Bonjour et bienvenue dans la quatrième partie de la série de blogs «Core Components of Microsoft Teams»! La dernière fois, nous avons discuté des groupes Office 365 et de la manière dont ils sont exploités par les équipes Microsoft. De la même manière, nous allons expliquer comment SharePoint Online et One Drive for Business sont liés aux équipes Microsoft.
Comment les équipes utilisent SharePoint Online et OneDrive for Business
Dans Teams, chaque fois qu'un utilisateur partage un fichier, il est stocké dans SharePoint Online et OneDrive pour. Affaires. Comme vous vous en souviendrez peut-être dans le dernier article de blog, un groupe sous-jacent O365 sera créé lors de la création d'une équipe. En outre, lors de la création de cette équipe, un site SharePoint Team sera automatiquement mis en service dans le groupe O365.
Remarque: Si vous deviez créer une équipe portant le même nom qu'une équipe préexistante, le L'URL SharePoint comprendra un GUID. La meilleure pratique consiste à respecter les règles de nommage des groupes O365 de Microsoft pour éviter que cela ne se produise.
Un autre élément que nous pouvons ajouter au mélange est OneNote, qui est fourni avec le groupe O365. L'équipe OneNote sera stockée dans SharePoint Online. En outre, nous pouvons ajouter des onglets pour tous les éléments suivants:
- Page SharePoint
- Liste SharePoint
- Section Actualités
- Document individuel à partir de la bibliothèque de documents
Enfin, vous avez également la possibilité d’ajouter un connecteur pour les articles de presse de SharePoint à publier au sein des équipes. Cela vous donnera la possibilité de mettre les aspects collaboratifs au premier plan de ce centre de travail en équipe. Maintenant que nous avons expliqué comment les équipes utiliseront SPO et ODfB, discutons des avantages du stockage de fichiers dans SPO et ODfB dans Microsoft Teams.
Avantages
Une chose que beaucoup de gens considèrent comme allant de soi est la possibilité de créer ou utiliser des versions en ligne d'applications Office. Cela est extrêmement utile, en particulier lorsque plusieurs utilisateurs tentent de travailler simultanément sur un même document. Un autre avantage considérable est la possibilité de tirer parti des fonctionnalités de gouvernance et de conformité. Ces fonctionnalités de gouvernance et de conformité des données sont déjà intégrées dans SPO et ODfB et comprennent:
Un autre avantage est l'expérience mobile offerte pour les applications Microsoft Teams, SharePoint et Office pour Android et iOS. Au jour actuel, vous avez également la possibilité de prévisualiser jusqu’à 270 types de fichiers, ce qui vous permet de continuer à travailler au sein d’équipes sans avoir à quitter une équipe et à entrer dans une nouvelle application afin d’afficher le fichier. De plus, étant donné que les fichiers sont stockés dans OneDrive et SharePoint, cela signifie qu'ils seront accessibles par les recherches Delve et SharePoint, qui respecteront les autorisations de fichier correspondantes définies. Comme vous le savez peut-être déjà, vous aurez également un client de synchronisation OneDrive pour synchroniser tous les fichiers établis pour l’équipe. Ceci est disponible pour les utilisateurs Windows et Mac. Enfin, le stockage des fichiers dans OneDrive et SharePoint Online a pour principal avantage de respecter les paramètres et les emplacements de SharePoint et OneDrive Entreprise. Cela nous aidera à déterminer comment nous exploitons les deux produits au sein des équipes Microsoft. Maintenant que nous avons exposé les avantages du stockage de fichiers dans SPO et ODfB, discutons du but réel de l’intégration de fichiers dans Microsoft Teams.
Intégration de fichiers dans des équipes
Les fichiers font partie intégrante du client Teams. Toutefois, en fonction de l'emplacement du fichier, il déterminera où il sera stocké (SharePoint Online vs OneDrive for Business). Par exemple, tout fichier téléchargé / placé dans un canal sera stocké sur le site SharePoint Online associé au groupe O365 de l’équipe. Cependant, si un fichier est partagé dans une discussion, ces fichiers seront stockés dans le OneDrive for Business de l'expéditeur. En outre, dans l'onglet "Fichiers", vous aurez accès à "Ouvrir dans SharePoint", ce qui vous permettra d'utiliser des fonctionnalités telles que le bouton de synchronisation (voir ci-dessous).
Bien que OneDrive for Business et SharePoint Online soient les applications de stockage en nuage principales recommandées par Microsoft, vous avez la possibilité d'ajouter d'autres fournisseurs de stockage en nuage sur n'importe quel canal. Certaines des options comprennent:
- Dropbox
- Box
- ShareFile
- Google Drive
- Bibliothèque supplémentaire en ligne de SharePoint
Remarque: Vous ne pouvez pas remplacer OneDrive for Business. ou SharePoint Online comme expérience de fichier natif au sein de Microsoft Teams.
Structure de fichier
Parlons maintenant un peu de la structure de chaque fichier au sein des équipes pour les deux applications (ODfB et SPO).
SharePoint [SharePoint9019659027] Les étapes suivantes auront lieu dans SharePoint:
- Création de l'équipe
- Création du groupe O365 correspondant
- Création du site d'équipe moderne correspondant
- Création de la bibliothèque de documents (contenant des dossiers pour chaque canal) [19659032] Note n ° 1: Le premier dossier contenant une équipe nouvellement créée s'appellera «Général». Au fur et à mesure que des canaux supplémentaires sont ajoutés à une équipe, chaque dossier correspondant est créé dans la bibliothèque de documents.
Note n ° 2: Par défaut, tous les canaux et tous les dossiers héritent des autorisations du groupe O365. Cependant, puisqu'il s'agit d'une bibliothèque de documents SharePoint, vous pourrez exploiter tous les outils d'administration disponibles dans SharePoint Online. Toute modification apportée aux autorisations sous-jacentes sera également reflétée dans Microsoft Teams.
OneDrive for Business
Du point de vue de OneDrive for Business, les étapes suivantes auront lieu:
- Fichier partagé dans une conversation en tête-à-tête ou une à plusieurs personnes
- Fichier chargé sur OneDrive de l'utilisateur souhaitant partager un fichier
- Partager un fichier hors
- Définissez des autorisations uniques à votre guise, en fonction des personnes discutées
. Voyons maintenant ce que SharePoint Online et OneDrive for Business apportent. à la table, voyons ce que serait notre expérience sans les deux produits intégrés dans les équipes Microsoft.
La vie sans SharePoint Online ou OneDrive for Business
Comme vous pouvez le deviner, votre expérience avec les équipes manquera de nombreuses fonctionnalités clés. si SharePoint Online et OneDrive for Business ne sont pas utilisés. SharePoint Online lui-même est une condition préalable pour OneDrive for Business et sans l'un ou l'autre, vous ne pouvez pas:
- Stocker et partager des fichiers dans des canaux
- Effectuer un partage de fichiers privé
- Accéder à l'équipe du site SharePoint
Si vous démarrez à penser que sans ces deux intégrations, votre expérience serait très terne, alors vous avez tout à fait raison! De plus, cela peut semer la confusion chez vos utilisateurs finaux lorsque vient le temps d’accéder à un fichier ou de le partager. Souvent, lorsque les utilisateurs reçoivent un message d'erreur indiquant qu'ils ne sont pas en mesure de partager un fichier ou d'accéder à un fichier, ils supposent immédiatement que quelque chose est cassé. La meilleure pratique consiste donc bien entendu à tirer parti de SharePoint Online et de OneDrive for Business dans votre environnement pour garantir une expérience optimale à l'utilisateur final et pouvoir exploiter tout ce que les équipes peuvent offrir. Maintenant que nous savons comment les fichiers sont structurés et quels sont les effets potentiels de l'absence de SPO ou d'ODfB, décrivons l'emplacement de configuration de certains paramètres présents dans les équipes et les groupes de SharePoint.
Lors de l'ajout de membres
- Dans Les équipes
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
- En groupe / SharePoint
- Entrée en vigueur dans les groupes et les équipes
Lors de la promotion de membres en propriétaires
- Dans les équipes
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
- En groupe / SharePoint
- Prend effet dans les groupes et les équipes
lors du changement de nom de canal / dossier
- dans les équipes
- Change le nom du canal mais conserve le nom du dossier
- En groupe / SharePoint
- Modifie le nom du dossier, mais interrompra l'intégration des équipes.
Lors de la modification des autorisations d'accès aux fichiers pour les membres
- En équipe
- Les autorisations de fichier ne peuvent pas être configurées dans les équipes, mais respectent les autorisations définies dans SharePoint
- En groupe / SharePoint
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
Ceci résume tout ce dont nous parlerons dans l’article de blog d’aujourd’hui. Recherchez le dernier article de blog sur Exchange et son lien avec les équipes Microsoft dans le prochain blog!
Note n ° 2: Par défaut, tous les canaux et tous les dossiers héritent des autorisations du groupe O365. Cependant, puisqu'il s'agit d'une bibliothèque de documents SharePoint, vous pourrez exploiter tous les outils d'administration disponibles dans SharePoint Online. Toute modification apportée aux autorisations sous-jacentes sera également reflétée dans Microsoft Teams.
OneDrive for Business
Du point de vue de OneDrive for Business, les étapes suivantes auront lieu:
- Fichier partagé dans une conversation en tête-à-tête ou une à plusieurs personnes
- Fichier chargé sur OneDrive de l'utilisateur souhaitant partager un fichier
- Partager un fichier hors
- Définissez des autorisations uniques à votre guise, en fonction des personnes discutées
. Voyons maintenant ce que SharePoint Online et OneDrive for Business apportent. à la table, voyons ce que serait notre expérience sans les deux produits intégrés dans les équipes Microsoft.
La vie sans SharePoint Online ou OneDrive for Business
Comme vous pouvez le deviner, votre expérience avec les équipes manquera de nombreuses fonctionnalités clés. si SharePoint Online et OneDrive for Business ne sont pas utilisés. SharePoint Online lui-même est une condition préalable pour OneDrive for Business et sans l'un ou l'autre, vous ne pouvez pas:
- Stocker et partager des fichiers dans des canaux
- Effectuer un partage de fichiers privé
- Accéder à l'équipe du site SharePoint
Si vous démarrez à penser que sans ces deux intégrations, votre expérience serait très terne, alors vous avez tout à fait raison! De plus, cela peut semer la confusion chez vos utilisateurs finaux lorsque vient le temps d’accéder à un fichier ou de le partager. Souvent, lorsque les utilisateurs reçoivent un message d'erreur indiquant qu'ils ne sont pas en mesure de partager un fichier ou d'accéder à un fichier, ils supposent immédiatement que quelque chose est cassé. La meilleure pratique consiste donc bien entendu à tirer parti de SharePoint Online et de OneDrive for Business dans votre environnement pour garantir une expérience optimale à l'utilisateur final et pouvoir exploiter tout ce que les équipes peuvent offrir. Maintenant que nous savons comment les fichiers sont structurés et quels sont les effets potentiels de l'absence de SPO ou d'ODfB, décrivons l'emplacement de configuration de certains paramètres présents dans les équipes et les groupes de SharePoint.
Lors de l'ajout de membres
- Dans Les équipes
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
- En groupe / SharePoint
- Entrée en vigueur dans les groupes et les équipes
Lors de la promotion de membres en propriétaires
- Dans les équipes
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
- En groupe / SharePoint
- Prend effet dans les groupes et les équipes
lors du changement de nom de canal / dossier
- dans les équipes
- Change le nom du canal mais conserve le nom du dossier
- En groupe / SharePoint
- Modifie le nom du dossier, mais interrompra l'intégration des équipes.
Lors de la modification des autorisations d'accès aux fichiers pour les membres
- En équipe
- Les autorisations de fichier ne peuvent pas être configurées dans les équipes, mais respectent les autorisations définies dans SharePoint
- En groupe / SharePoint
- Prise d'effet dans le groupe et les équipes
Ceci résume tout ce dont nous parlerons dans l’article de blog d’aujourd’hui. Recherchez le dernier article de blog sur Exchange et son lien avec les équipes Microsoft dans le prochain blog!
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