Déployer un nouveau logiciel d’entreprise ? Étapes pour un lancement réussi

Vous avez donc acheté un nouveau logiciel et devez le déployer auprès de vos parties prenantes. Quelles mesures pouvez-vous prendre pour réussir le lancement de votre produit ?

Que votre logiciel soit déployé dans le Cloud, cloud privé ou hors cloud, vous aurez besoin d’un plan pour garantir un déploiement fluide et une adoption réussie par les utilisateurs. Tout d’abord, élaborez un bon plan de communication. Ce plan doit inclure toutes vos parties prenantes, leurs rôles, le type d’informations dont elles auront besoin et la fréquence à laquelle ces membres de l’équipe doivent être mis à jour. Pour les projets impliquant un grand nombre de parties prenantes, distillez votre plan de communication pour couvrir des rôles ou des équipes particulières et créez des listes de distribution de courrier électronique bien nommées. Une fois le plan en place, assurez-vous qu’il est suivi. Une bonne communication lors d’un déploiement logiciel à grande échelle :

• aider à socialiser les changements logiciels/systèmes à venir ;
• garantir l’adhésion continue des principales parties prenantes ; et
• diffuser des informations clés telles que les calendriers de formation, les informations d’assistance, les FAQ sur le nouveau logiciel, etc.

Et n’oubliez pas d’inclure un chemin clair à suivre pour vos parties prenantes afin qu’elles puissent soumettre leurs questions et préoccupations concernant le déploiement. Cela peut prendre la forme d’une adresse e-mail dédiée ou d’un système de ticket interne afin qu’elle puisse être surveillée par plusieurs personnes, ce qui facilite la fourniture de réponses rapides.

Identifiez vos équipes d’assistance

Les logiciels d’entreprise nécessitent souvent le soutien de nombreuses équipes différentes. Vous pouvez exiger que le service Achats acquière le matériel nécessaire pour héberger le logiciel. Le matériel doit ensuite être configuré, déployé et entretenu par le service informatique en fonction des besoins prédéterminés en matière d’architecture et de logiciels. Du personnel dédié peut être nécessaire pour prendre en charge le nouveau logiciel (par exemple, génération de nouveaux modules, support back-end, personnalisations, etc.). Une autre équipe pourra être amenée à transférer les données héritées des solutions logicielles obsolètes vers le nouveau programme. Et une équipe peut être amenée à fournir une formation et une assistance continues aux utilisateurs finaux.

Une fois ces équipes identifiées, assurez-vous que leur implication est correctement définie et ajoutée au budget global de votre projet. Votre fournisseur peut également être en mesure de tirer parti de son expertise en proposant services gérés, Support opérationnelou des services similaires.

L’évaluation des risques

Il est important de maintenir votre déploiement sur la bonne voie, surtout lorsque des délais précis sont impliqués. Dans cette optique, il est tout aussi essentiel d’élaborer une évaluation des risques comprenant une liste des éléments susceptibles de mal tourner et les mesures qui peuvent être prises pour éviter que cela ne se produise. Il doit également inclure les étapes à suivre si les mesures préventives ne suffisent pas à éviter le résultat malgré tous les efforts déployés.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau d’évaluation des risques qui inclut certaines de ces variables :

D’autres éléments que vous pouvez envisager d’ajouter à votre évaluation des risques incluent l’impact potentiel du projet, l’impact estimé sur les coûts, les retards et les modifications d’allocation des ressources. Votre fournisseur doit être en mesure de vous expliquer les opportunités de risque liées à votre plan de déploiement global.

Adoption par les utilisateurs

Une fois votre nouveau logiciel d’entreprise lancé, il sera nécessaire de former l’utilisateur final et les équipes d’assistance. Votre fournisseur proposera probablement des offres de formation et de certification pour répondre à certains de ces besoins. Cependant, obtenir l’adoption globale par les utilisateurs peut parfois demander un peu plus d’efforts. Nous souhaitons que nos utilisateurs tirent le meilleur parti de leur nouveau logiciel. Et nous voulons que nos équipes d’assistance profitent des opportunités d’efficacité. Voici quelques idées pour faciliter l’adoption globale par les utilisateurs :

1. Vérifiez si votre fournisseur propose du personnel d’assistance en détachement. Le fait d’intégrer quotidiennement les ressources expérimentées de votre fournisseur à votre personnel améliorera encore davantage l’expérience d’apprentissage de votre équipe et lui permettra d’être plus indépendante à l’avenir.
2. Planifiez des ateliers post-formation avec votre fournisseur pour passer en revue certains concepts d’automatisation et d’autres concepts d’efficacité. Cela permettra à votre équipe d’explorer les options de votre nouveau logiciel pour automatiser certaines fonctions, modéliser des configurations standard et d’autres idées d’amélioration des processus.
3. Organisez des « heures de bureau » ouvertes avec votre fournisseur pendant lesquelles les membres expérimentés de votre équipe se rendent disponibles pour répondre à des questions d’assistance à la volée pendant vos heures de bureau, à certaines dates. Cela peut s’avérer très utile dans les premiers jours suivant le lancement d’un produit, car cela donne à votre équipe des ressources immédiates pour obtenir de l’aide en cas de besoin.
4. Au fur et à mesure que votre nouveau logiciel sera utilisé à bon escient par vos équipes, vous constaterez que certains utilisateurs se sont plus facilement adaptés que d’autres à la nouvelle application. Sélectionnez quelques-unes de ces personnes et planifiez pour elles une formation logicielle plus avancée. Ces personnes peuvent ensuite être désignées selon les besoins en tant que formateurs, support aux utilisateurs finaux, évangélistes technologiques ou participer à des comités d’adoption par les utilisateurs.

L’adoption par les utilisateurs est un processus continu et garder votre logiciel à jour est important pour que vos utilisateurs soient heureux, productifs et reviennent. Demandez à votre fournisseur de faire une démonstration des nouvelles fonctionnalités. Et prenez le temps de revoir les processus existants pour voir si des améliorations peuvent être apportées sur la base des expériences passées ainsi que des nouvelles améliorations logicielles.

Procédures opérationnelles standard et meilleures pratiques

Au fur et à mesure que votre équipe acquiert plus d’expérience dans le logiciel, vous devrez commencer à élaborer des SOP et des meilleures pratiques. Ces directives sont importantes pour garantir la cohérence du produit de travail de votre équipe, garantir que le produit est utilisé au mieux de ses capacités et créer une continuité globale. Votre fournisseur peut également disposer de directives existantes qui peuvent être intégrées dans vos propres versions de SOP et de meilleures pratiques. Il pourra peut-être vous aider à les personnaliser pour les adapter à votre installation particulière. Mais ne laissez pas vos directives devenir obsolètes : prévoyez des intervalles pour réviser et actualiser ces documents si nécessaire.

Une dernière remarque : lorsque vous planifiez le déploiement d’un logiciel à grande échelle, le mieux est de travailler en étroite collaboration avec votre fournisseur. Découvrez les autres services et assistance dont ils disposent. En fin de compte, il peut s’avérer moins coûteux de tirer parti de leur soutien expérimenté que de développer ces mêmes compétences en interne, en particulier au début de l’intégration. Quoi qu’il en soit, votre succès est également celui de votre fournisseur. Alors profitez de leur soutien tout au long du processus.