La liste de contrôle de réunion vous aide à décider si une session est nécessaire

Si vous devez avoir une réunion et que celle-ci ne doit durer qu’environ dix minutes, ne réunissez pas tout le monde – utilisez la vidéoconférence plutôt que de vous rencontrer en personne ou par voix seule. De cette façon, vos employés sur place et l’équipe à distance peuvent obtenir rapidement les informations nécessaires en temps opportun.

Plus de la moitié des collaborateurs sur site aspirent à travailler à distance à l’avenir, alors autant pratiquer dès maintenant cette façon de se réunir. La vidéoconférence réduit le temps de réunion, améliore la productivité et favorise les relations avec les employés. C’est un fait bien connu que sur place ou hors site – les réunions improductives ont tendance à conduire à un personnel désengagé.

Pour éviter de réduire la productivité de votre équipe, utilisez cette liste de contrôle pour évaluer la nécessité de toute réunion (peut-être qu’un e-mail rapide fonctionnera très bien). Voici quelques lignes directrices.

Liste de contrôle pour les réunions

• Le problème est-il urgent ?
• Recherchez-vous un dialogue ou des livrables ?
• Qui est la personne responsable désignée pour ma tâche ?
• Combien d’idées ai-je besoin d’aide pour le brainstorming ?
• Sommes-nous réunis pour discuter d’un nouveau concept ou projet?
• Quel est mon résultat optimal ?

À quelle fréquence avons-nous besoin de mises à jour de statut s’il s’agit d’une réunion récurrente ?

• A-t-il le temps de se préparer ?
• Est-ce que toutes les personnes que j’invite sont obligatoires ?
• Quelle est la fonction de chacun dans cette réunion ?
• Pouvons-nous nous rencontrer par appel vidéo ?
• Combien de temps doit-on se rencontrer ?
• Le plan est-il clair ?
• L’audiovisuel de la salle de conférence est-il prêt ?
• Avons-nous besoin de cette réunion maintenant, ou peut-elle attendre ?

Si vous n’êtes pas sûr, consultez cette liste avant d’envoyer des invitations de calendrier.

1. Le problème est-il urgent ?

C’est la première question à se poser. Si vous avez besoin de communiquer, pensez rapidement à Slack ou Microsoft Teams. Vous pouvez informer les décideurs et les dirigeants critiques et déterminer si vous devez vous rencontrer ou si d’autres membres de l’équipe doivent être consultés en premier.

En bref, si vous avez un problème urgent qui nécessite des commentaires des autres membres de l’équipe, vous devrez vous rencontrer. Mais assurez-vous d’alerter les autres rapidement.

2. Est-ce que je veux un dialogue ou des livrables ?

Avant d’envoyer des invitations d’agenda, réfléchissez au type de réunion que vous souhaitez organiser. Alors que le travail hybride devient la norme, les employés plus éloignés peuvent souhaiter se rencontrer en personne. Les réunions réduisent la productivité des employés distants de 1,8 fois plus que les employés sur site, alors faites attention aux autres horaires. Soyez également conscient du temps de vos employés distants afin qu’ils puissent se rendre sur place si nécessaire. Les réunions de dernière minute ont tendance à laisser vos employés distants de côté ou non préparés.

Si vous voulez que votre équipe de base partage des idées, vous devrez convoquer une réunion.

Une réunion peut ne pas être nécessaire si vous avez seulement besoin de collaborer sur un projet ou d’examiner le travail des autres membres de l’équipe. Rappelez à l’équipe les délais et demandez plutôt des commentaires ou des contributions aux documents d’équipe partagés. Google Drive et Dropbox Paper sont des plateformes précieuses pour recevoir les commentaires et les modifications de l’équipe. Au lieu de programmer une réunion, utilisez des e-mails ou des messages instantanés pour rappeler aux gens.

Si les tâches peuvent être effectuées hors ligne, faites-le. Vous pouvez ensuite vous rencontrer en personne ou par vidéo pour discuter de l’avancement du projet à une date ultérieure avec de nouvelles idées.

3. Qui est la personne responsable désignée pour ma tâche ?

Avant d’organiser la rencontre, posez-vous cette question. Si vous êtes en charge d’un projet, préparez une liste d’exigences avant de rencontrer votre équipe. Une fois que vous avez terminé votre liste, réservez votre rendez-vous.

Vous ne devriez pas planifier la réunion à moins que vous ne soyez la personne responsable. Au lieu de cela, contactez le chef de projet pour vous aider avec les livrables.

4. Combien d’idées ai-je besoin d’aide pour le brainstorming ?

Avoir d’autres esprits dans la pièce est toujours plus attrayant lors d’un brainstorming pour un projet. Une réunion n’est pas toujours nécessaire simplement parce que vous avez besoin d’aide pour créer de nouvelles idées.

Enregistrez les sessions de brainstorming lorsque vous avez besoin de beaucoup de commentaires des autres avant de démarrer un projet. Organisez un remue-méninges virtuel pour trouver de petites idées comme des noms d’articles de blog ou des thèmes de médias sociaux. Créez un document partagé et invitez les membres de l’équipe à y contribuer.

Cela vaut la peine d’organiser une réunion ou une conférence pour discuter de campagnes ou d’initiatives à grande échelle.

5. Sommes-nous réunis pour discuter d’un nouveau concept ou projet ?

Les conférences de lancement du projet sont essentielles au processus de collaboration. Il est essentiel de réserver du temps pour discuter des rôles, des objectifs et des délais requis par le groupe pour lancer un programme.

Essayez d’alterner les enregistrements avec des réunions et une coopération virtuelle si le projet a déjà commencé.

Au lieu d’une réunion de rapport d’état hebdomadaire, essayez des rapports d’état bimensuels avec des stand-ups virtuels via Slack ou par e-mail.

6. À quelle fréquence avons-nous besoin de mises à jour sur les progrès s’il s’agit d’une réunion récurrente ?

Si vous planifiez une réunion récurrente, envisagez d’ajouter des aspects virtuels. Par exemple, hébergez une mise à jour de statut hebdomadaire sur Slack pour gagner du temps si vous avez besoin d’une mise à jour de statut hebdomadaire.

7. Y a-t-il assez de temps pour se préparer ?

UN productif réunion nécessite une préparation. La préparation pour des efforts spécifiques, comme le brainstorming, est minime. Les sessions récurrentes nécessitent généralement une planification supplémentaire.

Une fois que vous connaissez le type de conférence, vous pouvez évaluer la disponibilité de votre équipe et choisir une date. Ce n’est pas parce que vous êtes prêt que vos collègues sont prêts à faire leur travail en même temps. Tout le monde devrait avoir terminé ses tâches aux dates prévues – et votre mise à jour hebdomadaire devrait progresser. Vous voudrez annoncer des tâches plus importantes un jour à l’avance afin que tout le monde puisse se préparer.

Vérifiez les calendriers des membres de l’équipe pour voir s’ils sont disponibles. Enfin, demandez à votre équipe comment elle peut empêcher les événements manqués. Une fois qu’ils confirment, vous êtes prêt à continuer.

8. Dois-je inviter tout le monde ?

Jeff Bezos et la plupart des dirigeants d’entreprise pensent que les sessions les plus productives inclure huit personnes et la règle des deux pizzas. Vos invités peuvent inviter des membres supplémentaires de l’équipe, mais limitez le groupe principal pour éviter les conversations inutiles.

9. Quelle est la fonction de chacun dans cette réunion ?

Une fois que vous avez décidé qui inviter, il est essentiel de savoir ce que chacun peut apporter à la table. Si la réunion nécessite des données ou des idées spécifiques, désignez un participant approprié pour les apporter. Encore une fois, vous gagnerez du temps en vous concentrant sur le débat en cours et en n’attendant pas que les autres trouvent des informations.

Attribuez des tâches comme animateur ou preneur de notes à l’avance. Vous apprendrez à mieux gérer votre temps et à voir plus loin.

10. La réunion peut-elle se faire par appel vidéo ?

Dans de nombreuses circonstances, la réponse est « oui ». Les vidéoconférences permettent aux participants distants de se joindre à la discussion et d’enregistrer ceux qui n’ont pas pu y assister. De plus, les sessions de vidéoconférence sont plus rapides que les réunions uniquement audio, ce qui les rend plus productives et inclusives.

11. Quand nous reverrons-nous ?

Lorsque vous planifiez des conférences, tenez compte du temps des autres. La plupart des réunions ne devraient pas durer plus de 30 minutes environ. Si vous prévoyez un long emploi du temps, envisagez de réserver une réunion d’une heure. Cependant, vous devriez d’abord revoir votre plan pour voir combien de temps ces pourparlers prendront.

Réglez la minuterie de session sur 30 minutes et seulement sur 45 ou 60 minutes si le ordre du jour les éléments sont étroitement liés. Des réunions plus longues peuvent couvrir un large éventail de tâches, ce qui peut dérouter les participants. Mieux vaut avoir un sujet ou une meilleure liste de contrôle pour les réunions plus longues.

Il est préférable de programmer deux réunions plus courtes qu’une grande. N’oubliez pas d’utiliser notre liste de contrôle avant d’organiser la deuxième réunion.

12. Le plan est-il clair ?

Rien n’est pire qu’un leader non préparé. Les ordres du jour fournis à l’avance aident les participants à préparer des contributions constructives. Faire un planifier vous aide également à clarifier vos idées concernant le projet.

13. L’A/V de la salle de conférence est-il prêt ?

Enfin et surtout, assurez-vous que le lieu de la conférence est prêt à partir. Utilisez notre liste de contrôle AV pour vous assurer que la salle que vous utilisez est prête pour la vidéoconférence immédiatement. Cinquante-neuf pour cent des employés distants déclarent que les difficultés informatiques entravent les réunions. Pourtant, les employés distants dépendent de ces technologies pour bien rejoindre l’équipe.

Des sessions plus efficaces permettent d’économiser du temps et de l’argent. Les réunions de l’année dernière ont coûté 37 milliards de dollars aux entreprises américaines. Vous ne voulez pas que votre entreprise ajoute des dollars supplémentaires à ce décompte pour vos dépenses de conférence annuelle. En savoir plus sur les coûts de réunion et la caméra de visioconférence la plus appropriée pour le lieu de votre conférence. Alors videz votre agenda.

Crédit d’image : Karolina Grabowska ; Pexel ; Merci!

La poste La liste de contrôle de réunion vous aide à décider si une session est nécessaire est apparu en premier sur Calendrier.