Défi: Votre organisation compte de nombreuses équipes, départements et secteurs d'activité qui interagissent tout au long des processus, de la production d'actifs marketing aux activités RH, en passant par les actions juridiques et réglementaires. Et le passage aux processus numériques et aux flux d’informations signifie que davantage peut être accompli, mais cela élimine également les traces de papier et les rappels physiques assis sur les bureaux. Les chefs de projet et les participants peuvent être dépassés par le suivi des progrès globaux et des dates d'échéance des livrables personnels. La mémoire électronique et la mémoire personnelle ne sont pas des outils de gestion de projet efficaces!
Solution: Tirez parti de la puissance et de la portée de votre système ECM en introduisant la fonction “Rappels” automatisée dans les espaces de travail connectés OpenText ™ . C’est une étape clé pour transformer votre plate-forme ECM d’un référentiel réservé au stockage en un réseau d’information intégré qui connecte les personnes et permet aux équipes de collaborer plus efficacement.
les nombreuses fonctionnalités puissantes des espaces de travail connectés OpenText, Reminders aident les équipes à faire en sorte que les tâches soient exécutées et qu'elles puissent être rayées des listes de tâches. Les rappels aident les utilisateurs:
- Raccourcissez la boucle de rétroaction en signalant les éléments pour un suivi ultérieur. Les rappels peuvent être configurés pour une seule instance unique ou être utilisés pour créer une série de notifications pour des activités telles que les révisions annuelles de contrats.
- Définissez-le et oubliez-le! Laissez votre système envoyer automatiquement des rappels au lieu de compter sur les utilisateurs. Utilisation des espaces de travail connectés Les rappels informent automatiquement les personnes ou les groupes des dates d'échéance des tâches, en envoyant aux destinataires un e-mail et une affectation visibles dans Smart UI. Ces rappels peuvent être configurés pour arriver avant la date d'échéance afin que les utilisateurs puissent être plus proactifs en ce qui concerne le suivi.
- Rationalisez les processus métier en définissant un calendrier de rappel à long terme. De nombreux processus métier se déroulent par cycles de plusieurs mois, voire de plusieurs années. Pour que les échéances d’aujourd’hui et de l’année prochaine soient respectées, un rappel à long terme peut être défini. Par exemple, lors de la création d’un contrat, des rappels peuvent être ajoutés pour garantir que les conditions générales sont respectées dans les délais, le contrat doit être examiné avant expiration, etc. Fixez un rappel pour les mois ou les années à venir et Le système activera automatiquement le rappel et enverra la notification.
- Améliorez les performances de votre équipe en créant des assignations. À des fins de suivi, lorsqu'un rappel déclenche une notification, le destinataire peut marquer l'affectation comme étant en cours, indiquant que le travail est déjà commencé ou que l'affectation peut être marquée comme terminée.
- Donnez une visibilité et une escalade aux rôles appropriés. en cas de date d'échéance manquée. Pour les rappels non terminés à la date d'échéance, il existe une option permettant de définir une affectation d'escalade progressive afin de générer une action supplémentaire. Un superviseur ou un autre membre de l'équipe peut être averti qu'une attention particulière est requise à une étape spécifique.
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