Conquérir le processus Procure-to-Pay (P2P)

Les défis du processus Procure-to-Pay (P2P) : complexité, contenu et collaboration

Procure-to-Pay est l'un des processus métier financiers les plus couramment utilisés dans Microsoft® Dynamics 365™ Application commerciale de financement. Ce processus critique implique des contenus tels que les demandes d'achat, les bons de commande, les contrats, les preuves de livraison, etc. Il entremêle des départements essentiels tels que les achats, les comptes fournisseurs et la logistique tout en couvrant les étapes essentielles nécessaires pour obtenir des biens et services et les payer.

Le défi d'aujourd'hui dans le processus P2P est la grande complexité impliquée dans la gestion de nombreuses formes de contenu et l'orchestration de la collaboration des parties prenantes nécessaires pour examiner et approuver les éléments du processus.

Ce processus riche en contenu est souvent un mélange fragmenté d'efforts manuels et des processus semi-automatisés qui abordent des sujets et des questions tels que : 

• Accessibilité des documents : Qui a accès aux documents ? Tous les documents sont-ils visibles ?
• Utilisation de Microsoft Teams : Les utilisateurs de la comptabilité fournisseurs, des achats ou de la logistique utilisent-ils Microsoft Teams ? Cela peut présenter des défis supplémentaires avec la création de plus de silos de contenu et de chaos de contenu. (comme la signature) ou approuver dans le cadre du processus ?
• Conformité aux politiques et réglementations : Tous les documents et pièces jointes sont-ils conservés et régis conformément à la politique de l'entreprise et alignés sur les réglementations externes ?
• Organisation des documents : Si jamais l'entreprise est auditée, peut-elle fournir le documents facilement comme demandé ou s'agit-il d'un projet ardu et coûteux ?
• Surveillance du processus : Existe-t-il un moyen de surveiller l'ensemble du processus P2P pour garantir des performances optimales et résoudre les problèmes de manière proactive avant qu'ils ne deviennent incontrôlables ?

Chaos de contenu potentiel, mauvaise collaboration et problèmes de coût

Avec les défis actuels de l'intégration Dynamics 365 et SharePoint, les clients utilisent souvent à la fois les pièces jointes SharePoint et Dynamics 365, ce qui a ses limites et ses coûts. Par conséquent, le contenu est dispersé sur plusieurs sources, y compris sous forme de pièces jointes aux enregistrements Dynamics 365, et la correspondance avec les fournisseurs ou les parties prenantes internes n'est souvent pas enregistrée.

Des pertes de temps et des dépenses coûteuses peuvent être encourues si les processus ne sont pas rationalisés. Les équipes des achats et des comptes fournisseurs peuvent passer beaucoup trop de temps à manipuler des documents et à effectuer des audits qui peuvent devenir problématiques s'ils ne sont pas effectués correctement, ce qui peut entraîner des pénalités coûteuses. De plus, l'impossibilité de stocker la correspondance rend la collaboration et la résolution des litiges avec les fournisseurs difficiles.

Processus faibles = résultats médiocres

Des processus P2P faibles entraînent une longue liste de conséquences négatives pour une organisation. Ces conséquences peuvent être considérables et s'étendre à de nombreux services au sein d'une organisation.

Les conséquences typiques d'un processus P2P faible sont les suivantes :

• Perte de revenus  
• Accords bloqués  
• Mauvaise gestion des flux de trésorerie 
• Vendeurs et clients frustrés
• Manque d'inventaire
• Impossibilité de fabriquer en raison aux pièces manquantes

La bonne nouvelle est qu'il est possible de démêler ce processus compliqué. Ce ne sera pas facile mais cela peut être fait. Pensez-y un peu comme se faufiler dans la circulation du vendredi après-midi pour rentrer à la maison. Ce n'est pas facile, mais vous devez le faire si vous voulez atteindre votre destination.

Une approche holistique pour conquérir le processus P2P

Conquérir le processus P2P dans son intégralité nécessite un examen approfondi de chaque étape du processus, un ensemble d'outils complet pour répondre à ce qui est nécessaire pour terminer chaque étape et envisager d'automatiser entièrement les processus . Ce n'est pas quelque chose qui peut être vraiment résolu avec une approche progressive. Il doit être fait à fond pour être efficace.

Considérez chacun de ces domaines et comment ils peuvent vous aider à piloter vos processus commerciaux financiers :

• Capture : assurez-vous de capturer toutes les données et tous les documents qui sont des éléments essentiels du processus financier  
• Accès : Sécuriser l'accès à toutes les informations nécessaires à chaque partie prenante 
• Collaborer : partager et collaborer à l'élaboration et à l'approbation des documents avec une visibilité à chaque étape du processus 
• Préserver : stocker ou détruire les documents selon politique et réglementation de l'entreprise. les besoins de toutes les parties prenantes telles que les agents d'achat, la logistique, les chefs de projet, le personnel des comptes fournisseurs, les approbateurs de signatures, les responsables des fournisseurs, gestionnaires de cordons et plus encore. Le résultat final doit être un processus qui génère des métriques qui profiteront aux parties prenantes et gagneront l'adhésion.

  Envisagez un processus qui génère des métriques telles que :

  • Réduction du temps et des efforts pour créer un bon de commande et approuver une facture fournisseur [19659018]Réduction du taux d'exceptions 
  • Réduction du coût du papier et de la gestion du papier
  • Réduction de l'exposition pouvant entraîner une fraude potentielle  
  • Amélioration des flux de trésorerie 
  • Et plus encore… 

  Vous n'avez pas à vous attaquer à ce problème processus seul. Pour les entreprises qui souhaitent un processus Procure to Pay rationalisé qui se traduit par un contrôle accru des revenus et une réduction des comptes fournisseurs, la voie à suivre est une approche holistique qui automatise l'ensemble du processus, intègre tout le contenu et les actions nécessaires et élimine les interventions manuelles.

  OpenText™ Extended ECM pour Microsoft® Dynamics 365™ peut aider votre entreprise dans ses processus financiers.

  Découvrez comment OpenText peut aider votre entreprise avec ses processus financiers dans Microsoft® Dynamics 365™. Rendez-nous visite en ligne et contactez votre représentant OpenText.