Comment partager poliment votre lien de planification sur le calendrier

Des réunions improductives et mal gérées réclamer des heures interminables de notre temps. ‌Ce que je crois est encore pire, c’est le temps précieux perdu à utiliser les e-mails, les SMS – et pire encore les appels, les allers-retours. ‌Après‌ ‌,‌ ‌en moyenne, une réunion est planifiée après huit e-mails, selon des études. Mais il existe des moyens de partager poliment votre lien de planification sur Calendrier.

Partagez votre lien de planification sur le calendrier

Heureusement, un lien de planification peut résoudre ce problème. ‌Si vous n’êtes pas familier, il s’agit d’une méthode de communication instantanée qui établit des connexions en temps réel entre des personnes ou une URL. ‌En conséquence, vous arrêterez le ping-pong par e-mail, éviterez les conflits d’horaire, éliminerez le travail ardu et simplifierez‌ ‌votre‌ ‌réunion‌ ‌flux de travail.

Cependant, si vous voulez efficacement partagez votre lien de planification sur Google Agenda, vous devez le faire poliment. Et voici comment vous pouvez y parvenir.

Partagez quand c’est approprié.

Disons que vous êtes dans votre café préféré en train de rattraper du travail. Finalement, vous engagez une conversation avec un autre client. Et, puisque vous avez sympathisé, vous décidez de poursuivre la conversation en échangeant vos coordonnées.

Peu importe qu’il s’agisse d’une relation amoureuse potentielle ou d’une nouvelle relation d’affaires. Ce serait sans aucun doute prétentieux si votre premier message incluait le lien de votre calendrier. Cependant, il est une indication relativement claire que vous êtes une personne importante.

Au lieu de cela, obtenez simplement leurs coordonnées et entretenez la relation de manière organique. Ensuite, dans la correspondance suivante, demandez-leur s’ils ont un lien de calendrier qu’ils aimeraient partager. Si ce n’est pas le cas, suggérez de partager le lien de votre calendrier avec eux. Si cela ne fonctionne pas, demandez-leur quand ils sont disponibles.

De plus, « divulguer « votre emploi du temps et votre routine à un étranger lui donne des informations sur votre vie qu’il pourrait utiliser contre vous » dit Max Palmer dans un précédent article de Calendar. « Gardez vos informations de calendrier sensibles pour vous. »

Mais ce n’est pas la seule fois où il est inapproprié de partager un lien de calendrier. Par exemple, planifier une fête surprise ou un bref appel de 10 minutes ne nécessite probablement pas liens de planification.

Ouvrez-leur la porte.

Traditionnellement, on nous apprenait à ouvrir la porte aux autres avant nous-mêmes. Et nous pouvons également appliquer cela à la disponibilité de notre calendrier.

Plutôt que de simplement envoyer le lien de votre calendrier et de dire : « Voici le lien de mon calendrier », vous pouvez d’abord « ouvrir la porte » à quelqu’un d’autre. Comment? En demandant leur disponibilité.

Vous pouvez ensuite leur proposer le lien de votre calendrier une fois qu’ils ont franchi la porte. Si vous avez besoin d’un script à suivre, essayez quelque chose comme : « J’apprécierais si vous pouviez me faire savoir quand vous êtes disponible. Ou, si c’est plus pratique, vous pouvez ‌choisir une heure hors de mon calendrier.

Cela peut sembler peu. ‌Cependant, nous observons une variété de gestes apparemment petits, comme faire taire votre téléphone dans un‌ ‌cinéma‌ ‌cinéma. Julianna Margulies l’a parfaitement dit, « De petits gestes peuvent avoir un grand impact. »

Créez des priorités.

Kelly‌ ‌Nolan,‌ ‌une‌stratégiste en gestion du temps‌ ‌,‌ ‌utilise trois liens différents dans son calendrier à diverses fins : réunions avec les clients, rendez-vous décontractés ou événements de réseautage et réunions d’équipe. ‌De plus, elle soutient avec enthousiasme la planification automatique pour des‌ ‌raisons inattendues.

« Vous fixez des heures de fin », a déclaré Nolan Bloomberg. ‌Par exemple, les planificateurs peuvent configurer des créneaux horaires allant jusqu’à 30 minutes, empêchant les participants d’ignorer les signaux hors délai lorsqu’une réunion est terminée. ‌De plus, la plupart des programmes qu’elle utilise pour protéger le temps de ses clients sont meilleurs que ce qu’ils peuvent gérer de manière indépendante.

« Beaucoup d’entre nous ont cette tendance à plaire aux gens de dire » Eh bien, d’accord, je vais simplement faire en sorte que ce temps inopportun fonctionne « , ce qui supprime cette propension », a-t-elle déclaré.

Pour éviter les messages négatifs, Nolan partage son lien de calendrier et une note qui dit: ‌Si certains‌ ‌de‌ ‌mes‌ ‌prochains‌ ‌rendez-vous‌ ‌ne vous conviennent pas, veuillez ‌‌laisser‌‌ ‌‌moi‌‌ ‌‌savoir.

« C’est un signal que je suis prêt à travailler avec certaines personnes au-delà de mon outil de calendrier », a déclaré Kelly.

Établissez un ton amical‌ ‌.

Lorsque vous invitez des personnes à utiliser votre calendrier, faites attention à votre formulation. ‌Bien que vous vouliez être direct, vous ne voulez pas être trop impétueux ou irrespectueux de leur temps. Au lieu de cela, mettez l’accent sur la commodité d’utiliser un lien de calendrier, comme ne plus jouer au jeu de va-et-vient.

Par exemple, vous pourriez dire : « Chaque fois que vous êtes prêt, voici mon lien de planification sur Calendrier, afin que vous puissiez sélectionner l’heure qui vous convient le mieux. J’ai hâte de parler‌ ‌avec‌ ‌vous bientôt.

Le timing est tout.

Le timing est primordial lors du partage‌ ‌votre‌ ‌Calendrier. ‌Il est préférable de ne pas partager le lien de votre calendrier avant qu’il ne soit trop tard. En même temps, vous ne voulez pas le partager avant la toute ‌dernière‌ ‌minute. ‌Il est essentiel de trouver‌ ‌un‌ ‌équilibre.

Vous devez partager votre calendrier 24 à 48 heures avant votre départ avec votre famille et votre assistant, par exemple si vous planifiez un voyage. Par exemple, si vous avez besoin d’une réunion d’équipe jeudi, l’envoi d’un lien de planification le mardi est trop rapproché.

En bref, vous devez tenir compte de l’urgence et délais avant de partager votre calendrier afin qu’il soit partagé au moment‌ ‌approprié.

De plus, soyez conscient des heures d’ouverture, des fuseaux horaires et des jours fériés. Par exemple, si vous êtes sur la côte est et que vous souhaitez avoir une réunion virtuelle avec un collègue qui vit sur la côte ouest, ne suggérez pas une heure de réunion à 9 h 00 HNE. Au lieu de cela, vous leur demandez de participer à cet appel vidéo à 6 heures du matin.

Être flexible.

Même si l’horaire de l’autre personne ne correspond pas à ce que vous avez de disponible sur votre calendrier, soyez ouvert à répondre à ses besoins. Par exemple, « Pourriez-vous partager un moment pratique pour une réunion, ou pourriez-vous choisir parmi mon calendrier si vous préférez ? »

Notez que vous ne dites pas que bloquer votre temps n’est possible qu’en utilisant le lien de votre calendrier. Cependant, je l’utilise souvent comme point de départ.

Choisissez un calendrier compatible.

La technologie peut parfois être un peu épineuse. ‌Par exemple, même s’il est possible de basculer entre Apple, Google ou Microsoft, cela peut prêter à confusion. De plus, ce n’est pas toujours pratique si vous partagez un lien Google Agenda avec un groupe qui utilise principalement Apple Calendar.

En règle générale, vous devez vous assurer que votre calendrier est accessible à partir de‌ ‌plusieurs‌ ‌plates-formes. ‌De cette façon, il n’y a pas de processus de synchronisation ou de partage à craindre. Et, c’est pratique et ne nécessite pas que les autres invités installent une nouvelle application ou apprennent comment elle fonctionne.

Suivez la règle Boucle d’or.

« Certes, la confidentialité pourrait être un problème pour un partage de calendrier réussi », écrit Kayla Sloan dans un article pour Calendar. « Mais beaucoup de gens fusionnent sans problème leurs calendriers professionnels et personnels. »

Plus calendriers et applications en ligne « avoir des paramètres qui vous permettent de rendre certaines entrées privées et d’autres partagées. » ‌Malheureusement‌ ‌ces paramètres empêchent les autres de voir des informations sensibles.

« Cependant, tous les calendriers n’ont pas les mêmes capacités », ajoute Sloan. « Par conséquent, vous pouvez autoriser tout le monde à voir les rendez-vous personnels, à rendre les entrées vagues ou à ne pas les mettre sur les calendriers de travail. »

Lorsque vous ajoutez des détails d’événement à un calendrier partagé, trouvez un équilibre. ‌La date, l’heure et le lieu doivent au moins être indiqués. C’est aussi une brillante idée d’inclure qui sera présent.

Avec des pièces jointes contenant des agendas et des lieux, ils peuvent obtenir des directions sur leur téléphone sans donner trop d’informations.

Aussi, évitez d’être ‌vague. ‌Ne‌ ‌pas‌ ‌simplement programmer l’après-midi pour des « réunions ». Assurez-vous que chacun dispose à l’avance des informations dont il a besoin.

Ne fantôme personne.

En d’autres termes, si vous recevez un lien de calendrier, ne laissez pas l’expéditeur au sec.

J’ai envoyé des invitations de calendrier à quelqu’un qui n’a jamais répondu dans le passé. Peut-être parce qu’ils étaient au courant de l’invitation et ont supposé que j’avais anticipé leur présence. Mais, c’est toujours ma bête noire.

Vous n’avez qu’à cliquer sur un bouton pour confirmer. De plus, c’est bien de faire savoir aux autres que vous venez. ‌De plus, vous recevrez des mises à jour, telles que des annulations. ‌Une invitation permet plus d’efficacité que plusieurs invitations.

Et j’espère que, parce que vous avez répondu, d’autres vous rendront la pareille lorsque vous partagerez votre lien de planification à l’avenir.

Incorporation d’e-mails.

Vous pourriez envisager d’intégrer le lien de votre calendrier dans le corps de votre e-mail. pourquoi? Il y a moins de clics que sur votre site Web. À son tour, c’est plus courtois car cela permet de gagner du temps lors de la planification.

Crédit d’image : Cottonbro ; Pexel ; Merci!

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