Comment partager des dossiers de rapports Lightning dans Salesforce

Bonjour les pionniers !

Le partage de dossiers de rapports Lightning dans Salesforce est essentiel pour la collaboration en équipe, garantissant que les bonnes personnes peuvent accéder aux rapports critiques pour la prise de décision. Salesforce vous permet de gérer et de partager en toute sécurité des dossiers de rapports avec des utilisateurs, des rôles et des groupes tout en gardant le contrôle sur leur niveau d’accès.

Dans ce blog, nous explorerons l’importance du partage des dossiers de rapports et des conditions préalables, et fournirons un guide détaillé étape par étape pour partager des dossiers de rapports Lightning dans Salesforce.

Avant de commencer

Dans la première partie de cette série de blogs, j’ai discuté de ce que Les rapports Salesforce sontles différents types de rapports disponibles et les étapes pour créer eux. Je recommande de revoir ces sections pour une compréhension plus claire avant de continuer.

Pourquoi partager des dossiers de rapports Lightning ?

1. Collaboration entre les équipes

Le partage de dossiers de rapports permet aux membres de l’équipe d’accéder, de visualiser et d’analyser les mêmes données, favorisant ainsi une meilleure collaboration et compréhension.

2. Productivité améliorée

Lorsque les rapports sont partagés efficacement, les parties prenantes peuvent accéder rapidement aux informations dont elles ont besoin sans les demander à plusieurs reprises.

3. Transparence et alignement

En partageant des rapports, vous vous assurez que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les mesures et les indicateurs de performance.

Conditions préalables au partage des dossiers de rapports

Avant de partager des dossiers de rapports Lightning, assurez-vous de ce qui suit :

• Gérer l’accès: Vous devez avoir «Gérer« Accès au dossier pour le partager avec d’autres.
• Autorisations appropriées: les utilisateurs doivent disposer des autorisations Salesforce pour afficher ou modifier les rapports.
• Partage de dossiers amélioré: Cette fonctionnalité doit être activée dans votre organisation Salesforce. Parce qu’il offre un contrôle plus granulaire sur le partage de dossiers.

Niveaux d’accès aux dossiers de rapports Lightning

Lors du partage de dossiers, vous pouvez attribuer les niveaux d’accès suivants :

1. Téléspectateur: Peut afficher et exécuter des rapports mais ne peut pas apporter de modifications.
2. Éditeur: Peut afficher, exécuter et modifier des rapports mais ne peut pas gérer le partage de dossiers.
3. Directeur: dispose d’un accès complet mais inclut la possibilité de gérer les paramètres de partage et de supprimer des rapports.

Guide étape par étape pour partager des dossiers de rapports Lightning

Étape 1 : ouvrez l’onglet Rapports

1. Dans Salesforce, cliquez sur le Lanceur d’application et rechercher Rapports.
2. Cliquez sur le Rapports pour accéder à tous les rapports et dossiers enregistrés.

Étape 2 : localisez le dossier de rapport

1. Sur le panneau de gauche, localisez le dossier contenant les rapports que vous souhaitez partager. (Tous les dossiers/Créé par moi)
2. Cliquez donc sur le nom du dossier pour l’ouvrir.

Étape 3 : ouvrir les paramètres de partage de dossiers

1. Cliquez sur le Plus d’options icône (trois points ou icône d’engrenage) à côté du nom du dossier.
2. Sélectionner Partager dans le menu déroulant. Cette action ouvre l’interface de partage de dossiers, comme le montre la figure ci-dessous.

Étape 4 : Ajouter des utilisateurs, des rôles ou des groupes

1. Une fenêtre contextuelle apparaîtra dans l’interface de partage, vous permettant de rechercher des utilisateurs, des rôles ou des groupes publics spécifiques.
2. Sélectionner « Utilisateurs » depuis « Partager avec » dérouler.
3. Recherchez des utilisateurs dans le champ «Noms » champ.
4. Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur Partager, comme le montre la figure ci-dessous.

Étape 5 : Attribuer des niveaux d’accès

1. Une fois que vous avez ajouté des utilisateurs ou des groupes et cliqué sur « Partager », les informations apparaissent automatiquement dans la section « Qui peut accéder ».
2. Alors ici, attribuez le niveau d’accès souhaité (Viewer, Editor ou Manager).

Étape 6 : examiner et enregistrer les paramètres de partage de rapports

1. Une fois cela fait, examinez la liste des utilisateurs, des rôles et des groupes ayant accès au dossier.
2. Mais assurez-vous que les autorisations correspondent aux politiques de l’organisation.
3. Cliquez Fait pour enregistrer les modifications.

Exemple de cas d’utilisation : partage d’un dossier de rapport de ventes

Imaginez que vous ayez un dossier nommé Rapports de ventes contenant des rapports critiques sur la valeur du pipeline, les transactions conclues et les performances de l’équipe. Vous souhaitez donc le partager avec l’équipe commerciale et les responsables commerciaux :

1. Créez un groupe public dans Salesforce appelé Équipe de vente.
2. Ajoutez tous les membres de l’équipe et les managers à ce groupe.
3. Partagez le Rapports de ventes dossier avec le Équipe de vente groupe. Pour la collaboration, affectez les membres de l’équipe Téléspectateur accès et gestionnaires Éditeur accéder. Veuillez vous référer à l’image ci-dessous.

Note: Si vous souhaitez en savoir plus sur Groupes publics dans Salesforcen’hésitez pas à suivre le lien mentionné.

Meilleures pratiques pour le partage de dossiers de rapports

1. Utiliser des rôles et des groupes
   • Au lieu d’ajouter des utilisateurs individuels, utilisez des groupes ou des rôles publics pour une gestion efficace.
2. Suivez le principe du moindre privilège
   • Attribuez uniquement les autorisations nécessaires aux utilisateurs pour effectuer leurs tâches.
3. Sécurisez les données sensibles
   • Assurez-vous que les rapports sensibles sont partagés uniquement avec les utilisateurs autorisés. Pour appliquer des restrictions, utilisez les hiérarchies de rôles et les paramètres de partage.

Dépannage des problèmes courants

1. Option de partage de dossiers manquante

• Assurez-vous d’avoir « Gérer» accès au dossier. Sans cela, vous ne pourrez pas le partager.

2. Erreurs d’autorisation refusée

• Les utilisateurs doivent disposer des autorisations nécessaires (telles que « Exécuter des rapports ») pour accéder aux dossiers partagés. Vérifiez leurs profils utilisateur ou leurs ensembles d’autorisations.

3. Dossier non visible pour les utilisateurs

• Confirmez que les utilisateurs peuvent accéder au dossier et aux données sous-jacentes. Cependant, la visibilité des données dépend de la sécurité au niveau des enregistrements de Salesforce.

Conclusion

Le partage de dossiers de rapports Lightning dans Salesforce est crucial pour favoriser la collaboration, améliorer la transparence et garantir que les bonnes parties prenantes ont accès aux données vitales. En suivant les étapes décrites dans ce guide, vous pouvez facilement partager des dossiers de rapports tout en gardant le contrôle sur qui peut les afficher, les modifier ou les gérer.

Bonne lecture !

« Le succès ne consiste pas seulement à atteindre votre destination ; il s’agit d’accepter le voyage, d’apprendre de chaque étape et de devenir plus fort à chaque défi.

Articles connexes :

1. Partager un dossier de rapport Lightning
2. Partager et planifier des rapports dans Salesforce

Vous pouvez également lire :

1. Introduction aux files d’attente Salesforce – Partie 1
2. Maîtriser les files d’attente Salesforce : un guide étape par étape – Partie 2
3. Comment attribuer des enregistrements à la file d’attente Salesforce : un guide complet
4. Une introduction à Salesforce CPQ
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