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avril 18, 2024

Comment tirer le meilleur parti des réunions en personne pour les équipes distantes et hybrides

Comment tirer le meilleur parti des réunions en personne pour les équipes distantes et hybrides


Les opinions exprimées par les contributeurs d’Entrepreneur sont les leurs.

En février, lors de notre « Retour au vaisseau mère » annuel, comme je l’appelle, notre équipe s’est réunie pour passer trois jours dans un hôtel d’aéroport du Minnesota. Nous voulions que les participants puissent voler là où ils en avaient besoin sans sortir pendant l’hiver froid de Minneapolis. Il y avait même une connexion directe via les transports en commun vers le Mall of America pour faire du tourisme, mais l’endroit lui-même n’était pas l’endroit où tout le monde trouvait le plus de valeur.

Depuis la pandémie, les gens ont été moins engagés et plus déconnectés de la mission et du but de leur entreprise. Une forte culture du lieu de travail peut créer des personnes en meilleure santé, plus heureuses et plus productives qui restent et augmentent les profits. Pourtant, à mesure que les dirigeants adoptent une plus grande flexibilité à distance et hybride, cette culture devient plus difficile à mettre en œuvre.

Des réunions régulières en personne nous aident à combler cet écart pour notre entreprise majoritairement hybride. Nous dépensons beaucoup d’argent pour notre événement annuel, mais le élan culturel et l’énergie que nous recevons en retour vaut toujours l’investissement. Plutôt que de considérer le coût de la tenue de ces expériences en personne, j’évalue si j’en ai tiré le plus de valeur possible. Voici ce que je considère :

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Faire ce qui est numériquement impossible

Concevez des activités en personne qui ne peuvent être réalisées qu’en personne. Plutôt que des démonstrations de produits à l’écran, nous mettons les produits entre les mains des gens. Au lieu d’intervenants dans de grandes salles de conférence qui pourraient être regardés via Zoom, nous louons de nombreuses petites salles pour des échanges circulaires entre petits groupes. La formation en personne doit aller au-delà du développement des compétences pour garantir l’alignement sur la vision, l’orientation et le cheminement du leader. Au cœur de chaque activité, réfléchissez à toutes les manières possibles dont elle peut stimuler et mélanger la culture.

Même le déjeuner peut être une opportunité. Encouragez les membres de l’équipe à faire connaissance avec des collègues avec lesquels ils ne socialiseraient pas normalement. Gallup les données sont connectées depuis longtemps avoir des amis proches au travail pour un engagement plus élevé, une culture plus forte et une augmentation rentabilité. Ce sont des résultats commerciaux qui, depuis la pandémie, sont devenus encore plus prononcés. Quelques estimation des experts un degré élevé d’appartenance parmi les employés peut faire économiser 52 millions de dollars par an à une entreprise de 10 000 personnes. Profiter de tous les avantages pour promouvoir des liens significatifs en personne peut être un moyen efficace de développer ce sentiment de communauté.

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Considérez tout le monde dans la pièce

Planifiez les activités en tenant compte des besoins de tous les groupes participants. La plupart de nos vendeurs sont éloignés et pourraient avoir besoin de plus de soutien pour se sentir connectés. Plutôt que de les séparer, nous planifions leur temps avec les autres en tenant compte des besoins communs. Nous avons organisé une formation commerciale en grand groupe, mais avons restructuré la conversation pour tenir compte de l’inclusion de non-vendeurs. En aidant les comptables à mieux comprendre les objectifs des personnes qui demandent des chèques de commission, ils peuvent plus facilement établir des relations et améliorer la collaboration entre les services.

Ce que les gens attendent des réunions en personne peut être différent, alors demandez-le. Lorsque notre entreprise était plus petite, nous connaissions les conjoints et les familles des uns et des autres et les invitions souvent aux réunions d’équipe. Aujourd’hui, notre main-d’œuvre est plus nombreuse, plus jeune et moins orientée vers les événements conjugaux ou familiaux. Comparé à un rassemblement en personne de 200 employés, un événement de 400 personnes, conjoints compris, coûte beaucoup plus cher. En demandant ce que veulent les membres de mon équipe, je peux déterminer si ce coût supplémentaire est nécessaire ou si des chèques-cadeaux de 100 $ pour reconnaître le soutien d’un conjoint seraient plus appréciés.

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Le timing est primordial

Nous avions l’habitude de tenir notre rassemblement annuel en octobre, au début de notre exercice financier, mais l’année dernière, nous étions en transition et incapables de nous concentrer sur l’événement. Nous avons donc retardé jusqu’en février, mais les frais d’annulation nous ont coûté 20 à 25 % supplémentaires de l’ensemble de l’événement. Pourtant, si nous avions payé l’intégralité des dépenses et appelé tout le monde sur le terrain sans être prêts à leur proposer un événement digne d’être assisté, l’énergie négative en réponse aurait été bien plus dévastatrice.

Il s’est avéré que le report de l’événement nous a donné un regain d’énergie, nous menant à notre période la plus occupée de l’année et maximisant notre opportunité annuelle. Pour aider à maintenir cette énergie élevée, nous encourageons également de plus petits rassemblements tout au long de l’année, selon les besoins. Nos équipes commerciales régionales se réunissent plusieurs fois par an, tandis que notre groupe des ventes internes préfère se réunir tous les trimestres. Planifiez des événements en personne avec une fréquence suffisante pour maintenir l’énergie qui en résulte d’un rassemblement à l’autre et, en cas de retard, en ajouter un autre pourrait être un investissement précieux.

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Suivre et améliorer

Demander des commentaires garantit que les efforts visant à rassembler les gens en personne sont les plus efficaces. Notre équipe de direction surveille l’événement tout au long pour signes de plaisir ou de mécontentement. Nous demandons également aux gens de partager ce qu’ils ont le plus aimé à la fin de l’événement. Dans la semaine qui suit, nous envoyons une enquête formelle sollicitant des commentaires sur chaque partie de l’ordre du jour, y compris des facteurs tels que l’environnement, l’hôtel et les dates de l’événement. Finalement, nous avons discuté de nos notes en comité de planification pour ajuster et améliorer l’année suivante.

Cette année, nous avons essayé d’aider les gens à atténuer les conflits d’agenda dans leur travail quotidien. Plutôt que de réserver 15 minutes supplémentaires de temps libre non attribué, nous avons intentionnellement prévu des pauses dans la journée consacrées au travail. Nous avons également demandé aux gens de donner la priorité à ce temps de travail et se libérer des distractions le reste de la journée. Soyez direct en demandant l’adhésion des employés et commencez tôt, bien avant que le rassemblement n’ait lieu. En amenant les gens à se concentrer sur l’environnement particulier, nous pouvons mieux garantir qu’ils en profitent autant que nous.

Malgré un hiver doux, nous avons eu de la chance cette année et il a neigé – un époussetage parfait. Nous avons accueilli des participants de partout au pays et d’ailleurs, notamment de notre équipe de fabrication mexicaine, qui n’avait jamais vu de neige. Nous les avons tous regardés avec une joie partagée alors qu’ils se mettaient au sol pour fabriquer des anges de neige pour la première fois – un moment que je n’aurais jamais pu planifier et que je ne pourrai probablement jamais recréer. Tant que nous préparons le terrain pour maximiser les connexions authentiques, certaines des interactions les plus significatives se produisent lorsque nous nous asseyons simplement et les laissons.




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