Gestion de portefeuille de projets et collaboration MS Teams

• Comme tout autre projet, les projets ServiceNow ont plusieurs défiset si ces défis ne sont pas relevés, cela signifie généralement que le projet ne parviendra pas à fournir certains des critères/résultats attendus.
• La communauté ServiceNow conviendra que la plupart des défis rencontrés dans nos projets sont liés aux parties prenantes, la gestion des tâches et la technologie sont communes.
• Selon une étude, seules 2,5 % des entreprises mènent à bien 100 % de leurs projets. Environ 50 % des projets ne parviennent pas à atteindre leurs exigences exactes ou échouent complètement.
• Généralement, les projets semblent être plus chers que le budget prévu. Mon objectif est d’aider les chefs de projet, les membres de l’équipe (assignés aux tâches) et les parties prenantes à identifier et à surmonter ces défis typiques en intégrant l’application de gestion de portefeuille de projets ServiceNow à Microsoft Teams.

• Créer un groupe de projet – Créer MS Teams Channel pour un projet selon les besoins.
• Équipes quotidiennes d’état du projet – Il contient la vue d’ensemble du projet, tâche en retard. Statut quotidien du projet envoyé aux équipes MS selon les besoins en fonction des données d’un projet dans ServiceNow.
• Action des équipes – Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’une action est créée avec la priorité 1-Critique ou 2-Élevée ou si la priorité d’une action existante est mise à jour sur 1-Critique ou 2-Élevée.
• Ajouter des utilisateurs affectés au groupe MS – Gère l’ajout des utilisateurs dans les champs « Attribué à » ou « Liste des cessionnaires supplémentaires » des tâches du projet au canal ou à l’équipe du projet.
• Archiver le groupe MS– Gère l’archivage du canal ou de l’équipe du projet en fonction du nombre de jours à partir desquels le projet est déplacé vers un état fermé. Ce flux est configuré pour s’exécuter quotidiennement à 08h00.
• Équipes de demande de changement– Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’une demande de modification avec la priorité 1-Critique ou 2-Élevée est créée ou si la priorité d’un enregistrement de demande de modification existant est mise à jour sur 1-Critique ou 2-Élevée.
• Équipes de décision– Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’une décision avec la priorité 1-Critique ou 2-Élevée est créée ou si la priorité d’une décision existante est mise à jour sur 1-Critique ou 2-Élevée.
• Équipes d’émission– Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’un problème avec la priorité 1-Critique ou 2-Élevée est créé ou si la priorité d’un problème existant est mise à jour sur 1-Critique ou 2-Élevée.
• Équipes d’étape/étape clé– Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’un jalon ou une tâche jalon clé passe à l’état fermé.
• Le chef de projet change les équipes MS– Gère l’ajout du nouveau chef de projet en tant que membre du canal ou de l’équipe du projet. Ce flux vérifie également si l’utilisateur qui était l’ancien chef de projet est affecté à des tâches de projet et s’il n’est affecté à aucune tâche, supprime l’utilisateur du canal.
• Équipes de gestion des risques– Publie un message sur le canal ou l’équipe du projet chaque fois qu’un risque avec probabilité élevée ou absolue est créé ou si la probabilité d’un risque existant est mise à jour sur élevée ou absolue.

Schéma d’architecture :

Il simplifie la tâche des chefs de projet pour créer, gérer les tâches et le projet global. Lorsqu’un projet est créé, « Activer la collaboration MS Teams » dans les liens associés du projet est renseigné et n’est visible que pour les utilisateurs ayant le rôle de chef de projet. Le chef de projet peut désormais décider de créer ou non un canal MS Teams pour le projet. Lorsque le lien « Activer la collaboration MS Teams » est cliqué automatiquement, un canal avec le nom du projet sera créé sur Teams, le lien « Activer la collaboration MS Teams » n’est disponible qu’une seule fois pour le chef de projet. Après l’avoir activé, le lien disparaîtra du formulaire de projet.

• Lorsque le chef de projet attribue une tâche à un utilisateur du projet, il sera notifié (mis à jour) aux équipes de l’affectation de la tâche avec les détails spécifiés comme sur la tâche créée. Nous pouvons ajouter des utilisateurs « Affectés à » ou « Liste de destinataires supplémentaires » au groupe de projet MS. La suppression d’un utilisateur du projet supprimera automatiquement l’utilisateur de MS Teams.
• L’état quotidien du projet vous donnera les mises à jour régulières du projet, par exemple les exceptions, le projet en retard de plusieurs jours, le projet non indiqué à la date ou en retard par nombre de jours, les tâches en retard, les tâches retardées, l’échéance aujourd’hui, l’échéance dans la prochaine 7 jours (Milestone/Key Milestones), afin qu’en tant que chef de projet, vous puissiez planifier le suivi en planifiant le calendrier des mises à jour et en priorisant la tâche.

• Sur le projet, chaque fois que l’état ou le statut est mis à jour ou que la tâche de gestion est mise à jour ou créée, les équipes seront informées des mises à jour. Lorsqu’un projet est sur le point de se terminer, l’état est défini sur « Fermé » et le canal du projet sur MS Teams sera fermé et archivé dans quelques jours.

Installer la collaboration PPM

un. Installez l’application PPM Collaboration (sn_ppm_collab) à partir de ServiceNow Store.

b. Les plugins suivants sont nécessaires pour utiliser Équipes Microsoftcomme outil de collaboration de projet :

• Norme PPM (com.snc.financial_planning_pmo)
• Microsoft Azure AD Spoke pour IntegrationHub (com.sn.azure_ad.spoke)
• Microsoft Teams Graph Spoke (sn_msteams_ahv2)

Configurer le rayon Microsoft Teams Graph

Intégrez l’instance ServiceNow et le compte Microsoft Teams en créant une application OAuth personnalisée dans Microsoft Teams pour authentifier les demandes ServiceNow.

Enregistrer une application à l’aide du portail Microsoft Azure

Fournissez une autorisation à l’instance ServiceNow en enregistrant une application auprès d’Azure AD.

Procédure

1. Dans le portail Microsoft Azure, copiez et enregistrez le ID de répertoirepour une utilisation ultérieure. Pour plus d’informations, voirObtenir les valeurs d’ID de locataire et d’application pour la connexiondansDocumentation Microsoft Azure

2. 2. Enregistrez votre application dans le portail Azure. Pour obtenir des instructions sur l’enregistrement d’une application, voirTutoriel : Enregistrer une application auprès d’Azure Active Directorydans leDocuments Microsoft .
   3. Copiez et enregistrez le ID d’application pour une utilisation ultérieure.

• SélectionnerManifeste dans l’éditeur de manifeste, définissez leallowPublicClient* propriété àvraiet cliquez sursauvegarder.
• SélectionnerAutorisations APIonglet, cliquez surAjouter une autorisation .
• Rechercher et choisirDataversesous leAPI utilisées par mon organisationSi « Dataverse » n’est pas trouvé, recherchez « Common Data Service ».
• Cliquer surAutorisations déléguéeset cochez les options et cliquez surAjouter des autorisations

• Ceci termine l’enregistrement de votre application dans Azure Active Directory.

4. Ajouter leURL de réponse dans ce format : https://.service-now.com/oauth_redirect.do. Pour plus d’informations, voirAuthentification et autorisation pour l’API Azure Time Series InsightsdansDocuments Microsoft.

Noter:Copiez le secret client pour une utilisation ultérieure.

S’inscrireÉquipes Microsoften tant que fournisseur OAuth

Enregistrez Microsoft Teams en tant que fournisseur OAuth afin que l’instance ServiceNow puisse demander des jetons OAuth 2.0.

Procédure

1. Aller versTout>OAuth système>Registre des candidatures.
2. Cliquez surNouveau.

Le système affiche le message Quel type d’application OAuth ?

3. SélectionnerConnectez-vous à un fournisseur OAuth tiers.
4. Sur le formulaire, remplissez les champs obligatoires.

Un profil d’entité OAuth généré par le système est créé et affiché dans la liste associée Profils d’entité OAuth. Par exemple, MS Teams default_profile.

CréerIdentifiantrecords pour le Microsoft Teams Graph ont parlé

Autorisez les actions Microsoft Teams Graph spoke en créant des enregistrements d’informations d’identification pour l’application enregistrée dans le portail Microsoft Azure. La connexion en étoile de Microsoft Teams Graph et l’alias d’informations d’identification utilisent ces informations d’identification pour autoriser des actions.

Procédure

1. Aller versTout>Connexions et informations d’identification>Identifiants.
2. Cliquez surNouveau.

Le système affiche le message, quel type d’informations d’identification souhaitez-vous créer ?

3. SélectionnerIdentifiants OAuth 2.0.
4. Sur le formulaire, remplissez les champs obligatoires

Résultat

L’enregistrement d’informations d’identification pour le rayon Microsoft Teams Graph est créé.

CréerLienrecords pour le Microsoft Teams Graph ont parlé

Effectuez des actions dans Microsoft Teams en créant des enregistrements de connexion pour votre compte Microsoft Teams. La connexion en étoile de Microsoft Teams Graph et l’alias d’informations d’identification utilisent ces connexions pour effectuer des actions.

Procédure

1. Aller versTout>Connexions et informations d’identification>Alias ​​de connexion et d’informations d’identification.
2. Ouvrez l’enregistrement parlé de Microsoft Teams Graph.
3. Dans la liste associée Connexions, cliquez surNouveau.
4. Sur le formulaire, remplissez les champs obligatoires.

Configurer un webhook bidirectionnel pour Microsoft Teams Graph spoke

Configurez un webhook pour vous abonner à Microsoft Teams avec une URL de rappel ServiceNow.

Enregistrer un webhook Microsoft Teams Graph dans l’instance ServiceNow

Enregistrez un Microsoft Teams dans votre instance ServiceNow pour notifier l’application ServiceNow lorsque certains événements se produisent dans Microsoft Teams.

Procédure

1. Aller versLe graphique des équipes Microsoft a parlé>Registre Webhook.
2. Sur le formulaire, remplissez les champs :
3. Cliquez avec le bouton droit sur l’en-tête du formulaire et cliquez sursauvegarder.
4. Cliquez surURL de rappel.

Le système remplit automatiquement l’URL de rappel du webhook.

1. Copiez et enregistrez l’URL de rappel du webhook.

Noter: Copiez l’URL de rappel, l’ID de canal, l’ID de groupe, l’ID de locataire pour une utilisation ultérieure.

Des flux conçus pour synchroniser les projets avec votre outil de collaboration

Comprendre les flux conçus pour l’application PPM Collaboration afin de pouvoir modifier les configurations selon les besoins.

Par défaut, tous les flux ou sous-flux sont inactifs. Activez tous les flux ou sous-flux en fonction des exigences pour être averti de chaque mise à jour d’un projet. Les flux peuvent être visualisés en accédant àConcepteur de flux>Designeret filtrage des flux par l’application de collaboration PPM. C’est ainsi que vous pouvez gérer la croissance globale du projet et le mener à bien sans retard ni échec.

Pour plus d’informations contactez moi sur LinkedInou l’équipe marketing de Perficient.