La nouvelle vague d’automatisation de la salle de courrier numérique

La capture dans la salle du courrier n’est pas un nouveau concept. Il a été déployé pour la première fois en Europe dans les années 2000 pour comprendre le contenu numérisé d’une enveloppe, afin de classer et d’acheminer le courrier entrant vers son destinataire. Il s’est répandu de manière plus limitée aux États-Unis, incluant souvent l’intégration avec la technologie de gestion des processus métier (BPM). Aujourd’hui, salles de courrier numériques font désormais partie des stratégies de transformation numérique, les entreprises utilisant Capture pour comprendre le papier entrant, ainsi que les informations générées électroniquement, au premier point d’entrée dans une organisation. L’objectif est d’avancer le point d’impact de ces informations.

La pandémie de COVID-19 a accéléré les initiatives de transformation numérique et a suscité un regain d’intérêt pour les salles de courrier numériques. Après avoir initialement interrompu de nombreuses activités, les entreprises se sont vite rendu compte que permettre à la main-d’œuvre distante était un moyen de poursuivre ses opérations, bien que dans de nombreux cas avec une transition vers des processus et des communications électroniques. Cette transition était déjà en cours, mais la pandémie l’a accélérée et les salles de courrier numériques sont de plus en plus devenues un moyen de convertir, de permettre et de contrôler la distribution des informations entrantes.

Les informations commerciales entrantes se présentent sous de nombreuses formes, la plus forte croissance provenant de sources électroniques, dont une grande partie est le courrier électronique (voir le graphique ci-dessous). De plus, les organisations doivent encore traiter les fax et les communications créées par les mobiles, qui utilisent de plus en plus le multimédia. Les systèmes de salle de courrier se sont étendus à la compréhension et à l’acheminement de cette entrée électronique.

Historiquement, le terme automatisation de la salle de courrier n’a jamais gagné beaucoup de terrain aux États-Unis, peut-être en raison de l’utilisation intensive des boîtes postales pour pré-trier le courrier physique. Cependant, le processus de base a été mis en œuvre en conjonction avec des scanners à grande vitesse dans de nombreuses entreprises. Aujourd’hui, avec l’augmentation des quantités d’informations entrantes transmises par voie électronique, les organisations agiles ont réalisé qu’elles pouvaient tirer parti de leurs règles commerciales existantes pour ingérer des informations électroniques, ainsi que des informations papier. Ces organisations mettent en œuvre de nouvelles technologies Capture pour extraire des données de plusieurs sources et acheminer ces informations vers le processus approprié.

Cette nouvelle vague d’automatisation des salles de courrier s’est produite simultanément avec une augmentation de la disponibilité des services de capture basés sur le cloud, ce qui peut réduire le coût de mise en œuvre. En plus de déplacer l’infrastructure et le traitement en ligne vers des services tiers, la capture basée sur le cloud peut accroître l’efficacité en introduisant de nouveaux types de traitement, tels que l’écriture manuscrite ou la reconnaissance multimédia, par le biais d’appels de services, ce qui permet à une organisation de expérimenter et exécuter des tests sur de nouveaux types d’entrées. Les services de capture basés sur le cloud permettent des plates-formes de capture plus modulaires et flexibles.

Étant donné que les fournisseurs de Capture ont un accès accru et des fonctionnalités étendues pour permettre la nouvelle vague d’automatisation de la salle de courrier numérique, les organisations peuvent désormais étendre plus efficacement les types de données qu’elles traitent en mettant en œuvre une reconnaissance avancée pour les nouveaux éléments, tels que les relevés entrants pour le rapprochement, sans avoir à obtenir de licence. une solution complète. Les services de capture ont également amélioré et élargi leur prise en charge de différents jeux de caractères, langues et types de documents, avec des mises à jour immédiatement disponibles dans le cloud, afin que les organisations n’aient plus besoin d’attendre la prochaine version du logiciel sur site.

Les plates-formes cloud permettent également aux utilisateurs et aux développeurs de logiciels de s’intégrer plus étroitement à d’autres services cloud externes en dehors de Capture, tels que l’ERP, le CRM et d’autres systèmes métier, ainsi qu’à des sources de données tierces. Cela permet des options supplémentaires pour la validation et l’enrichissement des données, qui peuvent être utilisées pour améliorer l’efficacité et la flexibilité de l’acheminement des entrées vers les processus en aval. Par exemple, un processus de réclamation peut être initié par un service Capture, puis, lorsque de nouvelles informations sur la réclamation sont introduites dans le flux de travail, il peut nécessiter un deuxième appel aux services Capture. Les algorithmes Al peuvent même être utilisés pour effectuer ces appels secondaires de manière dynamique, créant essentiellement une demande en temps réel d’informations supplémentaires, de la même manière que le ferait un expert en sinistre humain.

Au fur et à mesure que les capacités et la flexibilité de Capture augmentent, nous devons penser à la salle de courrier Capture comme pouvant être utilisée sur une base plus large, et pas seulement pour les informations entrantes. Les informations historiques archivées au sein d’une entreprise peuvent contenir des indices sur les tendances et l’orientation. En utilisant les services de salle de courrier SaaS, une entreprise peut classer et extraire des informations analytiques à partir d’une grande variété de documents archivés. Beaucoup d’entre eux ont déjà été capturés pour des raisons de gestion des enregistrements, mais les services SaaS peuvent être utilisés pour parcourir ces fichiers en extrayant une plus grande variété d’informations. Par exemple, une compagnie d’assurance-vie pourrait souhaiter examiner les tendances des causes de décès dans une région particulière sur une période donnée.

Les capacités croissantes de la technologie Capture, ainsi que leur disponibilité dans le cloud, permettent aux nouveaux départements de tirer parti des services de capture de salle de courrier pour comprendre et piloter leurs processus plus rapidement. Avant la pandémie, les salles de courrier numériques étaient un facteur important des transformations numériques. Au milieu de la pandémie, alors que l’accès à distance aux informations et aux processus était vital, les salles de courrier numériques sont devenues un élément clé pour la survie de nombreuses entreprises. La transition vers les processus numériques était déjà en vigueur avant la pandémie, ce qui n’a fait qu’accélérer la tendance. La mise en œuvre d’une salle de courrier numérique peut être un élément clé pour adopter cette tendance à la numérisation, car elle permet aux utilisateurs d’intégrer rapidement une plus grande partie de leurs informations entrantes dans des processus numériques accélérés.

La numérisation est également un élément clé de l’évolution des entreprises vers la durabilité, une autre transition qui a été accélérée par la pandémie. UN Enquête 2021 de la Stanford Graduate School of Business ont indiqué que 63 % des entreprises ont indiqué que « la réalisation des objectifs de développement durable de l’entreprise » est désormais un résultat clé de leurs programmes d’approvisionnement, soit près du triple du total d’avant la pandémie en 2019.

La durabilité consiste à maintenir les processus à long terme et repose sur trois piliers principaux : la durabilité économique, environnementale et sociale. Pendant la pandémie, de nombreuses entreprises ont réalisé que leurs pratiques durables les aidaient à maintenir leurs opérations. La technologie de salle de courrier numérique, qui peut faire passer les processus papier aux processus numériques, joue un rôle important dans la réalisation d’une plus grande durabilité.

D’un point de vue environnemental, cela peut réduire considérablement l’utilisation du papier, dont la production utilise des milliards d’arbres par an en plus de créer de la pollution. Il y a aussi la pollution créée par l’élimination du papier, ainsi que par les véhicules utilisés pour le transporter entre les sites. Le transport du papier coûte également de l’argent aux entreprises, tout comme les travailleurs qui passent leur temps à rechercher des documents papier. Enfin, d’un point de vue social, les salles de courrier numériques peuvent mieux permettre la collaboration entre les travailleurs et les partenaires du monde entier.

OpenText est un leader de longue date dans les applications de capture d’entreprise sur site, y compris les implémentations de salle de courrier numérique. Depuis 2019, OpenText avait rendu disponible sa technologie Capture dans des offres de services SaaS et cloud : Capture de base inclut la capacité de traiter les entrées multicanaux, d’appliquer la classification automatique et plusieurs niveaux d’extraction de données, y compris l’apprentissage automatique/IA de nouvelle génération, et d’exporter les résultats vers une variété de processus back-end.

A propos de l’auteur: Ralph Gammon est analyste principal pour Infosource Software, la principale société d’analyse du secteur qui se concentre sur le marché de la capture intelligente et de l’IDP. Infosource fournit une analyse et des conseils approfondis concernant les logiciels et les solutions utilisés pour automatiser les processus commerciaux impliquant des entrées commerciales non structurées et semi-structurées.