Comptabilisation des contrats et des subventions du gouvernement des États-Unis

Recevoir un contrat ou une subvention dans le cadre d’un programme américain de gestion de petite entreprise est une étape importante, mais vous ne pouvez pas simplement prendre l’argent et faire ce que vous voulez. Si vous ne respectez pas vos obligations contractuelles, vous ne réussirez pas un audit. Ne pas réussir une vérification peut signifier perdre votre financement ou devoir le rembourser.

Les audits auxquels vous êtes soumis dépendent du type de financement que vous recevez. Si vous souhaitez passer un audit du programme SBIR / STTR (Small Business Innovation Research ou SBIR / STTR), voici ce que vous devez faire:

Pour les contrats: comprenez les différents types d’audit

Par exemple, un audit avant attribution examine vos propositions de prix, vos prix à terme et vos taux indirects. Si vous avez un contrat avec remboursement des coûts pour la première fois, vous serez soumis à une enquête du système de comptabilité préalable à l’attribution.

Après l’attribution du contrat, l’audit le plus courant est l’audit des coûts encourus. Cette vérification est requise pour tous les contrats à frais remboursables pour lesquels vous êtes censé déclarer les coûts de fin d’année au gouvernement. Parmi les autres audits postérieurs à l'adjudication, citons le respect de la vérité dans les négociations, le respect de la comptabilité analytique, les modifications de contrat et même les audits de contrôle du personnel.

Un fichier PDF du site Web SBIR explique plusieurs audits possibles . en détail.

Pour les subventions: préparation à une vérification des directives uniformes

Tous les bénéficiaires de subventions SBIR / STTR qui dépensent plus de 750 000 $ en un an sont soumis à une vérification des directives uniformes. Cet audit est conçu pour vérifier que vous dépensez l'argent de votre subvention tel que proposé et que vous disposez des contrôles internes adéquats. L'audit examinera votre système comptable, son fonctionnement et votre comptabilisation des dépenses.

Un article publié par Jameson & Company explique en détail ce qui se passe lors d'un audit uniforme des directives et à quoi ressemble un auditeur pour, y compris:

• Combien d'argent vous avez déjà dépensé

• Comment vous suivez les coûts de projet

• Un système de comptabilité conforme à la Federal Acquisition Regulation (FAR)

• Un compte de résultat par emploi montrant les totaux pour chaque catégorie de projet

• Exactitude des coûts directs, y compris la main-d'œuvre, les services de conseil, les sous-traitants, les voyages et le matériel

Un vérificateur voudra également savoir quel est le coût de votre commande, qui a autorisé chaque achat et paiement, vous avez codé chaque dépense dans vos registres comptables, et plus encore.

Il est également normal qu'un vérificateur pose des questions relatives à la fraude. Vous n'êtes pas accusé de fraude. C’est une partie de leur travail d’utiliser vos réponses pour déterminer s’il existe ou non un risque de fraude.

Soyez prêt à engager votre propre auditeur UGA; le gouvernement ne le couvrira pas.

Ayez un système de comptabilité conforme aux FAR fermement en place

Un court cours sur la comptabilité et la finance sur le site Web de la SBIT / STTR vous guidera à travers les exigences de un système de comptabilité approuvé par les FAR. Étant donné que les récompenses SBIR et STTR comportent plusieurs phases, chaque phase accordant beaucoup plus d’argent, vous serez soumis à des normes plus strictes à mesure que vous progresserez. Par exemple, lors de la phase II, vous avez besoin d’un système de comptabilité détaillé et détaillé qui enregistre tous les coûts et les distingue par projet.

Évitez les erreurs élémentaires

La comptabilité SBIR n’est pas facile, et vous pouvez " Ne vous écartez pas avec des systèmes sans conviction, peu importe depuis combien de temps vous utilisez ces systèmes dans votre entreprise. Voici quelques conseils.

1. Ne vous fiez pas aux feuilles de calcul. Vous êtes peut-être accro à l'utilisation de feuilles de calcul Excel mais elles sont extrêmement limitées en termes de manipulation de données. Par exemple, vous ne pouvez pas utiliser de feuille de calcul pour générer des informations financières internes pour vos déclarations de revenus. Votre comptable devra passer encore plus de temps à configurer vos données brutes. Excel ne répond tout simplement pas aux exigences du gouvernement.

2. Utilisez un système de comptabilité adéquat, même lorsque vous avez un contrat à durée déterminée. Ce n’est pas parce que votre contrat est ferme que les travaux futurs seront à prix fixe. Si quelque chose change, vous regretterez de ne pas avoir un système de comptabilité adéquat.

3. Utilisez un service de traitement de la paie. Il est difficile, voire impossible, d’avoir un système de comptabilité adéquat sans service de paie. Un service de paie veille à ce que les retenues d'impôt des employés soient déposées à temps, que les taxes sur l'emploi soient payées, que les chèques de paie soient correctement classés et que les W2 soient classés à temps.

4. Assurez-vous que les employés signent les modifications apportées à la feuille de temps. Chaque fois qu’un changement doit être apporté à la feuille de temps d’un employé, celui-ci doit effectuer les modifications, le parapher et fournir une explication. Seul l'employé est autorisé à le faire. La comptabilisation adéquate est une pratique exemplaire dans la comptabilité SBIR.

Vous ne craindrez pas un audit lorsque vous êtes préparé

Il est trop facile de faire des erreurs sans le savoir. Cependant, lorsque vous planifiez à l’avenir, il n’ya aucune raison de craindre un audit. La meilleure solution consiste à vous connecter à un professionnel pour vous aider à établir votre système de comptabilité.

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