Efforts médico-légaux pour moderniser l’informatique dans une agence d’enquête sur la corruption sud-africaine

Créée en 1996, l’Unité d’enquêtes spéciales (SIU) d’Afrique du Sud a agi en tant qu’organisme de confiance en matière de lutte contre la corruption, d’enquête médico-légale et de contentieux pour recouvrer les pertes financières et corriger les actes répréhensibles. Mais une longue histoire est semée d’embûches technologiques et d’inefficacités. Une organisation comme le SIU n’a pas ce luxe.

Le CIO Tumelo Zwane comprend l’importance des nouvelles technologies dans la rationalisation des opérations du SIU, et elle et son équipe ont récemment commencé à mettre à jour la technologie de communication et de collaboration de l’unité. Le projet a démarré début 2022. À l’époque, SIU utilisait encore Groupwise, une plateforme prenant en charge le courrier électronique, la messagerie instantanée et la gestion de documents, a déclaré Zwane. Bien qu’un nombre important d’organisations utilisent encore Groupwise, beaucoup ont choisi de s’éloigner de la plateforme et de passer à une technologie plus récente.

« D’un point de vue technologique, Groupwise ne répondait plus à nos besoins et ne disposait pas des fonctionnalités que nous recherchions », explique-t-elle. Cette décision fait partie de la stratégie plus large de transformation numérique et de migration vers le cloud de SIU, qui a débuté il y a près de quatre ans dans le but de normaliser sa vaste pile technologique. Cependant, comme elle le souligne, SIU n’est pas entièrement basée sur le cloud, mais utilise plutôt une stratégie hybride. Les lois sur la souveraineté des données et les structures de gouvernance dictent quels types d’informations peuvent et ne peuvent pas être stockées dans le cloud.

Naviguer dans la transition

Bien sûr, ce n’était pas une tâche facile. Surtout compte tenu de la quantité de données gérées par l’agence. « La plupart des gens utilisaient leur boîte aux lettres comme outil d’archivage, c’est pourquoi certains utilisateurs disposaient de très grandes boîtes aux lettres », explique-t-elle.

SIU a travaillé avec et a reçu les conseils d’un fournisseur de services gérés (MSP) pour mettre en place la migration, mais a fini par effectuer le travail de migration lui-même. « Nous avions des délais et des objectifs que nous souhaitions atteindre au sein de notre organisation, mais en regardant les différents schémas que nous avons obtenus lorsque nous avons demandé de l’aide au marché, nous avons réalisé que cela allait prendre beaucoup plus de temps que nous l’avions espéré », dit-elle. « Nous avons donc étudié différentes exigences, bonnes pratiques et approches, les avons testées, mis en œuvre les conditions préalables nécessaires et avons pu tout migrer nous-mêmes. » Pour cette raison, elle a divisé son équipe en groupes fonctionnels et a formé chaque individu pour qu’il se concentre sur des tâches spécifiques. Si un utilisateur rencontrait un problème spécifique, un membre de l’équipe pouvait l’aider et le résoudre.

La décision de tout faire à l’interne était importante pour assurer la continuité opérationnelle de l’UES et assurer la pérennité de l’organisation. « Nous créons notre propre bois et développons nos propres capacités afin de pouvoir entreprendre avec plus de confiance des projets similaires à l’avenir », dit-elle.

le pouvoir de la planification

Pour commencer, ils ont conseillé d’archiver et de sauvegarder certaines données. Ils ont également dû trouver comment migrer sans créer de périodes pendant lesquelles les utilisateurs ne pourraient pas accéder à leur messagerie. La plupart des travaux devaient donc être effectués de nuit.

Mais le timing n’était pas le seul problème. Les compagnies d’électricité sud-africaines ont temporairement coupé la distribution d’électricité dans certaines zones afin de réduire la demande en énergie. Cela a rendu le processus de transfert de données plus complexe. « Si vous migrez beaucoup de données et que l’électricité est coupée, vous devez tout recommencer », explique-t-elle. Pour atténuer ce problème, ils surveillaient de près les calendriers de coupure de courant pour garantir que les tentatives de transfert de données ne soient pas interrompues. « Il a fallu beaucoup de planification minutieuse et de synchronisation des ressources pour obtenir le bon timing », a-t-elle ajouté, ajoutant qu’il s’agissait d’un obstacle de taille, mais gérable.

Avec le recul, Zwane n’aurait probablement pas fait très différemment si ce n’était d’être plus proactif en fournissant des informations aux utilisateurs à chaque étape du parcours. « Nous avons diffusé beaucoup d’informations tout au long du processus, et si c’était à refaire, nous les aurions bombardés d’informations car ils n’avançaient pas nécessairement au rythme que nous souhaitions », dit-elle. « Nous n’avions donc pas d’autre choix que de nous recycler », dit-elle. « Il est vraiment important de rester sur la même longueur d’onde que vos utilisateurs. La communication et la gestion du changement font une grande différence. »

Zwane a déclaré que l’un des plus grands avantages de cette décision était qu’elle créait une SIU dotée de davantage de capacités numériques. Le SIU fonctionne désormais sur une plateforme plus agile, largement utilisée dans les secteurs public et privé. « La plateforme de Microsoft a changé la façon dont les organisations fonctionnent, en créant et en augmentant la productivité et l’efficacité. Elle a réduit les délais d’exécution des enquêtes et nous a permis d’être plus efficaces dans notre travail », a-t-elle déclaré.