Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
De nombreuses grandes marques aux gros budgets produisent des événements marquants. Ce sont d’excellents moyens pour les petites entreprises de développer davantage leur marque et d’attirer de nouveaux clients.
Il y a beaucoup de grands événements, comme Grant Cardone 10X Growth Con, Entre Leadership Summit de Dave Ramsey, VeeCon de Gary Vaynerchuk et plus. Ce sont de grands événements avec des milliers de participants. De plus, vous avez des événements tels que VidCon ou SXSW, FinCon et autres.
Nous, propriétaires de petites entreprises, pouvons également produire et organiser de grands événements, avec un budget limité.
En 2005, j’ai eu la vision de produire un grand événement. Un gros événement pour moi, cela signifie quelques centaines de participants ou plus, pas nécessairement 3 000. J’en avais assez de postuler pour parler, d’être rejeté et de ne pas pouvoir organiser mon propre événement.
En 2005, j’ai décidé d’organiser mon propre grand événement, ce que j’ai fait à New York avec environ 300 personnes. Depuis ce jour, j’ai produit et animé des dizaines d’événements à New York et plusieurs tournées nationales à travers les États-Unis.
Récemment, après la pandémie, j’ai organisé un autre grand événement, et je vais partager comment je l’ai fait avec un budget limité et pourquoi je l’ai fait.
Tout d’abord, voyons pourquoi une petite entreprise pourrait vouloir organiser un grand événement.
- Les événements sont un excellent moyen de construisez votre marque personnelle.
- Les événements peuvent être directement générateurs d’argent. Vous pouvez gagner de l’argent grâce aux sponsors, à la vente de billets et en vendant vos propres produits et services lors de l’événement.
- Les événements peuvent vous aider à rassembler vos clients actuels, vos futurs clients et d’autres membres de la communauté professionnelle avec laquelle vous souhaiteriez peut-être travailler.
- Enfin, un événement en personne est un excellent moyen d’entrer en contact avec des professionnels de haut niveau, avec lesquels il pourrait être difficile de communiquer autrement. Il y aura peut-être un journaliste ou un cadre supérieur qui assistera à l’événement.
En rapport: Comment organiser une conférence efficace : les 7 étapes à suivre
Voici comment y parvenir avec un budget limité. Tout d’abord, examinons quelques éléments d’un événement réussi :
- Commercialisation. Vous devez faire venir les participants ; une pièce vide est assez déprimante
- Haut-parleurs. Alors que de nombreux conférenciers parleront gratuitement, d’autres voudront être payés pour avoir la chance d’être sur votre scène.
- Créatif et design. Des sites Web, des badges et une signalisation doivent être créés pour donner une belle apparence à l’événement.
- Responsable de l’événement. Il est très important d’embaucher un gestionnaire d’événements pour aider avec le personnel, la production et tous les aspects de l’événement.
- Lieu. L’événement doit avoir lieu dans un endroit.
- Nourriture. Nourrir les participants n’est pas nécessaire, mais c’est une bonne idée.
- Détails techniques. La scène, les lumières, les caméras, la vidéo et d’autres éléments contribueront à rehausser votre événement le jour même et à capturer des moments de l’événement lui-même.
En rapport: 5 façons de tirer le meilleur parti d’une conférence industrielle
1. Commercialisez votre événement
Dépenser des milliers de dollars en publicités Facebook ou autre marketing payant est un moyen populaire d’attirer des participants à votre conférence. C’est ce que les très grands événements utilisent pour attirer les participants.
Cependant, vous pouvez également augmenter la fréquentation grâce à un marketing à faible coût. Voici ce que j’ai fait pour inciter 400 personnes à s’inscrire à mon événement.
- Le marketing par e-mail reste l’un des meilleurs moyens de commercialiser votre événement.
- Rappelez-vous la règle des 10 % (quelque chose que j’ai inventée). Si vous avez 1 000 personnes sur votre liste, 100 pourraient l’ouvrir, 10 pourraient cliquer dessus et une pourrait agir. Ainsi, plus votre liste comprend de bonnes personnes, plus vous obtiendrez d’engagement.
- Collaborez avec d’autres communautés pour partager l’événement avec d’autres.
- Utilisez les réseaux sociaux pour partager fréquemment l’événement avec d’autres et faire concevoir les graphiques par des professionnels.
En rapport: Comment réseauter lors d’événements comme un pro et regarder votre startup s’envoler
2. Haut-parleurs
Si vous embauchez Gary Vaynerchuck, Seth Godin, Oprah Winfrey ou Simon Sinek pour votre événement, vous devrez probablement les payer. La plupart des conférenciers professionnels, notamment de haut niveau, ne prendront pas la parole lors de votre événement gratuitement. De nombreux excellents haut-parleurs ne vous factureront pas. N’oubliez pas que de nombreux conférenciers souhaitent avoir l’occasion de prendre la parole lors d’un grand événement, de monter sur scène, d’attirer de nouveaux clients ou de nouer des relations.
Quel que soit l’orateur, découvrez ce qui est important pour lui. Peut-être qu’ils ont un nouveau livre qui va être lancé. Ils pourraient renoncer à leurs frais en échange de l’achat de leurs livres.
3. Créatif et design
L’outil de conception par défaut pour beaucoup d’entre nous est Canva, et il fonctionne très bien pour de nombreuses choses. Que vous utilisiez Canva ou non, assurez-vous que les images que vous utiliserez pour commercialiser l’événement sont aussi belles que les autres événements que vous admirez. Je réalise certaines de mes propres créations, et elles sont souvent « assez bonnes » pour me lancer.
Pour les designs sur grand écran lors de l’événement et les bannières pull-up, je fais appel à un designer professionnel.
En rapport: Les 7 secrets pour garantir que votre conférence d’utilisateurs soit un succès retentissant
4. Gestionnaire d’événements
Un bien responsable de l’événement est un atout puissant pour votre événement. Un gestionnaire d’événements veut le meilleur pour votre événement et vous aidera à en faire une expérience formidable et à atteindre vos objectifs. Je paie ma responsable d’événements, Liz, pour son temps et son expérience. J’ai ensuite travaillé avec elle pour m’aider à produire un événement dans les limites de mon budget et de mes besoins. Souvent, j’utilise leurs fournisseurs suggérés, ou je peux utiliser le mien.
5. Lieu
Le lieu où vous organisez votre événement est très important. Un hôtel, c’est bien, mais cela peut être cher. Un espace événementiel ouvert peut également bien fonctionner, mais vous devrez créer l’espace et apportez tout le matériel. Un espace de conférence, comme une réunion ou une université, est également une excellente option.
Toutes ces options, vous devriez les considérer et les examiner avec un objectif précis.
En rapport: 6 étapes pour tirer parti des événements en ligne pour démarrer et développer votre entreprise
6. Nourriture
La nourriture est chère et est probablement l’une des deux premières dépenses pour votre événement, ainsi que le coût de la salle. Pour mon dernier événement, nous avons fourni du café et du thé ainsi qu’un léger « petit-déjeuner continental » aux participants. Pour le déjeuner, nous avons demandé aux participants de manger seuls, car il y avait de nombreuses options à New York. Nous avons ensuite mis fin à l’événement pour que les participants puissent également dîner seuls, ce qui a permis d’économiser pas mal d’argent. Pour nos intervenants et autres « participants VIP », nous avons déjeuné en coulisses. Certains établissements vous permettent d’apporter votre propre nourriture et de faire votre propre restauration, mais beaucoup exigent que vous fassiez appel à leur traiteur interne.
7. Audio, vidéo, scène et éclairage
Un autre domaine dans lequel vous pouvez accumuler pas mal d’argent concerne les détails techniques de l’événement.
Pour un grand événement, vous devez disposer de microphones et de haut-parleurs. Sinon, les participants n’entendront rien.
Un bon éclairage est très important et peut faire la différence entre un événement qui semble suffisamment professionnel pour votre marque et un autre qui ne l’est pas. Il n’est pas nécessaire que cela ressemble à Disney, mais cela ne doit pas non plus paraître peu professionnel. Si vous avez des enceintes à la peau brune, comme moi, assurez-vous d’ajuster l’éclairage pour qu’elles soient à leur meilleur sur scène. Ce sont des dépenses où vous pouvez comparer les options et prioriser ce qui est important.
L’organisation d’événements est une stratégie précieuse pour petites entreprises pour améliorer la visibilité de leur marque, acquérir de nouveaux clients et établir des relations durables, ce qui en fait un investissement rentable dans la croissance de leur marque. Mais ils ont besoin de beaucoup de préparation – n’oubliez pas cela lorsque vous planifiez votre prochain événement.
mai 11, 2024
Comment transformer mes budgets de petites conférences en événements de grande envergure
Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.
De nombreuses grandes marques aux gros budgets produisent des événements marquants. Ce sont d’excellents moyens pour les petites entreprises de développer davantage leur marque et d’attirer de nouveaux clients.
Il y a beaucoup de grands événements, comme Grant Cardone 10X Growth Con, Entre Leadership Summit de Dave Ramsey, VeeCon de Gary Vaynerchuk et plus. Ce sont de grands événements avec des milliers de participants. De plus, vous avez des événements tels que VidCon ou SXSW, FinCon et autres.
Nous, propriétaires de petites entreprises, pouvons également produire et organiser de grands événements, avec un budget limité.
En 2005, j’ai eu la vision de produire un grand événement. Un gros événement pour moi, cela signifie quelques centaines de participants ou plus, pas nécessairement 3 000. J’en avais assez de postuler pour parler, d’être rejeté et de ne pas pouvoir organiser mon propre événement.
En 2005, j’ai décidé d’organiser mon propre grand événement, ce que j’ai fait à New York avec environ 300 personnes. Depuis ce jour, j’ai produit et animé des dizaines d’événements à New York et plusieurs tournées nationales à travers les États-Unis.
Récemment, après la pandémie, j’ai organisé un autre grand événement, et je vais partager comment je l’ai fait avec un budget limité et pourquoi je l’ai fait.
Tout d’abord, voyons pourquoi une petite entreprise pourrait vouloir organiser un grand événement.
En rapport: Comment organiser une conférence efficace : les 7 étapes à suivre
Voici comment y parvenir avec un budget limité. Tout d’abord, examinons quelques éléments d’un événement réussi :
En rapport: 5 façons de tirer le meilleur parti d’une conférence industrielle
1. Commercialisez votre événement
Dépenser des milliers de dollars en publicités Facebook ou autre marketing payant est un moyen populaire d’attirer des participants à votre conférence. C’est ce que les très grands événements utilisent pour attirer les participants.
Cependant, vous pouvez également augmenter la fréquentation grâce à un marketing à faible coût. Voici ce que j’ai fait pour inciter 400 personnes à s’inscrire à mon événement.
En rapport: Comment réseauter lors d’événements comme un pro et regarder votre startup s’envoler
2. Haut-parleurs
Si vous embauchez Gary Vaynerchuck, Seth Godin, Oprah Winfrey ou Simon Sinek pour votre événement, vous devrez probablement les payer. La plupart des conférenciers professionnels, notamment de haut niveau, ne prendront pas la parole lors de votre événement gratuitement. De nombreux excellents haut-parleurs ne vous factureront pas. N’oubliez pas que de nombreux conférenciers souhaitent avoir l’occasion de prendre la parole lors d’un grand événement, de monter sur scène, d’attirer de nouveaux clients ou de nouer des relations.
Quel que soit l’orateur, découvrez ce qui est important pour lui. Peut-être qu’ils ont un nouveau livre qui va être lancé. Ils pourraient renoncer à leurs frais en échange de l’achat de leurs livres.
3. Créatif et design
L’outil de conception par défaut pour beaucoup d’entre nous est Canva, et il fonctionne très bien pour de nombreuses choses. Que vous utilisiez Canva ou non, assurez-vous que les images que vous utiliserez pour commercialiser l’événement sont aussi belles que les autres événements que vous admirez. Je réalise certaines de mes propres créations, et elles sont souvent « assez bonnes » pour me lancer.
Pour les designs sur grand écran lors de l’événement et les bannières pull-up, je fais appel à un designer professionnel.
En rapport: Les 7 secrets pour garantir que votre conférence d’utilisateurs soit un succès retentissant
4. Gestionnaire d’événements
Un bien responsable de l’événement est un atout puissant pour votre événement. Un gestionnaire d’événements veut le meilleur pour votre événement et vous aidera à en faire une expérience formidable et à atteindre vos objectifs. Je paie ma responsable d’événements, Liz, pour son temps et son expérience. J’ai ensuite travaillé avec elle pour m’aider à produire un événement dans les limites de mon budget et de mes besoins. Souvent, j’utilise leurs fournisseurs suggérés, ou je peux utiliser le mien.
5. Lieu
Le lieu où vous organisez votre événement est très important. Un hôtel, c’est bien, mais cela peut être cher. Un espace événementiel ouvert peut également bien fonctionner, mais vous devrez créer l’espace et apportez tout le matériel. Un espace de conférence, comme une réunion ou une université, est également une excellente option.
Toutes ces options, vous devriez les considérer et les examiner avec un objectif précis.
En rapport: 6 étapes pour tirer parti des événements en ligne pour démarrer et développer votre entreprise
6. Nourriture
La nourriture est chère et est probablement l’une des deux premières dépenses pour votre événement, ainsi que le coût de la salle. Pour mon dernier événement, nous avons fourni du café et du thé ainsi qu’un léger « petit-déjeuner continental » aux participants. Pour le déjeuner, nous avons demandé aux participants de manger seuls, car il y avait de nombreuses options à New York. Nous avons ensuite mis fin à l’événement pour que les participants puissent également dîner seuls, ce qui a permis d’économiser pas mal d’argent. Pour nos intervenants et autres « participants VIP », nous avons déjeuné en coulisses. Certains établissements vous permettent d’apporter votre propre nourriture et de faire votre propre restauration, mais beaucoup exigent que vous fassiez appel à leur traiteur interne.
7. Audio, vidéo, scène et éclairage
Un autre domaine dans lequel vous pouvez accumuler pas mal d’argent concerne les détails techniques de l’événement.
Pour un grand événement, vous devez disposer de microphones et de haut-parleurs. Sinon, les participants n’entendront rien.
Un bon éclairage est très important et peut faire la différence entre un événement qui semble suffisamment professionnel pour votre marque et un autre qui ne l’est pas. Il n’est pas nécessaire que cela ressemble à Disney, mais cela ne doit pas non plus paraître peu professionnel. Si vous avez des enceintes à la peau brune, comme moi, assurez-vous d’ajuster l’éclairage pour qu’elles soient à leur meilleur sur scène. Ce sont des dépenses où vous pouvez comparer les options et prioriser ce qui est important.
L’organisation d’événements est une stratégie précieuse pour petites entreprises pour améliorer la visibilité de leur marque, acquérir de nouveaux clients et établir des relations durables, ce qui en fait un investissement rentable dans la croissance de leur marque. Mais ils ont besoin de beaucoup de préparation – n’oubliez pas cela lorsque vous planifiez votre prochain événement.
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