Encouragez les employés à conserver leur calendrier en ligne

Bien qu’il s’agisse d’un élément essentiel de la vie moderne, principalement parce que le travail à distance devient de plus en plus courant, la plupart des gens ne sont pas fans de calendriers en ligne. Et, c’est une part. Après tout, les employés peuvent les utiliser pour rester organisés, et les patrons les utilisent pour garder une trace de ce qui se fait.

Malheureusement, la plupart du temps, le travail à faire n’est que la gestion du calendrier. En conséquence, il n’est pas rare que les employés remplissent leurs boîtes d’une demi-heure avec des tâches, des réunions et des responsabilités personnelles. Mais même après cela, les collègues, les clients et les patrons vous le prennent. En conséquence, des journées auparavant productives se transforment en une série aléatoire de réunions et de pauses rapides, avec peu de travail réel accompli.

Il n’est donc pas surprenant que certains employés résistent à l’utilisation de calendriers en ligne. Mais, vous pouvez changer cela. Comment? En incitant votre équipe à conserver ses agendas en ligne.

1. Prenez les devants.

Pour réussir dans toute initiative, vous devez montrer l’exemple. Lorsque les dirigeants sont disposés à accompagner leurs employés à travers les changements, les employés sont beaucoup plus susceptibles de suivre leurs conseils.

Selon les mots du conférencier sur le leadership John Maxwell, « Un leader connaît le chemin, suit le chemin et montre le chemin. » En franchissant le pas en premier, les dirigeants montrent que c’est sans danger pour les autres.

Avant de présenter un calendrier en ligne aux autres, vous devriez commencer à l’utiliser vous-même. Ensuite, vous pouvez le vendre à d’autres. À mon avis, cela met en évidence les avantages des calendriers en lignetel que;

• Les calendriers en ligne sont facilement accessibles depuis n’importe quel appareil.
• La capacité à programmer des réunions et des rendez-vous de partout.
• Vous pouvez également configurer des rappels pour éviter de manquer des réunions et des rendez-vous importants.
• En prévoyant du temps pour terminer des projets importants, vous pouvez terminer ceux qui sont prioritaires ou qui ont une échéance. En bref, les calendriers en ligne peuvent être utilisés pour rester sur la bonne voie et faire avancer les choses.
• Les réunions et les rendez-vous réguliers peuvent être définis comme des événements récurrents pour éviter conflits de calendrier.

Vous voir travailler de manière plus productive encouragera également vos employés à utiliser votre calendrier en ligne.

Dans le même temps, partagez également les avantages des calendriers en ligne en dehors du lieu de travail. Par exemple, gérer un emploi du temps familial ou planifier un événement amusant comme un soirée piscine.

2. Fournir une formation personnalisée.

« La formation doit répondre aux besoins de l’individu si vous voulez que vos employés l’acceptent », écrit Beth Thornton pour Inspirez le logiciel. « Vos efforts doivent refléter les origines diverses de votre main-d’œuvre diversifiée. » Il n’y a pas deux personnes identiques, alors assurez-vous de tenir compte de ce qui les rend différentes.

« Alors que certains employés préfèrent les cours en ligne, d’autres préfèrent un coaching personnel et individuel », ajoute Thornton. « La clé pour inspirer l’enthousiasme et l’intérêt pour le logiciel d’apprentissage et de développement est de le présenter comme une opportunité pour les employés d’acquérir des compétences et d’acquérir un avantage concurrentiel dans leur carrière professionnelle. »

Lors de l’élaboration de votre stratégie de formation, vous devez prendre en compte :

• Comment dois-je former mes employés ?
• Quels employés ou départements ?
• Qu’en est-il des différents styles d’apprentissage ?
• Existe-t-il un système de récompense pour l’achèvement de la formation ?
• Puis-je raisonnablement m’attendre à une adoption ?

Pour vous aider à démarrer avec votre stratégie d’intégration de logiciels, voici quelques choses à faire :

• Tout d’abord, découvrez quel type d’entraînement est le plus confortable pour votre équipe.
• Mettez en évidence les avantages d’un calendrier en ligne.
• Personnalisez vos incitatifs.
• Établir un calendrier de réalisation de la formation (avec des objectifs).
• Promouvoir l’apprentissage à tous les niveaux.
• Enfin, appliquez de nouvelles compétences en matière de calendrier à des projets réels.

3. Offrir des opportunités de pratique.

Il est impératif que votre équipe pratique les fonctionnalités essentielles d’un calendrier en ligne si elle veut l’utiliser de manière professionnelle. Demandez-leur donc de s’exercer sur vous plutôt que sur leurs clients ou leurs collègues. De plus, assurez-vous de leur faire savoir que vous êtes heureux de les aider s’ils ont des questions plus tard.

Cependant, pour rendre cette réunion plus productive, voici quelques façons pour vous deux de vous préparer.

• Invitez-les à vous rencontrer. Un calendrier en ligne facilite la planification des réunions. Fini le temps des e-mails aller-retour. Au lieu de cela, vous pouvez simplement demander à votre équipe de l’ajouter au calendrier.
• Demandez un rapport d’analyse. Les utilisateurs peuvent voir comment et avec qui ils passent leur temps sur certains calendriers. Demandez aux membres de l’équipe de partager un résumé de leurs réunions après en avoir programmé quelques-unes. Ils doivent comprendre les fonctionnalités de création de rapports de leur calendrier en ligne s’ils veulent en tirer le meilleur parti.
• Invitez-les à coder par couleur. Le code couleur permet vous permet de consulter rapidement les informations de votre calendrier. Donnez-leur une idée de la signification des différentes couleurs et laissez-les choisir un schéma qu’ils aiment.

4. Commencez par des événements amusants.

Boostez l’adoption de votre équipe en la rendant amusante. Après tout, tout le monde aime être inclus. Par exemple, faites savoir que le calendrier de l’entreprise est le seul moyen de recevoir des informations sur les événements de la culture d’entreprise, comme les fêtes et les activités de team building.

Vous pouvez commencer à ajouter les éléments moins amusants une fois que les employés utilisent déjà le calendrier en ligne. Après cela, introduisez progressivement les tâches, les délais et les réunions. Dans peu de temps, tous les événements de l’entreprise pourront être consultés sur le calendrier en ligne.

5. Profitez de la gamification.

« Le concept de gamification sur le lieu de travail implique d’incorporer des défis et des tâches pour rendre le travail plus engageant », explique John Hall, co-fondateur de Calendar. « Les employés en sont récompensés comme un moyen de rendre le travail plus agréable et significatif pour eux. »

Il faut bien comprendre que la gamification n’est pas conçue pour transformer le travail en jeu, explique-t-il. « Au lieu de cela, le concept combine des mécanismes de jeu avec des responsabilités professionnelles pour augmenter la productivité et rendre votre travail plus intéressant. » L’engagement des employés peut même inciter les employés à se concentrer sur le bien commun de l’entreprise.

Voici des exemples de gamification en milieu de travail :

• Au lieu d’utiliser des présentations ou des manuels, un mini-cours en ligne peut être utilisé pour former les employés avec des quiz, des personnages amusants et des évaluations.
• Des certificats seront décernés aux employés qui suivent un cours en ligne.
• La concurrence amicale peut améliorer l’engagement et la productivité des employés. Un classement basé sur des points peut être utilisé pour y parvenir.
• Reconnaissance instantanée via les médias sociaux.
• Incitatifs de voyage, comme assister à un événement de l’industrie.

Vous devez cependant suivre votre progression pour assurer une bonne gamification. En conséquence, vous pouvez suivre vos progrès et voir jusqu’où il vous reste à faire, dit Hunter Meine dans un précédent article de Calendar. « Un enregistrement de vos progrès vous aidera également à ajuster la difficulté de votre gamification à mesure que votre productivité s’améliore et que vous avez besoin d’un défi supplémentaire. »

« Tu peux suivez vos progrès en utilisant votre calendrier ou en l’écrivant manuellement », ajoute-t-il. Pour participer pleinement au jeu, vous pouvez créer des graphiques et des dessins amusants sur un planificateur ou un tableau d’affichage. « Même prendre des notes sur votre téléphone sera mieux que de négliger de suivre n’importe quoi. »

6. Ne soyez pas un patron « contrôlant ».

Ne tournons pas autour du pot ici. Les employés détestent la microgestion. Plus précisément, il a été constaté que la microgestion augmente le roulement du personnel et désengage les employés. De plus, cela étouffe la créativité, l’innovation, la confiance et le travail d’équipe.

Qu’est-ce que cela a à voir avec les calendriers en ligne de l’équipe ? Eh bien, ne soyez pas trop exigeant. Par exemple, demander à vos employés de partager leurs calendriers avec vous est acceptable. Mais, ils n’ont pas non plus besoin de partager l’intégralité de leur calendrier avec vous.

« Certes, la confidentialité pourrait être un problème pour un partage de calendrier réussi », écrit Kayla Sloan dans un article pour Calendar. « Mais beaucoup de gens fusionnent sans problème leurs calendriers professionnels et personnels. »

Par conséquent, la plupart des calendriers « ont des paramètres qui vous permettent de rendre certaines entrées privées et d’autres partagées ». De cette façon, les informations sensibles sont protégées des regards indiscrets.

« Cependant, tous les calendriers n’ont pas les mêmes capacités », ajoute Sloan. « Par conséquent, vous pouvez autoriser tout le monde à voir les rendez-vous personnels, à rendre les entrées vagues ou à ne pas les mettre sur les calendriers de travail. »

De plus, vous devez laisser vos employés personnaliser leurs calendriers. Les employés peuvent, par exemple, ajuster la vue d’une semaine à l’autre ou l’agenda s’ils partagent un agenda Google. En plus de changer les couleurs et les titres, ils peuvent également choisir les éléments qu’ils souhaitent afficher.

7. N’oubliez pas d’être courtois.

« La courtoisie est contagieuse – commençons une épidémie. » —Evan Esar

La courtoisie et l’avant-gardisme doivent être au premier plan de votre calendrier. Comment? Par encourager le protocole de calendrier en ligne.

• Utilisez les bons outils. Idéalement, vous devriez utiliser un calendrier accessible sur plusieurs plateformes. En outre, vous devez utiliser des outils qui s’intègrent parfaitement à votre calendrier. Lorsque vous le faites, cela améliore la communication et l’utilisation.
• Améliorez votre jeu de planification. La création d’une expérience de planification facile à utiliser est le meilleur moyen d’encourager l’étiquette du calendrier en ligne, entre autres. Des exemples seraient de répondre aux invitations, y compris les emplacements, et d’ajouter des notes.
• C’est bien de dire non. Cependant, assurez-vous votre équipe sait que ce n’est pas parce qu’elle a reçu une invitation qu’elle doit l’accepter. Il y a plein de fois où tu devrais dis non. »
• Vivez selon la règle d’or. En d’autres termes, traitez tout le monde avec respect. Cela signifie ne pas faire de changements de dernière minute, se présenter à l’heure et ne pas microgérer.

8. Vendez des calendriers en ligne de manière stratégique.

Nous avons tous ces employés exceptionnels. Vous savez, les personnes en qui tout le monde a confiance et que tout le monde admire. Si vous obtenez leur soutien, ils vous aideront à promouvoir les calendriers en ligne.

C’est une chose que votre patron vous dise d’utiliser un calendrier en ligne. L’entendre de quelqu’un que vous respectez est une autre histoire.

Les employés talentueux tireront probablement parti des technologies qui facilitent leur travail, comme les calendriers en ligne. Et ils diront aux autres pourquoi ils devraient aussi les utiliser.

Crédit d’image : productions du campus ; Pexel ; Merci!

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