Gagnez du temps avec les modèles de base de données de révision eDiscovery

Les modèles sont très utiles dans notre vie professionnelle quotidienne. Nous les utilisons pour les e-mails, les documents Word et les feuilles de calcul. Ils peuvent prendre la forme d’un langage de script standard, de documents de conception et de schémas de bases de données, et ces formes nous font gagner du temps, maintiennent la cohérence de notre produit de travail et nous donnent un point de départ pour de nouveaux projets. Cela permet également aux nouveaux membres de l’équipe d’apprendre plus facilement à effectuer des tâches moins familières.

La plupart des découvertes électroniques revoir les produits ont la capacité de modéliser des bases de données. En particulier, Examen et analyse Axcelerate™ (R&A) propose des options de modèle standard telles que les champs, les valeurs de champ et la disposition des balises. Mais cela permet également d’étendre les fonctionnalités d’automatisation que j’ai mentionnées dans un article de blog précédent.

Configuration du modèle

Créer un modèle R&A est très simple. Il s’agit simplement de créer un nouveau projet et de le configurer avec toutes les options souhaitées. Ou simplement identifier une R&A existante à utiliser comme base pour votre nouveau projet.

Le projet R&A source devra être désigné comme modèle global en cochant la case « Utiliser comme modèle global » sur la page du projet. Détails page à l’intérieur Administrateur MindServer.

Créez le R&A comme d’habitude avec le Créer une nouvelle interface de révision magicien. Sur le Modèle page de cet assistant, sélectionnez Existant comme Type de modèle et utilisez la liste déroulante ci-dessous pour sélectionner votre R&A source. Terminez l’assistant normalement. Une fois le projet terminé, assurez-vous de supprimer le modèle afin que les futures modifications back-end apportées à votre R&A source n’affectent pas le nouveau R&A.

Il est également important que la R&A source soit exécutée avant de démarrer la nouvelle R&A pour la première fois. Cela terminera le processus de clonage sur le front-end.

Éléments R&A disponibles pour le clonage

Les personnalisations ci-dessous sont capturées à partir du R&A source et clonées dans le R&A cible :

• Champs et valeurs de champ
• Dispositions des étiquettes
• Règles de codage
• Règles de pré-conversion afin de pré-cacher les images pour les visualiser
• Univers, flux de travail de révision et modèles de traitement par lots pour pré-activer à la fois le processus de révision standard et l’automatisation
• Flux de travail de production et modèles d’exportation vers des règles de pré-boîte pour gérer les productions de révision de documents
• Examen en contexte paramètres
• Paramètres de la langue cible de la traduction
• Un modèle d’expression régulière personnalisé recherche l’enrichissement et la rédaction en masse

Cas d’utilisation

Les avantages de l’utilisation des modèles R&A sont multiples. Non seulement vous maintiendrez la cohérence entre les projets, mais vous générerez des gains d’efficacité pour vos équipes de projet. C’est également un excellent moyen d’initier les nouveaux membres de l’équipe à des configurations complexes comme l’automatisation. Voici quelques cas d’utilisation :

• Créez des fonctionnalités prédéfinies d’automatisation de la révision des documents pour tous les projets R&A. Cela permettra de pré-monter de nouveaux projets pour :
  • passer en revue les flux de travail avec des recherches actives pour faciliter le déplacement des documents d’un chemin de révision à un autre (par exemple, de la révision de premier passage à la révision privilégiée) ;
  • génération automatique de nouvelles itérations de codage prédictif ; et
  • génération automatique de nouveaux lots pour examen.
• Créez des flux de production prédéfinis pour garantir la cohérence du filtrage des enregistrements privilégiés et du traitement des éléments spéciaux, tels que les gros fichiers Excel (cette fonctionnalité fonctionne mieux avec des arrangements de balisage prédéfinis pour permettre des paramètres de recherche et de filtrage cohérents).
• Créez des univers d’évaluation standardisés pour diviser les ensembles de données en segments pratiques (par exemple, ensembles de production entrants, fichiers audio/vidéo, basés sur des problèmes, etc.).
• Créez des termes d’expression régulière prédéfinis qui peuvent servir à la fois à capturer des métadonnées supplémentaires et à rédiger des enregistrements en masse.
• Assurez la pré-mise en cache des images pour les documents plus volumineux afin d’améliorer les performances de révision.

Bien que cet article traite principalement de la meilleure utilisation des modèles de R&A, vous pouvez également créer des modèles de projet Ingestion/ECA très dynamiques. Ceux-ci peuvent inclure des post-processeurs pour capturer de nouvelles métadonnées (par exemple, emplacements géographiques, heures de rendez-vous pour les éléments du calendrier, etc.), personnaliser de nouveaux champs pour capturer des valeurs basées sur d’autres informations de champ (par exemple, valeurs de date triables spéciales, valeurs personnalisées pour répondre aux exigences de production). , etc.), ajoutez des filtres intelligents personnalisés et bien plus encore.

Votre équipe OpenText est disponible pour vous guider dans le développement des meilleurs modèles pour votre équipe et, en fin de compte, vous faire gagner beaucoup de temps.