Hypothèses et incertitudes : estimation du projet (partie 3)

Dans ce troisième volet de ma série de blogs sur les estimations de projets, plongeons tête première dans les eaux troubles des hypothèses et de l’incertitude ! Considérez-les comme les gremlins de la planification du projet : ils regorgent de secrets et rient en cours de route en vous faisant trébucher. Si vous avez lisez mes autres articles de blogvous saurez que je suis une grande fan de transparence. Ces gremlins se cachent derrière vos hypothèses, et si vous ne braquez pas les projecteurs dans l’ombre de l’incertitude, vous en aurez quelques-uns. GRAND des trous dans votre plan de projet.

Faire un @$$ avec toi et moi – Hypothèses

L’identification et la suppression des hypothèses devraient être une priorité pour tous les planificateurs de projet. Soyons réalistes, si vous partez d’hypothèses, vous volez à l’aveugle. Et si vous laissez ces hypothèses subsister, alors tout votre projet va s’effondrer. La direction de projet n’est pas un lieu réservé aux pilotes cascadeurs !

Les hypothèses non résolues peuvent prendre plusieurs formes. Vous les remarquez souvent lorsque quelqu’un cherche à obtenir de la clarté mais ne reçoit pas de réponse claire. « Nous verrons cela plus tard » peut conduire à un atterrissage forcé pour l’estimation de votre projet. Prenez le temps de définir clairement ce qui est hors de portée dans l’EDT. Les clients peuvent avoir attentes tacites concernant les meilleures pratiquestandis que les agences se concentrent sur les contraintes budgétaires. Soyez explicite sur ce qui n’est pas inclus.

Avec des hypothèses en place, votre plan de projet sera incomplet. Les estimations de votre projet seront détruites. Alors comment éviter ces turbulences ? Assurez-vous de planifier votre plan de vol ! Utilisez une « phase de découverte » ou un « sprint zéro » pour vous assurer de couvrir les détails tôt avant le début de la mise en œuvre du projet. Au cours de ces séances de planification, votre équipe et le client peuvent avoir une vision plus claire du ciel.

Le paradoxe de l’incertitude

Comme le sort de Le chat de Schrödingerla certitude dans la gestion et l’estimation du projet est insaisissable. Si vous ne gérez pas l’incertitude, vous risquez d’être rayé !

Une fois que votre équipe a fourni ses meilleures estimations, vous entendez souvent : « Ils n’accepteront jamais cela ». Ensuite, vous réduisez le coût avant de le montrer au client. Félicitations! Maintenant tu es négocier avec soi-même – réduire la portée ou le profit sur la base d’une intuition. Votre incertitude limite le projet avant même que le client ne le voie.

Les négociations avec le client peuvent également ajouter une couche d’incertitude. L’agence donne une première estimation, mais le client a sa propre vision du résultat final. L’approche habituelle consistant à commencer haut, à contrer bas et à se rencontrer au milieu peut sembler simple, mais elle compromet souvent les objectifs du projet car elle repose davantage sur des désirs financiers que sur la levée des incertitudes du projet. Une fois le contrat signé, d’autres choix se présentent et le budget limité pèse lourd. Le chat de Schrödinger ronronne toujours et l’issue reste inconnue.

Résumé exécutif

Les dirigeants adorent lancer des demandes de projets, puis passer à un acte de disparition jusqu’à l’heure des approbations finales. Lorsque vous leur remettez le paquet, ils le feuilletront jusqu’au bout pour vérifier le résultat – en sautant le résumé idéalement placé sur la première page. Cela n’a pas été ajouté comme tactique de diversion ! Certes, leur temps est précieux, mais la décision d’un dirigeant de sauter les détails a un coût.

Les chefs d’entreprise avisés savent comment interpréter les estimations. Les meilleurs entraînent leurs équipes à s’attendre à des dépassements – il n’y a pas de boule de cristal pour le monde réel. Idéalement, vous incluriez lignes de secours pour ceux inconnus-inconnusmais si le résultat final est affiché sans que les imprévus soient clairement reflétés, l’exécutif très occupé se retrouvera avec des hypothèses.

Certains chefs d’entreprise poussent à « ne pas dépasser » les contrats pour éviter les surprises. Mais imaginez le tour de passe-passe auquel l’agence doit jouer lorsque les fonds sont épuisés. L’équipe se démènera pour trouver un équilibre entre qualité et livraison dans les délais et éviter que le projet ne perde de l’argent. Il n’y a pas de lapin pelucheux à tirer de ce chapeau !

La stratégie gagnante est de rester claire et concise. La transparence est la meilleure solution. Montrez le résultat net, ajoutez une provision pour imprévus et notez le processus de gestion du changement lorsque le projet change de manière inattendue.

Conclusion

Ne laissez pas les gremlins de l’estimation du projet se cacher derrière vos hypothèses. Commencez par une phase de découverte pour éliminer l’incertitude, inclure ce qui est hors de portée et garantir que tout le monde sait comment les imprévus sont gérés. Votre SOW doit être soutenu par un processus de gestion du changement, car même les plans les mieux conçus peuvent changer. Et n’oubliez pas que les dirigeants sont pressés par le temps, alors permettez-leur de vérifier facilement ce à quoi leur équipe s’est inscrite !

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