Gestion des parties prenantes : votre guide pour influencer les résultats du projet

4. Engagement accru : Un plan de gestion des parties prenantes bien pensé explique l’impact d’un projet sur chaque partie prenante, leur permettant de comprendre comment l’initiative réalisée pourrait leur être bénéfique dans leur rôle quotidien. Ces informations contribuent à impliquer les parties prenantes, même si elles sont déjà enlisées dans les tâches quotidiennes.

5. Des informations améliorées pour les chefs de projet : Cet engagement accru signifie que les parties prenantes sont plus disposées à partager leurs points de vue sur les projets – des informations qui pourraient mieux façonner l’orientation du projet et les plans pour le mener à bien. « Cela vous aide au minimum à intégrer les connaissances, les buts, les objectifs et les points de vue des parties prenantes sur ce que vous devez faire », explique Wu.

6. Risque réduit : Un plan de gestion des parties prenantes clairement élaboré et exécuté réduit les conflits en offrant une clarté et un engagement accrus dans les rôles. Cela contribue également à réduire d’autres types de risques pour la bonne exécution du projet, car les parties prenantes engagées sont mieux à même de faire ressortir les défis et les problèmes qui pourraient présenter des obstacles. « Une bonne gestion des parties prenantes est un mécanisme qui vous aide à identifier les problèmes potentiels le plus tôt possible et à prendre les mesures correctives nécessaires pour éviter qu’ils ne surviennent », note Datt.

Processus et plan de gestion des parties prenantes

La gestion des parties prenantes implique plusieurs éléments, allant de l’identification des parties prenantes à la détermination de quelle partie prenante a besoin de quelles informations et quand ces informations sont nécessaires. Chaque composante est vitale, l’une s’enchaînant dans la suivante en tant qu’éléments essentiels à l’élaboration d’un plan de gestion solide des parties prenantes.

1. Identifier les parties prenantes

Les chefs de projet doivent commencer par effectuer une analyse des parties prenantes pour créer une liste de parties prenantes qui devraient être impliquées dans le projet. Les résultats de cette analyse doivent être documentés dans un registre des parties prenantes et doivent inclure le nom de la partie prenante, son rôle actuel, son rôle dans le projet, ses coordonnées et leur impact sur les résultats du projet. Ici, les outils d’analyse des parties prenantes peuvent être utilisés pour aider à identifier les parties prenantes et à évaluer leur importance pour le succès du projet.

Le registre des parties prenantes est une référence qui donne le ton à toutes les communications avec les parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet. Ce document essentiel explique pourquoi chaque partie prenante a été sélectionnée et quel est son objectif dans le cadre du projet.

Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un registre des parties prenantes :

IDG / Moira Alexander

2. Identifier et documenter le rôle et l’impact de chaque partie prenante

Le registre des parties prenantes doit identifier le rôle et l’impact de chaque partie prenante. Pour compléter ces informations, vous devez non seulement utiliser les informations compilées lors de l’analyse des parties prenantes mais aussi – idéalement – rencontrer les parties prenantess de déterminer quel intérêt ils ont dans le projet ainsi que leur influence sur son exécution et son résultat.

3. Prioriser les parties prenantes

Après avoir effectué une analyse approfondie des parties prenantes et documenté chaque personne et son rôle dans le registre des parties prenantes, il est nécessaire de hiérarchiser les parties prenantes en fonction de leur implication requise et de leur influence attendue sur le projet.

Les niveaux de priorité sont les suivants :

• Parties prenantes à forte influence et à fort intérêt sont des parties prenantes qui jouent un rôle clé et ont un fort impact sur la réussite d’un projet, comme les porteurs de projet ou les chefs d’entreprise.
• Parties prenantes à forte influence et à faible intérêt Il peut s’agir de dirigeants secondaires qui n’ont peut-être pas d’intérêt direct à l’heure actuelle, mais qui peuvent influencer le résultat d’un projet.
• Parties prenantes à faible influence et à fort intérêt peuvent jouer davantage un rôle de mentorat et de soutien dans lequel ils ne sont pas directement impliqués mais sont capables soit de rallier les troupes, soit de jouer un rôle perturbateur.
• Acteurs à faible influence et à faible intérêt peut ne pas avoir d’impact sur un projet et n’avoir qu’un intérêt occasionnel dans la façon dont le projet progresse. Ces parties prenantes pourraient travailler dans d’autres départements non directement impactés par le projet.

4. Élaborer un plan de communication pour les parties prenantes

Une gestion efficace des parties prenantes nécessite communication globale avec les parties prenantes. Cette communication doit impliquer les personnes appropriées au bon moment et doit transmettre la bonne information en utilisant les canaux de communication appropriés.

« Cela devrait inclure la manière de signaler les étapes importantes pour s’assurer que toutes les parties prenantes sont informées, de sorte que si une décision doit être prise, elles disposent des informations dont elles ont besoin pour la prendre en temps opportun », explique Krista Phillips, chef de projet informatique, certifiée. Professionnel de la gestion de projet et chef de section régionale du Project Management Institute (PMI).

Le plan de communication du projet doit inclure :

• Une description du type de communication
• La fréquence des communications
• Le format (par exemple, courrier électronique, personne à personne, téléphone)
• Les participants pour chaque type/mode de communication
• Distribution pour les communications
• Les livrables finaux
• Le propriétaire de chaque communication

5. Cultiver des mécanismes pour recueillir des informations auprès des parties prenantes

La gestion des parties prenantes nécessite plus que la simple communication des informations sur le projet aux parties prenantes, explique Brunsman. Il devrait également inclure des opportunités pour les parties prenantes de partager leurs points de vue et leurs idées avec les chefs de projet et leurs superviseurs. « Assurez-vous que la communication n’est pas à sens unique », conseille Brunsman.

6. Établir une structure de gouvernance

Les plans de gestion des parties prenantes les plus solides incluent une gouvernance pour garantir que les exigences sont respectées et que tous les participants contribuent comme requis, explique Tucker.

À ce titre, les DSI, leurs subordonnés directs, les chefs de projet et autres dirigeants doivent identifier des mécanismes permettant de vérifier et de suivre les progrès par rapport au plan.

Tucker conseille l’utilisation du Matrice RASCI, un outil de gestion de projet permettant d’identifier, d’attribuer et de superviser qui effectue quel travail. Plus précisément, il indique qui est responsable, responsable, solidaire, consulté et informé.

Meilleures pratiques de gestion des parties prenantes

En plus d’élaborer un plan de gestion des parties prenantes, certaines bonnes pratiques peuvent contribuer à faciliter la gestion des parties prenantes. Ces meilleures pratiques sont centrées sur le besoin de transparence, d’inclusivité, de clarté et de rapidité.

Transparence: La transparence est essentielle lors de la gestion des parties prenantes car elle contribue à établir la confiance. La transparence crée un lien direct avec les intentions d’un dirigeant et aide les parties prenantes à décider si elles souhaitent adhérer à un projet.

Clarté: Les chefs de projet forts développent une communication claire et font paraître le complexe simple. Fournir de la clarté peut également permettre aux parties prenantes à différents niveaux de rester concentrées et concentrées sur leur tâche, ce qui facilite le maintien du projet sur la bonne voie.

Inclusivité : Les équipes sont de plus en plus dispersées, ce qui rend l’inclusion vitale. Qu’il s’agisse d’opinions, d’expériences, d’origines, de sexes, de croyances ou d’autres facteurs différents, l’inclusion signifie pratiquer l’équité à tous les niveaux sans faire de concessions uniquement à certaines parties prenantes.

Opportunité: La gestion des délais de gestion des parties prenantes et la garantie d’une communication rapide sont essentielles pour garantir des relations efficaces avec toutes les parties prenantes impliquées dans la réussite d’un projet.

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