Vous ne voulez pas que vos managers réfléchissent trop ou perdent trop de temps à résoudre les problèmes de couche 1 : ces solutions doivent être rapides. D’un autre côté, vous ne voulez pas qu’ils se précipitent pour résoudre les problèmes de couche 3, car ceux-ci nécessitent une planification et une exécution plus minutieuses.
Il est également important de rechercher les tendances. Par exemple, si vous rencontrez de nombreux problèmes de niveau 2, cela peut être le signe que vos méthodes de formation doivent être améliorées. Si vous rencontrez de nombreux problèmes de couche 1, il est peut-être temps de revoir votre pratiques d’embauche ou apporter plus de soutien à votre équipe.
En rapport: Faire face à un problème difficile ? Essayez ces astuces pour trouver la solution dont vous avez besoin
En identifiant la couche du problème, vous pouvez définir les bonnes attentes concernant le temps et les efforts nécessaires pour trouver une solution. La prochaine fois que vous serez confronté à un défi, demandez-vous : à quelle couche appartient ce problème ? L’aborder avec ce cadre vous fera gagner du temps, des efforts et peut-être même quelques maux de tête en cours de route.
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