Faites-en plus avec le principe DRY

Prenez une minute et pensez à vos tâches quotidiennes. Je suis sûr que beaucoup d'entre eux sont susceptibles d'être répétitifs et longs, que vous travailliez dans un bureau ou à domicile. Mais, existe-t-il un moyen de réduire cette charge de travail afin que vous soyez productif au lieu d'être occupé ?

Calendrier – Calendrier

Heureusement, vous pouvez essayer plusieurs stratégies. Les exemples incluent la Matrice d'Eisenhower ou le Principe de Pareto. Mais, avez-vous essayé le principe DRY ?

Qu'est-ce que DRY, et comment ça marche ?

Andy Hunt et Dave Thomas, dans leur livre The Pragmatic Programmeront inventé l'expression « don' t répéter toi-même » en 1999. Ils décrivent DRY comme « Chaque élément de connaissance doit avoir une représentation unique, sans ambiguïté et faisant autorité dans un système. »

En génie logiciel, DRY est une technique pour réduire la répétition dans le code. Les codeurs rationalisent le codage à l'aide d'une source unique et réutilisable, alias « extrait », le cas échéant. Par conséquent, le nom, ne vous répétez pas.

En plus de gagner du temps, écrire la même chose plusieurs fois signifie qu'il y a moins de place pour l'erreur humaine. Après tout, si vous faites une erreur une fois, vous la ferez probablement deux fois. De plus, si vous décidez d'apporter des modifications, vous n'avez qu'à le faire une seule fois.

En fin de compte, moins de code est bon. Cela économise du temps et de l'énergie. C'est beaucoup plus facile à entretenir. Et, cela réduit également la probabilité de bogues.

Alors que le principe DRY s'appliquait à l'origine au développement de logiciels, il peut être adopté dans d'autres facettes. Par exemple, quotidiennement, combien d'e-mails envoyez-vous et recevez-vous ? Essentiellement, vous recréez la même structure avec un libellé légèrement différent avec chaque e-mail. Et, lorsque votre calendrier est déjà réservé, cela peut être très fastidieux.

DRY exige que vous preniez note de toutes vos actions tout au long de la journée, une par une. Vous pouvez inclure des tâches appartenant aux catégories suivantes afin de répondre à cette exigence :

• Événements imprévus, tels qu'un appel téléphonique d'un client ou un SMS urgent d'un collègue.
• Obligations mensuelles et annuelles, comme les rapports annuels et réunions en tête-à-tête avec les membres de l'équipe.
• Routines quotidiennes et vos principales priorités.

Une fois que vous avez compilé cette liste, vous pouvez déterminer celles qui s'appliquent à le Principe SEC. À partir de là, notez à quel point chacun est répétitif, chronophage et intimidant et notez-le. Si les meilleurs candidats sont qualifiés pour le principe DRY, vous pouvez en automatiser autant que possible.

Dans certains cas, vous ne pourrez pas automatiser toutes les tâches. Cependant, vous pouvez rationaliser certaines parties.

Où vous répétez-vous ?

Avez-vous déjà utilisé un système comme Getting Things Done (GTD) ? Si tel est le cas, le principe DRY devrait être facile à comprendre car les deux suivent un processus similaire. DRY, cependant, vise à éviter les processus redondants.

Pour commencer, tenez un journal quotidien pendant au moins une semaine. Ensuite, vous devriez suivre votre temps pour une image plus précise pendant environ un mois. Cela vous permet de prendre note de vos tâches de routine. Mais, cela devrait également vous aider à identifier les occurrences moins fréquentes.

Voici quelques pointeurs que vous pouvez utiliser tout en suivi de votre temps.

• Ajoutez des tâches non planifiées ou non planifiées, comme répondre à l'e-mail d'un client .
• Gardez une trace des tâches mensuelles et annuelles. Des exemples en sont les rapports trimestriels, les audits, la facturation et la maintenance technique.
• Demandez aux autres quelles sont leurs tâches de routine pour combler les lacunes.

J'espère que vous avez maintenant une vue d'ensemble de vos tâches. Ensuite, vous devez décider quelles tâches sont les mieux adaptées à DRY.

Vous pouvez le faire en utilisant les outils sur lesquels vous comptez pour suivre vos tâches. Par exemple, vous pouvez créer des balises ou des étiquettes pour chaque catégorie de votre liste de tâches ou de votre application de suivi du temps. Les catégories peuvent ensuite être ajoutées sous forme de colonnes dans une feuille de calcul. Ou, vous pouvez aller à l'ancienne et les écrire avec un stylo et du papier.

Pour faciliter ce processus, concentrez-vous sur les catégories correspondantes ;

• Points douloureux. Ce sont les activités que vous redoutez tellement qu'elles vous font remettre à plus tard
• Bottlenecks. Quelles tâches embourbent le reste de votre journée ?
• Tâches qui demandent beaucoup de temps. Examinez les résultats de votre suivi du temps et déterminez les tâches qui consomment le plus de temps.
• Travail qui se répète. Quelles tâches vous surprenez-vous à faire encore et encore ?

En raison de la catégorisation de vos tâches, vous pouvez désormais identifier les tâches qui conviennent à DRY. DRY est le plus susceptible de bénéficier aux tâches de nature répétitive. Vous pouvez éliminer les tâches répétitives de votre liste si elles ne sont pas essentielles afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui est important.

Créer des modèles

Après avoir découvert où vous vous répétez, vous pouvez maintenant trouver des moyens de les éliminer. Et, le point de départ le plus accessible est peut-être les modèles.

Dans la plupart des cas, les modèles sont des documents vierges qui doivent être remplis. Vous pouvez soit en créer un à partir de zéro, soit télécharger un préfabriqué en ligne. Quoi qu'il en soit, les modèles vous feront gagner du temps, car vous ne créez plus constamment des e-mails, des factures ou des calendriers tous les jours.

En règle générale, les modèles sont les plus nécessaires dans les domaines suivants :

• E-mails. Les employés de bureau reçoivent en moyenne 121 e-mails par jour. Par conséquent, il est possible que vous envoyiez les mêmes e-mails à plusieurs reprises. Vous pouvez créer votre propre modèle en supprimant toutes les informations personnelles et en les sauvegardant pour une utilisation ultérieure.
• Communications internes. Examinez vos communications les plus récentes et recherchez des modèles. Même un modèle minimal peut soulager votre stress et vous faire gagner du temps.
• Documents externes. Les contrats, les propositions, les factures semblent tous se ressembler. Cependant, lorsque vous supprimez les informations spécifiques à vos clients et partenaires, vous disposez d'un modèle à utiliser et vous pouvez le personnaliser selon vos besoins.
• Présentations. Préparez un modèle de présentation si vous faites plus d'une présentation par an. Ensuite, quelle que soit la différence entre chaque présentation, la structure de base peut rester la même.

Encore une chose avec les modèles. Vous devez les considérer comme des documents non statiques. Vous devez donc mettre à jour le modèle si vous remarquez que vous effectuez toujours les mêmes modifications.

Automatiser les tâches de routine

Au cours de votre journée de travail, vous effectuez plusieurs tâches répétitives. Mais, quelles tâches commerciales devriez-vous envisager d'automatiser ?

Pour commencer, la planification des rendez-vous. Il est facile de planifier des rendez-vous avec les applications de calendrier. Vous pouvez envoyer votre calendrier par e-mail ou le lier à votre site Web. Vous pouvez maintenant montrer aux autres votre disponibilité afin qu'ils puissent sélectionner une heure et une date qui leur conviennent. Une fois choisi, l'événement sera automatiquement ajouté aux horaires de tous les participants.

Le tri et la réponse aux e-mails, la publication sur les réseaux sociaux et le remplissage de formulaires en ligne peuvent également être automatisés. Cela est également vrai pour les propositions, la facturation, le service client et la sauvegarde des données.

Vous n'aurez peut-être qu'à consacrer quelques minutes à chaque tâche. Mais ils s'additionnent rapidement et détournent votre attention.

Suivez la règle des 30x

Jusqu'à présent, nous n'avons évoqué que les nombreuses façons dont vous pouvez tirer parti des outils et des messages pour gagner du temps. Cependant, DRY peut également être utile dans vos activités quotidiennes.

« La plupart des managers penseraient que c'est fou de passer 2,5 heures à former quelqu'un à faire une tâche de 5 minutes parce qu'ils pensent « ce serait juste plus rapide de le faire moi-même » notes Consultant en gestion Rory Vaden. « C'est parce que la plupart des managers sont coincés dans la pensée classique « d'urgence » de n'évaluer leurs tâches qu'à l'intérieur de la construction d'une journée. »

« Dans ce cas, cela n'a jamais de sens de passer 2,5 heures former quelqu'un à faire une tâche qu'il pourrait faire lui-même en seulement 5 minutes », explique Vaden.

Selon Vaden, vous devriez allouer 30 fois plus de temps pour former les autres pour toute tâche qui peut être déléguée et répétée. Par exemple, une tâche de cinq minutes déléguée et formée pendant 2,5 heures vous fera gagner 1 100 minutes (sur 18 heures !), selon la règle 30-X.

Mathématiquement parlant, c'est le temps total de la tâche (5 minutes 250 jours ouvrables) ) – Temps de formation (5 minutes).

Il s'agit de rester au SEC

Comme tous ces processus se font en arrière-plan, vous aurez plus de temps libre car vous n'aurez pas besoin d'effectuer des tâches répétitives manuellement. Ainsi, lorsqu'il s'agit de gestion du temps, le principe DRY est un outil efficace à expérimenter.

En maximisant votre production maintenant, vous aurez plus de temps à consacrer aux choses qui comptent le plus à l'avenir. Et, pour commencer, jetez un œil à votre charge de travail actuelle et voyez s'il y a quelque chose que vous pouvez automatiser selon le principe DRY.

Crédit image : Francesco Ungaro ; Pexels ; Merci !

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