Comment US Med Express garantit que les patients reçoivent l’équipement médical dont ils ont besoin, directement à leur porte

Aux États-Unis, des milliers de personnes souffrant de problèmes de santé de longue durée dépendent de fournitures pour incontinence, d’équipements d’alimentation entérale, de produits de stomie et de suppléments nutritionnels pour soutenir leurs activités quotidiennes. Chez US Med Express, notre mission est de permettre aux patients de se faire livrer plus facilement des équipements médicaux durables (DME) directement à leur domicile, à temps et à chaque fois.

Y parvenir n’est pas une promenade de santé. En plus de nous conformer aux réglementations telles que la Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), nous collaborons avec un large éventail de parties prenantes tout au long de la chaîne de valeur des soins de santé. Il s’agit notamment des prestataires de soins de santé, des assureurs tels que Medicare et North Carolina Medicaid, ainsi que des partenaires de logistique, d’entreposage et de livraison du dernier kilomètre.

La communication est la clé

Étant donné le grand nombre de parties prenantes différentes impliquées, une communication efficace est très importante. Parmi les prestataires de soins de santé, le fax est de loin la méthode d’échange d’informations la plus courante. Chaque mois, nous envoyons et recevons des milliers de fax avec des centaines de prestataires de soins de santé en Caroline du Nord et au-delà, y compris des informations sensibles telles que les antécédents médicaux des patients, les ordonnances, les certificats de nécessité médicale, etc.

Dans le passé, notre équipe envoyait et recevait manuellement des fax sur papier. Cependant, à mesure que notre activité se développait régulièrement, cette approche a commencé à présenter un certain nombre de défis. Étant donné que nous devions envoyer les enregistrements à chaque fournisseur individuellement, les risques d’erreur humaine étaient nombreux.

Processus manuels, erreurs humaines

Par exemple, quelque chose d’aussi simple que d’appuyer sur le mauvais bouton lors de la saisie d’un numéro de fax entraînerait l’échec de la transmission et, dans de nombreux cas, il n’était pas immédiatement évident que quelque chose s’était mal passé.

Tous les six à 12 mois, nous devons examiner et renouveler les commandes des clients. Le risque était qu’une erreur puisse avoir pour conséquence que les nouveaux documents ne soient pas envoyés à temps, ce qui entraînerait un retard ou une interruption des accouchements des patients. Et ce n’était tout simplement pas une option.

Choisir une solution hautement automatisée

C’est alors que nous nous sommes tournés vers OpenText. Nous avons remplacé la télécopie manuelle par OpenText™ Providerlink™, une solution basée sur le cloud qui rassemble toutes les télécopies entrantes et sortantes avec les prestataires de soins de santé en un seul endroit.

Avec Providerlink, les numéros de fax des 100 prestataires de soins de santé avec lesquels nous travaillons sont enregistrés dans la solution, ce qui signifie qu’il n’y a aucun risque de commettre le genre d’erreurs qui se produisent lorsque les gens les saisissent manuellement. Nous obtenons également un historique complet de chaque document entrant et sortant, ce qui permet de fournir facilement aux auditeurs les informations dont ils ont besoin.

Travailler plus vite, livrer à temps

Providerlink nous aide à maintenir un excellent taux de livraisons à temps, même si l’activité se développe. Grace à Solution OpenText, nous recevons des alertes instantanées en cas d’échec d’une transmission de fax, ce qui permet de maintenir sur la bonne voie des processus tels que le renouvellement des commandes répétées. En fait, l’automatisation de Providerlink nous permet de traiter les commandes répétées 50 % plus rapidement. Nous économisons l’équivalent d’environ 19 jours-personnes par an, que nous pouvons consacrer à l’aide aux patients ayant des besoins complexes.

Au cours de la dernière décennie, le nombre de nos patients a quadruplé, mais nos niveaux de service client et l’efficacité de notre back-office n’ont pas diminué du tout. Étant donné que Providerlink est une solution cloud, nous disposons de la marge nécessaire pour continuer à ajouter davantage de patients, à la fois en Caroline du Nord et dans d’autres États.