Gestion des dépenses totales: simplifier le contrôle des coûts

Chaque nouvelle technologie numérique nous rapproche de la promesse d'une vie plus simple, plus rapide et plus pratique – et nos expériences d'achat ne font pas exception. De 1945 à 2000, le géant indien du commerce en ligne, Flipkart les acheteurs peuvent passer de la recherche et de la tarification des options d’achat à l’obtention du produit. en quelques heures.

Alors que la plupart des secteurs d'activité considèrent ces canaux de commerce numérique comme une occasion idéale pour accélérer et optimiser leurs processus, les directeurs financiers ont une opinion plus réservée. La facilité et la rapidité avec lesquelles les produits et services peuvent être achetés maintenant sont, sans aucun doute, incroyables. Mais la fonction financière ne peut ignorer que ces capacités créent un piège entre le besoin d’agilité et d’innovation ouverte et le besoin de contrôle et de responsabilité fiscale.

Le moment est peut-être venu pour les directeurs financiers et les autres la terre entre ces deux côtés apparemment opposés. L'essentiel est de travailler ensemble pour passer d'une culture d'activité cloisonnée manuelle à une manière plus rationalisée, automatisée et intégrée de traiter les affaires avec une visibilité en temps réel.

La simplicité d'accès des fournisseurs apporte une complexité réelle financer

La majorité des employés – indépendamment de leur rôle, fonction et statut contingent – sont autorisés à dépenser de l'argent à des fins professionnelles. Qu'il s'agisse d'acheter un nouvel ordinateur portable, d'organiser les préparatifs de voyage pour une visite sur site ou de faire appel à des agences de placement, les travailleurs doivent utiliser cette responsabilité avec sagesse, efficacité et objectivité lorsqu'ils décident de ce qui convient le mieux à l'entreprise. Cette dynamique est devenue plus complexe pour les entreprises de toutes tailles, car elles peuvent plus que jamais exploiter des fournisseurs de partout dans le monde. Les biens et services ne sont plus achetés auprès de partenaires locaux; Au lieu de cela, beaucoup d’entre nous sont prêts à rechercher des fournisseurs qui répondent mieux que quiconque à leurs besoins, où qu’ils se trouvent. Et pour rendre les choses plus intéressantes pour les directeurs financiers, ces activités peuvent se produire à tout moment, en particulier en dehors des heures de bureau.

Les inquiétudes des directeurs financiers concernant ces changements dans Par exemple, les acheteurs peuvent engager plusieurs fournisseurs dans un seul système de gestion des fournisseurs, qui sont des filiales du même conglomérat, laissant ainsi la possibilité d’optimiser les accords de niveau de service et les coûts. Parallèlement, les réglementations sectorielles et gouvernementales sans cesse croissantes augmentent les risques de violation involontaire d'une règle par un employé et entraînent des millions de dollars de pénalités et de dommages potentiels pour la réputation de la marque.

gestion

De la gestion de l'effectif, de la chaîne d'approvisionnement et des achats à l'immobilier et aux voyages et dépenses, chaque organisation utilise des fonds d'entreprise. La gestion des dépenses de manière décentralisée dans toutes ces fonctions se traduira inévitablement par des achats quotidiens ponctuels qui ne tiennent jamais compte de l'optimisation des coûts, de la conformité et des synergies relationnelles bénéfiques pour toute l'entreprise.

, surtout lorsqu'il est difficile de gagner en visibilité et en contrôle. La façon dont les entreprises achètent évolue. Le nombre de fournisseurs utilisés augmente. Même le rôle de l’employé évolue.

Une culture de la main-d’œuvre qui comprend l’importance de savoir qui dépense du capital et d’engager les fournisseurs est mieux à même de prendre des décisions éclairées sur le «quoi», le chaque élément acheté ou investi. Pour les directeurs financiers des entreprises qui ont un niveau de connaissance total de la gestion des dépenses, cette vision globale et en temps réel de toutes les catégories de dépenses constitue un avantage stratégique.

adhère à la stratégie de l'entreprise et s'aligne sur les fonctions qui ne sont pas impliquées. Avec une visibilité totale sur toutes les sources de dépenses, les décideurs ont les bases nécessaires pour évaluer les opportunités et les expositions financières et de réputation, identifier les risques liés aux fournisseurs et à la cybersécurité et détecter les fraudes. Dans le même temps, l'entreprise poursuit ses initiatives de réduction des coûts tout en améliorant la valeur de chaque fournisseur.

Les décisions en matière de dépenses sont mieux élaborées grâce à la collaboration et aux conseils

Les employés attendent plus que jamais de la même manière qu'ils achètent leurs objets personnels. Et tandis que la plupart des organisations financières trouvent des moyens d’éliminer la paperasserie, de rationaliser le traitement et de fournir un accès mobile, les directeurs financiers ne cherchent que ce dont ils ont le plus besoin – Gestion totale des dépenses . le pouvoir de dépenser des employés est une bataille perdue. Mais avec le système de freins et de contrepoids qu'offre la gestion des dépenses totales les employés reçoivent les outils et les informations dont ils ont besoin pour acheter rapidement, de manière appropriée et, surtout, intelligemment.

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