Comprendre les groupes publics dans Salesforce

Bonjour les pionniers !

Les groupes publics dans Salesforce constituent une fonctionnalité polyvalente et essentielle conçue pour rationaliser la gestion des utilisateurs et le partage de données au sein de votre organisation. Ces groupes constituent donc un moyen pratique de gérer les autorisations d’accès et d’assurer une collaboration transparente entre les utilisateurs, les rôles et les autres groupes.

Dans ce blog, nous explorerons ce que sont les groupes publics, leurs avantages, comment les créer et les gérer, ainsi que les meilleures pratiques pour leur utilisation.

Que sont les groupes publics dans Salesforce ?

Les groupes publics sont des ensembles d’utilisateurs, de rôles et d’autres groupes publics qui peuvent être utilisés pour simplifier les paramètres de partage, l’accès aux dossiers et les approbations de flux de travail. Ces groupes sont définis au niveau de l’organisation et peuvent être utilisés dans Salesforce pour gérer plus efficacement l’accès aux enregistrements, aux tableaux de bord et aux rapports.

Les groupes publics peuvent inclure :

• Utilisateurs individuels.
• Rôles et subordonnés.
• Autres groupes publics.

Avantages des groupes publics

1. Gestion des accès rationalisée

Les groupes publics permettent aux administrateurs de gérer les autorisations d’accès de plusieurs utilisateurs à la fois, réduisant ainsi la complexité de l’attribution des autorisations individuellement.

2. Collaboration améliorée

En regroupant les utilisateurs ayant des responsabilités ou des objectifs partagés, les groupes publics facilitent une meilleure collaboration sur les ressources partagées telles que les enregistrements, les tableaux de bord et les rapports.

3. Approbations efficaces du flux de travail

Les groupes publics peuvent être utilisés dans les processus d’approbation, garantissant que les bonnes parties prenantes sont incluses dans les flux de prise de décision.

4. Cohérence dans les règles de partage

L’utilisation de groupes publics garantit que les règles de partage restent cohérentes et plus faciles à gérer dans votre instance Salesforce.

Cas d’utilisation pour les groupes publics

1. Gestion de l’accès aux dossiers
   • Accorder l’accès à dossiers de rapports ou dossiers du tableau de bord pour des équipes ou des départements spécifiques.
2. Partage d’enregistrements
   • Activez l’accès au niveau du groupe aux enregistrements tels que les comptes, les opportunités ou les requêtes.
3. Processus d’approbation
4. Collaboration par chat
   • Utilisez les groupes publics pour définir l’accès à des groupes Chatter spécifiques et rationaliser la communication.

Étapes pour créer un groupe public dans Salesforce

1 : Accédez à la page de configuration

1. Connectez-vous à votre organisation Salesforce.
2. Cliquez sur le Icône d’engrenage et sélectionnez Installation.

2 : Accédez à la page des groupes publics

1. Dans la zone Recherche rapide de configuration, saisissez Groupes publics.
2. Cliquez sur Groupes publics sous Utilisateurs comme le montre la figure ci-dessous.

3 : Créer un nouveau groupe public

1. Cliquez Nouveau pour créer un nouveau groupe.
2. Remplissez les informations suivantes :
   • Étiquette: Entrez un nom pour le groupe (par exemple, « Équipe Marketing Nord »).
   • Nom du groupe: Ce champ est renseigné automatiquement en fonction de l’étiquette.
   • Description: Fournissez une brève description de l’objectif du groupe.
3. Ajoutez des membres au groupe en sélectionnant :
   • Utilisateurs.
   • Rôles.
   • Rôles et subordonnés.
   • Autres groupes publics.

4 : Sauvez le groupe

1. Ainsi, après avoir ajouté les membres souhaités, cliquez sur Sauvegarder.
2. Le nouveau groupe public est désormais disponible pour être utilisé dans les paramètres de partage, les processus d’approbation et d’autres fonctionnalités.

Remarque : Apprenez-en davantage sur le Processus d’approbation dans Salesforce et ses avantages en suivant le lien fourni.

Ainsi, en suivant ces étapes simples, vous pouvez créer des groupes publics dans Salesforce Org.

Gestion des groupes publics

1. Modification des groupes

• Accédez au Groupes publics page dans Configuration.
• Cliquez Modifier à côté du groupe que vous souhaitez modifier comme indiqué ci-dessous.
• Mettez à jour le nom, la description ou les membres du groupe si nécessaire.

2. Suppression de groupes

• Supprimez un groupe uniquement s’il n’est plus utilisé pour éviter de perturber les flux de travail ou les paramètres de partage.

3. Utilisation de groupes dans les règles de partage

• Les groupes publics peuvent être inclus dans les règles de partage pour accorder l’accès aux enregistrements en fonction de critères ou de propriété.

Meilleures pratiques d’utilisation des groupes publics

1. Définir des conventions de dénomination claires
   • Utilisez des noms descriptifs et cohérents pour faciliter l’identification des groupes (par exemple, « Équipe marketing/Équipe commerciale/Équipe d’assistance »).
2. Auditer régulièrement l’adhésion au groupe
   • Examinez périodiquement les membres du groupe pour vous assurer qu’ils sont à jour et pertinents.
3. Tirer parti des groupes pour les rapports et les tableaux de bord
   • Utilisez les groupes publics pour gérer efficacement l’accès aux rapports et tableaux de bord partagés. Nous en avons donc déjà discuté. Veuillez suivre les liens ci-dessous mentionnés dans les « Articles connexes ».

Conclusion

Les groupes publics dans Salesforce constituent une fonctionnalité puissante qui peut simplifier la gestion des accès, améliorer la collaboration et rationaliser les flux de travail. Ainsi, en comprenant comment créer et gérer efficacement ces groupes, les organisations peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle et garantir un environnement Salesforce plus organisé.

Bonne lecture !!

« Chaque défi est une opportunité cachée de croissance : acceptez-la avec optimisme. »

Articles connexes :

1. Groupe public dans Salesforce
2. Considérations sur les groupes publics

Vous pouvez également lire :

1. Introduction aux files d’attente Salesforce – Partie 1
2.Maîtriser les files d’attente Salesforce : un guide étape par étape – Partie 2
3.Comment attribuer des enregistrements à la file d’attente Salesforce : un guide complet
4. Une introduction à Salesforce CPQ
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