Comment réserver plus de rendezvous et d'événements avec un plugin de réservation WordPress

Quand il s'agit de gérer une entreprise basée sur les services en ligne, la planification de rendez-vous avec des prospects et des clients est essentielle. L'inconvénient de cela, bien sûr, c'est qu'il faut beaucoup de temps pour gérer les rendez-vous et les réservations d'événements si vous le faites vous-même.

Avec WordPress, cependant, il existe un tas de plugins de réservation qui obtiendront le travail accompli. Mettez-en un en place et vous pourrez embrasser bon nombre de ces fastidieuses tâches de gestion des rendez-vous.

Mais tout cela dépend de l'utilisation du bon plugin de réservation WordPress.

Aujourd'hui, je vais pour vous présenter les rendez-vous et événements d'Amelia Plugin de réservation WordPress . Mais plutôt que de vous montrer comment installer et utiliser le plugin (ce qui est très facile), je veux passer ce temps à vous montrer comment concevoir un système de réservation efficace en l'utilisant.

Comment réserver plus de rendez-vous et d'événements avec Amelia [19659002] Il existe de nombreux types de clients qui pourraient bénéficier d'un système de réservation:

• Salons, spas, centres de fitness avec des services ou des cours à des moments spécifiques;
• Fournisseurs de services qui travaillent uniquement sur rendez-vous (par exemple mécaniciens, plombiers, etc. .);
• Agents immobiliers qui organisent des journées portes ouvertes ou planifient des visites de propriétés;
• Entreprises qui proposent des webinaires, des cours virtuels, etc.;
• Indépendants et petites entreprises (comme la vôtre) qui utilisent des appels de découverte

Maintenant, ils pourraient utiliser un système de réservation tiers, mais ils sont souvent coûteux et difficiles à gérer. Sans oublier le fait que certains de ces systèmes regroupent les listes de concurrents. Cela pourrait rendre plus pratique pour l'utilisateur de passer au crible un certain nombre d'options à la fois, mais ce type de système de réservation ne fait que prier pour attirer l'attention des clients potentiels loin de vous.

En créant un système de réservation directement dans celui de votre client site Web, vous pouvez éviter tous ces problèmes possibles. De plus, vous pouvez automatiser les tâches fastidieuses qu’ils auraient dû faire par eux-mêmes sans une option de système de réservation appropriée. Par exemple:

• Capture des informations de contact correctes des prospects.
• Détermination d'un jour et d'une heure qui conviennent le mieux aux deux parties.
• Gestion des reprogrammations et des annulations.
• Et plus encore.

Considérez à quel point les clients le seront si vous créez un système de réservation qui les soulage de ce fardeau qui prend du temps.

Cela dit, la création d'un système de réservation WordPress ne se limite pas à l'activation d'un plugin et à l'intégration d'un shortcode. Pour aider vos clients à capturer sans effort plus de rendez-vous et d'événements avec le plug-in de réservation Amelia, vous devez procéder comme suit:

1. Ajouter des éléments de recherche et de filtrage pour réduire la fatigue des décisions

Ce ne sera pas le cas pour tous les systèmes de réservation, mais pour les entreprises qui offrent une variété d'options, de rendez-vous, de fournisseurs de services, etc., la réduction de la fatigue des décisions est très importante à ce stade.

Prenons, par exemple, un site Web de spa ou de salon:

Plusieurs fois, ce type d'entreprises propose une multitude de services (ou événements sur site). Vous pouvez laisser vos visiteurs cliquer sur «Réserver un rendez-vous» ou «Réserver un événement» et trier chaque offre de service et chaque fournisseur par eux-mêmes. Ou vous pouvez améliorer le processus en ajoutant une barre de recherche à votre widget de réservation comme ceci:

Les filtres de la barre latérale aident également – en particulier si les clients ne sont pas nécessairement sûrs du service dont ils ont besoin ou de son nom. Les options préremplies facilitent la prise de décisions sur place.

Dans cet exemple, le spa permet aux clients de filtrer les services par:

• Date de rendez-vous,
• Plage de temps,
• Services (qui sont toutes visibles et plusieurs options peuvent être sélectionnées),
• Employés.

Ceci est un excellent exemple de comment vous pouvez réduire la fatigue de décision avec seulement quelques ajustements de conception et aide les utilisateurs prennent leurs rendez-vous avec plus de confiance et plus rapidement.

2. Raccourcissez le processus d'inscription et de vente

Réfléchissez au cas d'utilisation de votre propre entreprise (ainsi que des fournisseurs de services comme vous).

Imaginons que vous souhaitiez configurer un planificateur de rendez-vous pour les appels de découverte de conception Web. Ne serait-il pas utile de permettre aux prospects de télécharger des fichiers lors de la réservation de leurs rendez-vous? Ils seraient en mesure de partager des documents importants comme leur guide de style, leur logo et même leur contenu avant le rendez-vous.

Quant à la façon dont vous intégrez cela dans le widget de réservation, c'est assez simple avec votre plugin de rendez-vous WordPress. [19659005] Par défaut, Amelia vous permet de contrôler les détails essentiels de vos «événements» et «services»:

• Nom de l'événement,
• Options de date et d'heure,
• Calendrier récurrent,
• Période de réservation,
• Personnel disponible,
• Et ainsi de suite.

Pour permettre aux prospects de télécharger des fichiers, vous devrez aller dans l'onglet «Personnaliser» et créer un champ personnalisé pour celui-ci :

Cliquez sur "Ajouter un champ personnalisé" et vous verrez une option pour "Pièce jointe":

Amelia ) ( Grand aperçu )

Tout ce que vous avez à faire est de donner au nouveau champ Pièce jointe une étiquette (pour que les gens sachent quoi télécharger), puis l'ajouter à tout service ou événement pour lequel vous souhaitez qu'il apparaisse dans le widget de réservation pour:

À l'avant du site, le nouveau champ Pièce jointe ressemblera à ceci:

Amelia ) ( Grand aperçu )

Son design est intuitif et, tant que vous l'étiquetez bien, vos utilisateurs devraient trouver ce champ supplémentaire (obligatoire ou non) celui dont ils veulent profiter – surtout si cela signifie moins de travail plus tard.

À vos propres fins, pensez à quel point ce serait formidable d'avoir un formulaire comme celui-ci dans votre agenda. [19659005] Cela vous permettrait de vous préparer pleinement à la réunion plutôt que d'avoir à élaborer un plan approximatif sur place. Cela raccourcirait également le cycle de vie de vos projets, car vous n'auriez pas à attendre que les clients fournissent la documentation et le contenu essentiels. (Cela serait également utile pour des personnes comme les praticiens de la santé ou les avocats qui ont besoin de dérogations spéciales avant de pouvoir prendre de nouveaux patients ou clients.)

De plus, les prospects qui sont préparés lors de la phase de réservation initiale sont le type de clients que vous souhaitez avec qui travailler, pensez donc à cette fonctionnalité comme un autre moyen de vérifier vos prospects (et d'aider vos clients à faire de même).

3. Rendre le widget de réservation aussi efficace qu’un assistant personnel

Même si vos clients ne sont pas réellement ceux qui prennent et gèrent les rendez-vous de leur entreprise, ils ont un assistant qui l’est. Bien qu'il s'agisse d'une ressource utile à avoir pour cette tâche, les humains sont sujets à des erreurs, en particulier lorsqu'ils tentent de capturer les coordonnées de quelqu'un par téléphone. (Je ne peux pas vous dire à quelle fréquence je me présente à des rendez-vous ou des réservations avec mon nom mal orthographié ou un e-mail mal écrit).

Votre plug-in de planification WordPress, cependant, capture ces informations exactement comme vos utilisateurs les ont saisies. Tant qu'ils n'introduisent pas d'erreurs, cela améliorera considérablement la précision de vos réservations.

Alors, que pouvez-vous faire pour transformer votre widget de réservation en assistant personnel numérique? [19659005] Évidemment, l'inclusion d'un formulaire intuitif avec des champs bien étiquetés sera d'une grande aide. Mais vous devez penser au-delà de cela. Il y a des choses qu'un assistant humain ferait, comme renvoyer les heures de rendez-vous demandées avec la disponibilité réelle et ajouter des temps tampon entre les rendez-vous, qui améliorent l'expérience pour tous.

Vous pouvez programmer le plug-in de réservation Amelia pour faire de même.

Pour commencer, créez des horaires et des paramètres de réservation personnalisés pour chaque offre de service ou événement.

Ceci est utile pour un certain nombre de raisons.

D'une part, il garantit que les clients ne réservent que les jours et les heures où un rendez-vous est disponible. De plus, il permet à votre client de contrôler le nombre de clients qui se présentent aux événements, classes, services, etc. De cette façon, même si le créneau 12: 1 est le moment le plus populaire (car c'est à ce moment-là que tout le monde est en train de déjeuner), votre client ne sera pas submergé de rendez-vous et ne pourra pas servir tous ceux qui ont réservé à ce moment-là.

Si des rendez-vous sont réservés avec certains employés ou fournisseurs, c'est une autre couche de complexité qui devrait être prise en compte dans la conception de votre widget de réservation.

Lorsque vous configurez une nouvelle option Employé dans Amelia, ne vous concentrez pas uniquement sur les éléments superficiels comme qui ils sont et quels services ils fournissent.

Définissez des heures de travail, des jours de congé et des jours fériés spécifiques lorsqu'ils sont disponibles. De cette façon, les utilisateurs ne seront pas tentés de réserver leur fournisseur préféré lorsqu'ils ne seront pas là. Ils ne verront que les options de date et d'heure qui sont ouvertes.

Une autre chose que vous pouvez faire pour améliorer la précision des réservations est de créer des temps de tampon autour d'eux.

Les tampons donnent à vos clients et à leurs équipes le temps de: [

C'est aussi une bonne idée d'avoir des temps de mise en mémoire tampon au cas où il y aurait des clients ou des clients trop zélés qui voudraient simplement parler et parler et parler ou autrement pousser le rendez-vous dans le temps imparti. En ayant un tampon en place, il peut aider à empêcher les rendez-vous des autres clients de commencer tard et, ainsi, de démarrer l'expérience du mauvais pied.

Sous chaque service que vous avez créé dans Amelia, vous avez la possibilité d'ajouter un temps tampon avant et après les créneaux horaires:

Utilisez-le définitivement pour ne pas finir par créer plus de travail ou de maux de tête pour votre client à la fin. [19659005] Oh, et si c'est juste un fournisseur solo pour lequel vous créez ce système de rendez-vous, vous n'avez pas à configurer tous ces horaires individuels ou ces temps tampon. Vous pouvez créer des règles de planification universelles à partir de l'onglet Paramètres.

4. Recueillir les paiements au moment de la réservation

Peu importe combien vous faites pour vous assurer que les rendez-vous peuvent être facilement réservés par les clients et gérés par vos clients, cela n'empêche pas les clients de s'écouler sur les rendez-vous.

Vous êtes probablement conscient du type d'effet que cela a sur votre entreprise. Lorsqu'une personne ne se présente pas, vous vous retrouvez à attendre qu'elle saute sur Zoom ou Skype. Vous lui donnez 10 ou 15 minutes avant de tirer un e-mail pour reprogrammer, puis vous vous remettez au travail. Une autre conséquence est que vous avez maintenant une ouverture qui aurait pu être remplie par un autre prospect intéressé (et une nouvelle source de revenus).

Que vos clients réservent des événements en ligne ou des rendez-vous ou des cours en personne, ils connaissent un genre similaire de perte de temps et de perte de profit. Ainsi, pour encourager davantage de clients à assister réellement à leurs réservations, vous pouvez configurer le planificateur pour percevoir les paiements à l'avance.

La première chose à faire dans Amelia est d'ajouter un prix à tous vos services et événements. Même si vous ne prévoyez pas de facturer à l'avance, c'est quand même une bonne idée, car cela rappelle aux clients ce qu'ils devront au final.

Pour passer à l'étape suivante, activez la collecte des paiements et configurez un processeur de paiement (Stripe ou PayPal). Vous le trouverez sous "Paramètres" et "Paiements" d'Amelia:

Lorsque ce paramètre est activé, les clients seront automatiquement dirigés vers votre processeur de paiement après avoir cliqué sur le bouton «Confirmer» de leur rendez-vous:

Donc, une chose que je conseillerais est d'inclure une note dans le formulaire – quelque part autour du prix – pour leur faire savoir que

Vous pouvez également l'utiliser pour une entreprise comme la vôtre en facturant une somme modique ou une provision pour l'appel de découverte initial.

Une autre chose que vous pouvez faire pour vous assurer que les clients ne perdent pas de revenus potentiels suite à des rendez-vous manqués consiste à intégrer le système de réservation avec un logiciel CRM ou de marketing par e-mail externe. De cette façon, vous capturerez les coordonnées des utilisateurs en dehors de WordPress et pourrez configurer des messages de suivi automatisés si ou quand ils manquent un rendez-vous.

Cela pourrait ne pas aider vos clients à reprendre toutes ces affaires manquées, mais cela aidera à en restaurer une partie.

Il y a deux façons de configurer cela. Le premier utilise les Paramètres des crochets Web dans Amelia:

Si un client annule, replanifie ou modifie son rendez-vous, vous pouvez déclencher le plug-in pour envoyer ces informations à son tiers Logiciel. Et avec d'autres événements automatisés configurés (comme inviter un client qui a annulé à reprogrammer quelques semaines plus tard), votre client n'aura pas à faire grand-chose pour essayer de se reconnecter avec le client. Considérez cela comme une fonction d'abandon de panier, uniquement pour les rendez-vous.

Vous pouvez également utiliser les intégrations Zapier et les webhooks pour faire la même chose.

5. Automatiser les e-mails et les SMS

Bien qu'il soit important d'essayer de récupérer les affaires potentiellement perdues avec les suivis, ils ne sont pas les seuls clients avec lesquels votre système de réservation devrait être en contact.

En tant que tel, vous devez utiliser des e-mails et SMS automatisés pour:

• Envoyer un e-mail de confirmation avec tous les détails d'une réservation à un client (en plus d'un fichier .ics qui lui permet d'ajouter rapidement
• Configurer le même message de confirmation pour que les employés les avertissent quand ils ont été programmés.
• Rappeler aux clients un rendez-vous à venir avec des options pour replanifier (ou annuler) s'ils ne peuvent pas
• Envoyez un «merci» une fois le rendez-vous terminé. Dans certains cas, vous pouvez les inviter à revenir pour un autre. Dans d'autres cas (comme le vôtre), vous pouvez l'utiliser pour envoyer des informations sur les prochaines étapes.
• Envoyez-leur un courrier électronique pour leur souhaiter un joyeux anniversaire, les féliciter pour un anniversaire ou célébrer un autre jour spécial (peut-être avec un cadeau à l'intérieur) .

Conclusion: Bien que vous puissiez certainement épater les clients lors d'une réservation, vous pouvez le maintenir encore plus longtemps en montrant qu'il ne s'agit pas seulement d'échanger du temps et de l'argent au moment du rendez-vous. . Et que vous appréciez vraiment leur travail et leur fidélité.

Avec Amelia, une grande partie de ce travail est déjà fait pour vous:

Des notifications par e-mail et SMS communes ont déjà été créées et écrites pour vous. Encore mieux, ils comprenaient des espaces réservés personnalisés afin que les messages n'aient pas à être envoyés aux clients sonnant froid et détaché.

S'il y a des messages non inclus que vous souhaitez automatiser, vous pouvez utiliser votre intégration Zapier et le marketing tiers. logiciel pour gérer cette pièce. Cependant, ce qui est inclus ici est assez robuste et couvre toutes les bases en matière de gestion des rendez-vous.

Conclusion

Vous savez à quel point il est fastidieux et long de gérer manuellement vos propres rendez-vous et événements. Pire, l'approche manuelle augmente le risque d'erreur, soit de perdre complètement la trace du rendez-vous, soit de ne pas saisir correctement les détails et de ne jamais pouvoir se connecter avec le prospect comme prévu.

Mais avec l'aide des rendez-vous d'Amelia et plugin de réservation d'événements WordPress vous pouvez automatiser une tonne de ce travail. Non seulement cela, vous pouvez élever votre système de réservation afin que plus de prospects soient encouragés à s'inscrire.

(ms, ra, yk, il)