Configurer la bibliothèque des actifs de l’organisation dans SharePoint Online

Qu’est-ce que la bibliothèque des actifs de l’organisation ?

Dans SharePoint Online, vous pouvez créer une bibliothèque de ressources spécifiques à votre entreprise, qui peut stocker des images fournies par votre entreprise à utiliser dans votre environnement SharePoint par tous les propriétaires de sites.

Types d’actifs de l’organisation

Vous pouvez créer deux types d’éléments d’organisation :

1) Photos

Une fois la bibliothèque des actifs de l’organisation configurée avec succès, lorsqu’un utilisateur ajoute le « composant WebPart image » à n’importe quelle page moderne dans SharePoint Online, l’utilisateur verra l’option « Votre organisation » dans le volet de gauche pour parcourir les images des bibliothèques.

2) Modèles de bureau

Une fois la bibliothèque de modèles Office configurée avec succès, lorsqu’un utilisateur choisit de créer un nouveau document Word, un classeur Excel ou une présentation PowerPoint, l’utilisateur verra l’onglet du nom de votre entreprise pour parcourir les modèles sous « Nouveau »

Les fichiers téléchargés dans la bibliothèque doivent être au format de modèle .dotx, .xltx, .potx.

(Apprenez à enregistrer un Document Word, Classeur Excel, Fichier PowerPoint comme modèle)

Comment configurer la bibliothèque des actifs de l’organisation

1. 1. 1. Créez un site SharePoint moderne (il peut s’agir d’un site d’équipe ou d’un site de communication). Nommez-le comme « Bibliothèque des actifs de l’organisation ».
      2. Vous pouvez créer une ou plusieurs bibliothèques de documents sous ce site :
         • • Par exemple: Bibliothèque de bannières, bibliothèque d’icônes, bibliothèque de logos, bibliothèque de photos du personnel de direction, bibliothèque de modèles de bureau, etc…
           • Vous pouvez spécifier jusqu’à 30 bibliothèques d’actifs d’organisation pour votre entreprise
           • Seules les bibliothèques peuvent être définies comme bibliothèques d’éléments d’organisation. Dossiers ne peut pas être définis comme bibliothèques d’éléments d’organisation.
      3. Définissez les autorisations sur le site. Ajoutez les personnes que vous souhaitez pouvoir télécharger des fichiers en tant que membres du site. Ajouter « Tout le monde sauf les utilisateurs externes » comme visiteurs
      4. Fournir une formation et des conseils aux utilisateurs pour une meilleure adoption par les utilisateurs dans toute l’organisation
      5. Téléchargez maintenant des images ou des modèles Office dans les bibliothèques de documents pertinentes
      6. La superpuissance de cette fonctionnalité est que lorsque vous mettez à jour une image ou un logo, il est automatiquement mis à jour sur chaque site et page qui utilise l’image !
      7. Utilisez cette commande PowerShell pour spécifier chaque bibliothèque en tant que bibliothèque d’actifs d’organisation

         Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl [-ThumbnailUrl ] [-OrgAssetType ] [-CdnType ]
         
         Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl https://abc.sharepoint.com/sites/OrgAssets/Logos -ThumbnailUrl https://abc.sharepoint.com/sites/OrgAssets/Logos/logo.png -OrgAssetType ImageDocumentLibrary -CdnType Private

         URL de la bibliothèque	URL absolue de la bibliothèque
         ThumbnailURL	Il s’agit de l’URL du fichier image que vous souhaitez voir apparaître en arrière-plan de la carte (Cette image doit être sur le même site que la bibliothèque)
         OrgAssetType	Il s’agit soit de « ImageDocumentLibrary », soit de « OfficeTemplateLibrary ». (Si vous ne spécifiez pas OrgAssetType, la bibliothèque sera désignée comme bibliothèque d’images par défaut)
         TypeCdn	Si vous ne spécifiez pas le CdnType, cela activera un CDN privé par défaut. En savoir plus sur l’applet de commande Add-SPOOrgAssetsLibrary L’ajout d’une bibliothèque d’actifs d’organisation permettra à votre organisation de disposer d’un réseau de diffusion de contenu (CDN) afin de fournir des performances rapides et fiables pour les actifs partagés. Vous devez vous demander, qu’est-ce que le CDN ? CDN signifie Content Delivery Network CDN accélérera le chargement des pages Il s’agit d’une capacité à rendre plus efficace pour les personnes de votre organisation l’utilisation de cet ensemble commun de fichiers C’est un peu comme une cache Vous serez invité à activer un CDN pour chaque bibliothèque de ressources d’organisation que vous ajoutez. Pour plus d’informations, voir Réseaux de diffusion de contenu (CDN).

      8. Après avoir exécuté la commande ci-dessus, attendez jusqu’à 24 heures pour que la bibliothèque d’actifs de l’organisation apparaisse pour les utilisateurs finaux dans les applications de bureau
      9. Utilisez cette commande PowerShell pour spécifier la bibliothèque de modèles Office

Add-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryUrl https://abc.sharepoint.com/sites/OrgAssets/OfficeTemplates -OrgAssetType OfficeTemplateLibrary

Comment supprimer une bibliothèque qui a été désignée comme bibliothèque d’actifs de l’organisation

Cette commande PowerShell supprime une bibliothèque qui a été désignée comme emplacement central pour les actifs de l’organisation dans l’ensemble du locataire. Une fois cette commande exécutée, cette bibliothèque ne sera plus disponible dans l’onglet « Votre organisation » du sélecteur de fichiers.

Remove-SPOOrgAssetsLibrary -ListId 58454454-6546-6466-9769-646464623988

Maintenant, vous devez penser – Comment trouver l’ID de liste SharePoint ?

• Accédez aux paramètres de la liste, copiez l’URL et recherchez le texte après « Liste = »
• Supprimer « % 7B » du début de la liste
• Supprimer « % 7D » de la fin de la liste
• Remplacez %2 par un trait d’union

Comment mettre à jour l’URL de la vignette pour la bibliothèque d’actifs de l’organisation désignée

Cette commande PowerShell met à jour/modifie une image miniature (boîte solide verte) pour la bibliothèque des actifs de l’organisation.

Set-SPOOrgAssetsLibrary -LibraryURL https://abc.sharepoint.com/sites/OrgAssets/Logos -ThumbnailURL https://abc.sharepoint.com/sites/OrgAssets/Logos/newthumbnail.png

Configurez cette fonctionnalité intéressante pour votre locataire et dites-moi si vous l’aimez !

A propos de l’auteur

Nidhi Shah est consultant technique senior chez Perficient. Elle travaille en tant que développeur principal de la plate-forme collaborative Web Microsoft (expérience moderne SharePoint Online). Elle aime concevoir et développer des sites intranet avec des approches et des solutions innovantes.

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