District Medical Group transforme son approche de la gestion des données

Lorsque Kevin Rhode a pris le rôle de CIO du District Medical Group (DMG) basé en Arizona en mai 2020, il a fait face à sa part de défis. Non seulement c’était le début de la pandémie de COVID-19, mais le cabinet de groupe médical intégré à but non lucratif venait d’acheter cinq cliniques de soins primaires qui devaient être intégrées à l’organisation existante.

DMG se compose d’un hôpital de soins aigus de 450 lits, de trois centres de santé comportementale pour patients hospitalisés, d’un centre de spécialité ambulatoire, de 11 centres de santé familiale, d’un service d’urgence et d’un centre de soins aux brûlés de renommée internationale, tous desservant plus de 450 000 patients par an.

Lorsqu’il a pris la tête de DMG, la première étape de Rhode a été d’évaluer les capacités de reprise après sinistre, de continuité des activités, de sauvegarde et de gestion des données de l’organisation. Même sans l’ajout des nouvelles cliniques, les volumes de données DMG s’accumulaient rapidement et les sauvegardes étaient lentes et inefficaces, prenant en moyenne 36 heures.

« Mon prédécesseur était vraiment axé sur les applications et notre équipe d’applications est excellente », déclare Rhode. « Cependant, le côté infrastructure était un peu faible, j’ai donc passé les deux dernières années à reconstruire l’infrastructure, à vraiment réorganiser le réseau et à examiner comment nous sommes configurés, comment notre réseau fonctionne et comment nous ‘ reconnecter nos cliniques individuelles et nos différents sites ensemble.

Présentation de la chambre froide

Pour résoudre ses problèmes de gestion et de sauvegarde des données, Rhode explique que DMG devait être en mesure d’identifier rapidement les « données froides » rarement consultées et de les transférer vers un stockage hors site, mais de pouvoir ensuite les récupérer facilement dans son environnement informatique si quelqu’un avait besoin d’y accéder. Pour faciliter cela, Rhode s’est tourné vers Komprise Intelligent Data Management, qui a permis à DMG d’identifier et de hiérarchiser toutes ses données, en déplaçant toutes les données qui n’avaient pas été consultées au cours des deux dernières années ou plus vers le service de stockage de données Wasabi Cloud, libérant ainsi la moitié l’espace sur les serveurs de fichiers Windows de DMG.

Groupe médical de district

L’équipe de stockage a également segmenté les données archivées dans Wasabi en compartiments pour chaque année. Tout ce qui dépasse la politique de conservation de DMG de 10 ans est supprimé.

« Nous essayons de conserver les trois premières années de données actives dans le système de production afin qu’elles soient disponibles pour les docs », explique Rhode. « Nous servons une population d’enfants, donc souvent nous regardons loin dans l’histoire pour obtenir des informations. Nous avons donc les archives liées à notre plate-forme afin qu’ils puissent remonter aussi loin qu’ils le souhaitent.

Auparavant, toutes les données et tous les rapports stockés dans les systèmes de données internes de DMG, y compris les données remontant au début des années 1990, se trouvaient sur des lecteurs que DMG sauvegardait chaque nuit, explique Rhode, estimant que le fournisseur de soins de santé économisera environ 100 000 $ sur trois ans en déplacer les données froides des serveurs Windows vers un stockage en nuage Wasabi moins coûteux. Cette décision a déjà réduit les données de sauvegarde de 5,5 To et accéléré les processus de sauvegarde de 75 %.

Moderniser l’analyse des soins de santé

Avec le processus de gestion et de sauvegarde des données de DMG réajusté, Rhode pourrait alors se concentrer sur son objectif primordial de moderniser les capacités d’analyse du fournisseur de soins de santé. Les acquisitions de la société en 2020, tout en aidant DMG à se développer, signifiaient également que l’organisation disposait soudainement d’une multitude de nouveaux dossiers médicaux électroniques (DME) qui enregistraient les données de différentes manières.

« Avec l’acquisition des cliniques lorsque je suis arrivé, nous avions cinq DME différents », explique Rhode. « Une bonne partie de mes deux premières années a été consacrée à l’intégration de ces cliniques. À la fin de l’année dernière, nous avons fini de rassembler tout le monde sur la plate-forme Cerner. Nous terminons à l’instant la dernière migration des données d’une des plateformes vers le système d’archivage que nous avons sélectionné.

Rhode, qui n’est pas étranger aux migrations de données ou même aux implémentations EMR, affirme que la supervision de cinq intégrations EMR dans un autre système à la fois, la plupart en même temps, a probablement été le plus grand défi de sa carrière à ce jour.

«Nous avions un calendrier très serré», dit-il. « Si je devais revenir en arrière et tout recommencer, j’aurais probablement ralenti et ajouté six mois supplémentaires à la chronologie, juste pour stabiliser un peu les choses et m’assurer que nous avions les bonnes choses en place. »

Avec les DME enfin intégrés, l’équipe de Rhode travaille maintenant avec des cliniciens pour effectuer une évaluation de la force de la plate-forme Cerner et comprendre où se trouvent les points faibles.

« Nous effectuons une rotation de notre équipe dans les cliniques afin d’avoir une personne sur place au moins une fois par semaine », explique Rhode. « Nous avons une longue liste de problèmes que nous pouvons résoudre, nous nous connectons donc avec les fournisseurs et nous nous assurons qu’ils ont ce dont ils ont besoin pendant qu’ils apprennent ce nouveau système. »

En réfléchissant à l’expérience, Rhode dit que sa plus grande conclusion est que, bien qu’il soit absolument nécessaire de planifier soigneusement les migrations de données, ce plan n’est qu’une ligne directrice au moment de l’exécution.

« Vous devez être suffisamment flexible pour changer ce plan », dit-il. « La complexité de nos données, la complexité de toutes les interactions qui doivent se produire au quotidien, quand on pense au nombre de personnes impliquées dans un seul rendez-vous, la complexité des systèmes que nous exploitons, c’est juste étonnante. Dans cette complexité, que pouvez-vous contrôler ? »

Rhode conseille d’identifier ce que vous pouvez contrôler et de mettre de côté le reste pour surmonter les défis de la migration et créer de la valeur commerciale.

« Insister sur ces choses qui échappent à votre contrôle n’en vaut pas la peine », déclare le CIO. « En fin de compte, votre travail consiste à améliorer la capacité des prestataires à aider les patients. Concentrez-vous sur ce que vous pouvez contrôler et travaillez en étroite collaboration avec les parties prenantes de votre environnement. »