Comment sélectionner le meilleur service de fax cloud en 2020

Dans un blog précédent, nous avions défini un service de fax en nuage et ses avantages . Alors que les volumes de télécopies continuent de croître, de plus en plus d'organisations se tournent vers la baisse des coûts et la commodité de cette approche. Alors, que devriez-vous rechercher dans le meilleur service de télécopie dans le cloud?

Mettez au rebut votre télécopieur avec son matériel, son papier et ses toners, passez au télécopieur numérique et demandez à quelqu'un d'autre de s'en occuper pour vous. Il est facile de comprendre pourquoi les services de fax dans le cloud sont devenus si populaires. Les recherches de Arizton suggèrent qu'il atteindra 2,4 milliards de dollars d'ici 2022 – et il augmente rapidement.

Techradar attribue ce succès à la nature «à tout moment et en tout lieu» du fax cloud, en disant: «Vous pouvez désormais obtenir des services de fax sur Internet (également appelés« fax dans le cloud ») qui fonctionnent totalement en ligne sans avoir besoin de matériel. En d'autres termes, vous pouvez lancer ce télécopieur crasseux sur le trottoir. De plus, la plupart des services incluent des applications mobiles, qui permettent au travailleur d'envoyer et de recevoir des télécopies en dehors du bureau – en fait de n'importe où. "

Cependant, il est important de noter que tous les services de télécopie dans le cloud ne sont pas créés égaux. Le meilleur service de fax pour vous dépendra de vos besoins spécifiques. Et cela vous aidera également à clarifier ce que vous devriez rechercher chez un fournisseur de services de télécopie en nuage.

Qu'est-ce qu'un service de télécopie en nuage?

À un niveau de base, un service de télécopie en nuage est un mécanisme pour envoyer et recevoir des fax via Internet. Il vous permet de supprimer complètement votre infrastructure de télécopie interne et de faire plutôt appel aux capacités d'un fournisseur de services de télécopie pour fournir vos communications de télécopie.

Nous parlons vraiment de télécopie en tant que service cloud (ou SaaS) et ceci est réalisé en l'une des deux façons. Tout d'abord, vous pouvez envoyer et recevoir des fax via votre e-mail. Ce service de télécopie numérique vous permet de créer la télécopie dans votre application de messagerie. La façon dont le message est adressé détermine la façon dont le message est envoyé – ce qui signifie qu'un message avec l'adresse 8005551212@fax2mail.com sera envoyé à partir de l'application de messagerie en tant que fax sécurisé – pas un e-mail! Le sujet de votre e-mail est le sujet du document faxé. Le corps du message est le corps du document faxé – et ainsi de suite. Vous pouvez joindre un fichier au fax comme vous le feriez pour un e-mail – c'est aussi simple que rapide! Cet exemple est l'approche pour OpenText ™ Fax2Mail ™. Vous pouvez également envoyer un fax via un portail Web. Dans ce service de télécopie en nuage, vous utilisez des formulaires et téléchargez des invites dans le portail en ligne pour gérer les messages entrants et sortants.

À partir de là, le service de télécopie en nuage que vous sélectionnez est davantage axé sur les capacités dont vous avez besoin. Au niveau d'entrée, il existe des services de fax cloud gratuits qui permettent une télécopie rapide et bon marché. Le service est très basique et peu susceptible de répondre aux besoins de l'entreprise. Au-dessus de cela, il existe une gamme de services de télécopie numérique basés sur le cloud qui offrent un certain nombre de fonctionnalités telles que les rapports de base et l'archivage. Ces services présentent des avantages lorsqu'ils traitent une petite charge de travail de télécopie non critique.

Cependant, l'utilisation du télécopieur est plus forte dans les secteurs fortement réglementés tels que les soins de santé, le secteur public et les services financiers. Cela nécessite des services de télécopie cloud «de niveau entreprise» qui reflètent vraiment toutes les capacités que vous attendez d’un serveur de télécopie numérique sur site. Le meilleur service de télécopie aura un ensemble complet de fonctionnalités en termes de performances, de sécurité, de continuité d'activité et d'évolutivité.

Comment sélectionner le meilleur service de télécopie dans le cloud

Pour les besoins de ce blog, je vais me concentrer sur services de fax cloud d'entreprise et ce qu'un fournisseur de services de fax cloud doit fournir. Le composant principal d'un service de télécopie dans le cloud comprendra:

Évolutivité et performances

Les limites de pages sont un inconvénient important de certains services de télécopie en ligne. Le meilleur fournisseur de fax devrait vous permettre d'augmenter et de réduire vos volumes en fonction de la demande des entreprises. Le service de télécopie dans le cloud devrait offrir une évolutivité pratiquement illimitée avec les performances et la fiabilité nécessaires à l'entreprise.

Continuité des activités

La télécopie est souvent essentielle à la mission – en particulier dans des domaines tels que les services de télécopie dans le cloud conformes à la HIPAA dans les soins de santé – si continus la disponibilité peut être une priorité. Le service de fax dans le cloud que vous sélectionnez doit offrir des niveaux de disponibilité de 99,95% et même au-delà. Le fournisseur de services cloud doit avoir des stratégies claires de continuité des activités et de reprise après sinistre et les consacrer avec un SLA. Certains des meilleurs fournisseurs de fax ont leur propre infrastructure de cloud privé – comme OpenText Cloud – pour assurer un contrôle total des performances et de la disponibilité du système.

Intégration d'entreprise

L'utilisation d'un service de fax numérique comme le fax en nuage offre la possibilité d'aller au-delà de l'échange d'informations. Il permet aux données du fax de circuler automatiquement dans et hors des applications back-end clés, telles que l'ERP, le CRM, les comptes ou d'autres systèmes métier, pour automatiser et optimiser vos processus métier. Le fournisseur de services de fax dans le cloud devrait être en mesure d'offrir une large gamme d'intégrations natives et d'outils API dans le cadre de sa solution.

Prise en charge multiplateforme

Assurez-vous que vos services de fax dans le cloud prennent en charge la plus large gamme de packages de messagerie et de bureau. pour rendre l'échange de données ainsi que l'intégration de nouveaux utilisateurs rapides et simples.

Télécopie hybride

Ce domaine est souvent négligé mais, pour de nombreuses organisations, l'adoption d'un service de télécopie dans le cloud n'est pas leur seule fonction de télécopie. De nombreuses entreprises choisissent la télécopie dans le cloud pour la télécopie de diffusion à faible coût tout en conservant une capacité de télécopie numérique sur site pour une télécopie sécurisée et critique pour l'entreprise. D'autres ont toujours un héritage de serveurs de fax sur site combinés à des services de fax dans le cloud pour les transmissions de fax. . Les meilleurs services de fax dans le cloud permettent une approche hybride flexible dans laquelle votre service de fax dans le cloud s'intègre à vos capacités de fax sur site.

Quels sont les avantages d'un service de fax dans le cloud?

Il existe un certain nombre d'avantages clés de l'utilisation d'un service de télécopie en nuage qui peut être classé en trois domaines clés:

Coût total de possession (TCO) inférieur

Le service de télécopie en nuage élimine les serveurs de télécopie, les télécopieurs, le matériel, les logiciels, les consommables et les coûts des télécommunications. Il peut éliminer un grand nombre de vos processus de télécopie manuels, augmentant ainsi la productivité de l'entreprise tout en réduisant les erreurs pouvant entraîner des retouches coûteuses. En outre, le fournisseur de services de télécopie dans le cloud peut offrir une évolutivité, une fiabilité et des performances pour une fraction des coûts de l'infrastructure de télécopie sur site. En savoir plus sur les économies et le retour sur investissement d'un service de fax dans le cloud.

Simplicité

En plus d'augmenter la productivité et l'efficacité des utilisateurs, les meilleurs services de fax dans le cloud permettent l'automatisation des processus. L'intégration des applications d'entreprise permet aux informations de circuler rapidement et en toute sécurité dans vos applications d'entreprise. Le fournisseur de services de télécopie dans le cloud doit fournir une infrastructure cloud évolutive et robuste pour garantir à tout moment le service de télécopie dont vous avez besoin. Les meilleurs fournisseurs de télécopie vous permettent de répondre à tous vos besoins en matière de télécopie et de communications numériques à partir d'un seul fournisseur de confiance.

Processus de télécopie améliorés

En s'intégrant à une large gamme d'applications d'entreprise, ainsi qu'aux packages de messagerie, de mobile et de bureau, le le service de télécopie dans le cloud raccourcit les cycles commerciaux en automatisant et en optimisant vos processus et flux de travail. Le résultat est une productivité et une collaboration améliorées qui conduisent à une expérience client améliorée.

Comment sélectionner le meilleur fournisseur de services de télécopie

Selon Business News Daily : «Les bons fournisseurs de services de télécopie comporteront une combinaison de ces trois éléments: des capacités sécurisées de télécopie entrante et sortante, une facile à utiliser. utiliser l'interface ou l'intégration avec les services existants, et un service client exceptionnel. »

Nous ne pouvons pas contester cela. Nous aimerions simplement ajouter quelques éléments supplémentaires à votre fournisseur de services de télécopie dans le cloud.

Expérience du secteur

Un élément clé des services de télécopie dans le cloud d'entreprise est l'expérience que le fournisseur de télécopie a dans votre secteur d'activité spécifique. Lorsqu'il s'agit d'industries fortement réglementées telles que les soins de santé ou les services financiers, le service doit être en mesure de répondre aux besoins uniques et aux exigences réglementaires de ce secteur. Par exemple, les services de télécopie dans le cloud conformes à la HIPAA sont indispensables dans les communications entre médecins, hôpitaux et autres prestataires de soins de santé.

Analyses et rapports

Parce que la télécopie reste une méthode si vitale et importante de communications professionnelles quotidiennes, le cloud Le fournisseur de services de télécopie doit être en mesure de vous donner une visibilité sur les mesures de performances clés pour gérer la circulation transparente des informations. Par exemple, OpenText Fax2Mail Analytics fournit une vue complète des transactions sur le réseau de télécopie OpenText Cloud, qui permet aux entreprises d'accéder, d'analyser et d'identifier facilement les performances du système, les statistiques de volume et les informations de livraison.

A solution de communication omnicanal complète

Les meilleurs fournisseurs de services de télécopie cloud d'entreprise peuvent créer une infrastructure omnicanal autour de la télécopie cloud, des notifications, de la voix, du courrier électronique, du Web et de la messagerie instantanée. Un fournisseur unique pour toutes les exigences réduit les coûts et maximise l'efficacité de vos capacités de communication.

Lisez un nouveau rapport IDG pour savoir pourquoi les entreprises résilientes se tournent vers les services de fax dans le cloud pour fournir des fax de bureau à distance sécurisés, améliorer l'efficacité et réduire les coûts.