Gestion d'équipe à distance : 7 bonnes pratiques

propriétaires d'entreprise habitués à surveiller la productivité sur la base de la visibilité pure des travailleurs peuvent facilement avoir des difficultés avec la gestion des employés à distance. Les employés peuvent également se sentir mal au début pendant qu'ils s'adaptent à des changements importants. Cependant, être compétent dans la gestion de ces travailleurs est de plus en plus vital et nécessite des changements mentaux et procéduraux, en particulier pour ceux qui sont habitués à travailler physiquement avec une équipe.

Les employés et les travailleurs doivent comprendre les avantages et les inconvénients associés à cette propagation rapide. dynamique. Certains aiment plus de flexibilité là où ils travaillent, tandis que d'autres s'épanouissent sur une structure traditionnelle. Ces deux approches sont compréhensibles. Voici donc quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour une meilleure gestion d'une équipe distante.

1. Comprenez les défis courants du télétravail

Les employeurs et les propriétaires d'entreprise sont confrontés à trois dynamiques communes lorsqu'ils travaillent avec une équipe à distance :

Manque de temps en face

Les rencontres sur le lieu de travail font bien sûr considérablement défaut dans un lieu de travail à distance. Certains employeurs considèrent le temps passé avec les employés comme une occasion importante d'évaluer la productivité et le dévouement, et eux, ainsi que les employés, peuvent aussi simplement apprécier le sens viscéral de la communauté. Avoir peu ou pas de chance de voir quelqu'un face à face peut également rendre le dépannage ainsi que les conversations sensibles plus difficiles à engager. Les employeurs habitués à communiquer avec les travailleurs en personne devront certainement s'adapter à ce manque de « facteur de présence ».[19659009]Distractions sur le lieu de travail

Être loin d'un espace de travail physique peut signifier que les employés travailleront dans un environnement avec plus de distractions et d'interruptions. Cela peut, entre autres effets, entraîner un délai d'exécution plus long pour les projets. Les employeurs habitués à la présence physique des travailleurs peuvent éprouver un certain malaise lorsqu'ils découvrent que quelqu'un peut se déplacer dans la maison ou jouer à des jeux pendant la pause. Une approche compréhensive, adaptative et professionnelle entre les deux parties est essentielle. les employeurs communiquent par téléphone ou par chat vidéo, ce qui est entendu et vu peut ne pas être le même. Cela peut conduire à des malentendus et à une mauvaise communication, en particulier sur des sujets chargés d'émotion. Il peut également y avoir des problèmes dans la traduction des messages du texte au discours, car les nuances et les émotions manquent.

2. Soyez clair sur la productivité

Il est essentiel de définir des directives claires en matière de productivité dans un lieu de travail en télétravail. Du côté de l'employeur, il est important d'avoir une responsabilisation en matière de performance par le biais de critères de référence, réalisables en fixant des normes sur les projets, puis en utilisant des rapports ou des analyses qui montrent comment les employés se comportent par rapport à ces mesures.

Pour les employeurs habitués à gérer physiquement une équipe, cela peut être délicats, notamment parce qu'ils peuvent évaluer moins efficacement le langage corporel ou la zone de travail d'un employé. D'un autre côté, les employés peuvent trouver cela difficile car ils ne sauront peut-être pas toujours si et quand leurs patrons sont là pour les surveiller. Il est donc crucial que les deux côtés de la relation de travail comprennent et adoptent la communication des objectifs et des compétences grâce à des vérifications régulières.

3. Fournir les bons outils

Les employeurs et les employés doivent être équipés des outils les plus efficaces pour les modalités de travail à distance. Une exigence fondamentale est une connexion Internet fiable avec une quantité appropriée de bande passante et un ordinateur portable ou de bureau pouvant prendre en charge des applications d'appel vidéo telles que Skype ou Google Hangouts.

Les bons outils logiciels sont également nécessaires, notamment les types suivants : Suivi du temps , qui garantit que tout le monde est sur la bonne voie et que les projets avancent comme prévu ; des mood boards et des bibliothèques d'actifs, avec lesquels les employés peuvent trouver des images et d'autres graphiques dont ils ont besoin pour des présentations, des conceptions ou des infographies ; et un logiciel de gestion de projet – idéal pour garder une trace de ce qui doit être fait, qui le fait et combien de temps il reste pour l'achèvement.

4. Fixez un temps pour l'interaction de l'équipe à distance

Si possible, les travailleurs à distance doivent interagir avec les employeurs au moins une fois par semaine par vidéoconférence, partage d'écran ou réunions en personne. Ces sessions devraient être utilisées pour passer en revue les objectifs, les attentes, les défis et les progrès du projet. Ce sont également d'excellentes occasions de mener des interactions "individuelles" ainsi que des interactions d'équipe — des moments où les employés posent des questions et l'employeur résout les problèmes particuliers des membres du personnel.

5. Faites un suivi régulier

Même avec des contrôles hebdomadaires (ou aussi souvent que possible), il peut toujours être difficile pour les employeurs et les employés de suivre les progrès. Un suivi régulier est essentiel pour s'assurer que les projets sont sur la bonne voie, ce qui peut être fait par courrier électronique, des rapports hebdomadaires générés par les employés ou lors de conversations téléphoniques.

6. Créez une fiche de conseils pour les suggestions des employés

De nombreux télétravailleurs peuvent penser qu'ils ne peuvent pas faire de suggestions aux employeurs en raison de la distance physique. Résoudre ce problème n'est pas plus éloigné que de créer une fiche de conseils que les membres du personnel doivent soumettre à la direction. Il doit inclure des instructions sur la manière de fournir efficacement des informations à partir d'un emplacement distant, ainsi que des suggestions sur les types de problèmes que les télétravailleurs peuvent rencontrer et comment les résoudre. Il peut également contenir des directives sur les choses à faire et à ne pas faire pour faire des demandes et exprimer des préoccupations et des suggestions. . Le travail à distance n'est pas bon marché

Parmi les défis de la gestion d'une équipe à distance figurent les coûts liés à la fourniture d'outils et de services de télétravail. Ceux-ci incluent les frais pour la bande passante nécessaire pour transmettre les données, l'espace de stockage de fichiers, les frais de licence logicielle et plus encore. Les gestionnaires doivent être conscients que ces coûts peuvent s'additionner et doivent être pris en compte lors de la planification des projets et des budgets.

Les gestionnaires de telles équipes doivent également prendre en compte le coût de retirer les employés de leur bureau physique et de les amener dans une salle de téléconférence, vidéoconférence emplacement ou autre espace de réunion si nécessaire. Cela peut augmenter les frais de déplacement et réduire les bénéfices de l'entreprise.