Fournir une infrastructure de classe mondiale en Lettonie et au-delà

Depuis 1993, Classeurs est à l’avant-garde du secteur de la construction en Lettonie. Les projets d’infrastructures nationales, notamment les routes, les chemins de fer, les pistes et bien plus encore, représentent environ 90 % de notre portefeuille annuel. Notre objectif est de construire des infrastructures durables et de haute qualité qui soutiennent les personnes et les entreprises partout au pays. Nous exploitons même notre propre laboratoire privé (le plus grand de Lettonie) pour tester nos matériaux de construction et garantir qu’ils sont de la plus haute qualité.

C’est une période passionnante pour la construction en Lettonie. De grands projets d’infrastructures publiques se profilent à l’horizon, notamment Rail Baltique: un projet ambitieux qui vise à connecter tous les États baltes au réseau ferroviaire européen plus large. Chez Binders, nous souhaitons jouer un rôle actif dans ces projets, ce qui signifie qu’il est crucial pour nous de fournir un travail de haute qualité de la manière la plus rentable possible.

Construire des opérations Lean

Pour nous permettre de répondre avec succès à ces nouveaux projets, nous voulons nous assurer que nos opérations sont aussi simples et efficaces que possible. Nous étions convaincus que le remplacement de nos processus commerciaux papier par des flux de travail numériques améliorerait considérablement notre efficacité.

Dans le passé, nous nous appuyions presque exclusivement sur le papier pour prendre en charge tous les aspects du cycle de vie du projet : depuis la réponse aux appels d’offres publics et la rédaction de documents d’ingénierie jusqu’à la comptabilité financière et les rapports réglementaires.

Nous avions l’habitude de créer trois copies identiques de la plupart de ces documents (une pour notre usage opérationnel, une pour nos dossiers et une pour notre régulateur), ce qui signifiait que la plupart des projets généraient plus de 1 500 pages de papier. En une seule année, nous devions souvent gérer plus de 90 000 documents, ce qui représentait une perte importante de notre temps et de nos ressources.

Optimiser la gestion de projet

Pour optimiser notre approche de la gestion de projet, nous nous sommes tournés vers OpenText et notre partenaire technologique local Esprit numérique. En utilisant ECM étendunous avons fondamentalement transformé la façon dont nous gérons les documents dans l’ensemble de notre entreprise.

En intégrant OpenText à d’autres solutions numériques, nous avons remplacé presque tous nos documents papier par des enregistrements numériques, éliminant ainsi les défis précédents liés à l’approche papier. Par exemple, nos équipes juridiques et comptables n’ont plus besoin de transférer physiquement les contrats et les factures d’un bureau à l’autre pour examen et approbation. Au lieu de cela, les équipes appropriées effectuent désormais ces actions dans la solution de gestion de contenu OpenText. Via une connexion VPN et un navigateur mobile, ils peuvent même le faire depuis leur smartphone lorsqu’ils sont en déplacement ; c’est plus rapide et plus facile que jamais.

Tout au long du projet, le soutien que nous avons reçu de Digital Mind a été exceptionnel. L’équipe a pris le temps de comprendre le fonctionnement de notre entreprise et nous a aidé à trouver des moyens efficaces de numériser nos processus conformément aux meilleures pratiques de l’industrie. Digital Mind nous a également donné accès à un certain nombre de modèles prédéfinis, ce qui nous a évité de réinventer la roue pour obtenir les fonctionnalités souhaitées. L’ensemble du processus de déploiement a été très rapide et fluide.

Libérer les avantages de la numérisation

Cela fait maintenant cinq ans que nous avons lancé la plateforme de contenu OpenText pour la première fois, et il est vraiment difficile d’imaginer la vie sans elle. Presque tous nos collaborateurs du back-office utilisent désormais la solution pour soutenir leur travail quotidien, ce qui accélère considérablement nos activités de gestion de projet. Par exemple, notre processus de transfert de fin de projet est désormais 50 % plus rapide, car il n’est pas nécessaire de parcourir manuellement nos archives pour trouver les documents dont nous avons besoin.

Il est révolu le temps où nous créions trois copies identiques de chaque document. Aujourd’hui, nous stockons les documents créés dans la plateforme de contenu OpenText sur la plateforme de nos régulateurs. À la fin du projet, nous n’avons pas besoin d’envoyer presque aucun document au client, tout est déjà stocké numériquement dans la plateforme.

Grâce à notre partenariat avec OpenText et Digital Minds, Binders élève l’efficacité opérationnelle vers de nouveaux sommets. En conséquence, nous sommes dans une position plus solide pour soumissionner – et remporter – davantage de projets d’infrastructure publique et fournir des infrastructures de classe mondiale à la population lettone.

Lisez notre étude de cas OpenText pour en savoir plus.