Comment organiser des réunions qui ne mettent pas tout le monde en sommeil

juillet
12 2019

8 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de l'Entrepreneur sont les leurs.

En septembre dernier, plus de 70 employés de Honey Stinger – une marque de nutrition sportive qui fabrique des produits à base de miel – et ses sociétés sœurs ont achevé un trek de 740- miles . Surnommé «la plus longue réunion de personnel au monde», ce groupe aventurier a passé près de trois mois à parcourir le Continental Divide Trail, de la frontière méridionale du Colorado à sa frontière nord.

La journalisation de 90 jours dans la nature est un rappel spectaculaire du fait que toutes les réunions ne sont pas créées. égal. «Notre équipe a travaillé ensemble et a surmonté d’énormes obstacles allant des incendies de forêt à la poussée des vélos à des sommets de plus de 13 000 pieds», a écrit le directeur du marketing Garrett Mariano dans un blog de la société. "Nous sommes une équipe plus forte qui a une nouvelle compréhension et un respect mutuel."

Les réunions sont devenues un sujet brûlant dans les cercles d’entrepreneurs. Elon Musk, cofondateur et PDG de Tesla dans un courriel 2018 divulgué à ses collaborateurs, a déclaré que les grandes réunions constituaient «le fléau des grandes entreprises et qu’elles s’aggravaient presque toujours avec le temps». Musk a également recommandé ] employés à «quitter une réunion ou répondre à un appel dès qu'il est évident que vous ne ajoutez pas de valeur. Il n'est pas impoli de partir, il est impoli de faire rester quelqu'un et de perdre son temps. "

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Définissez votre stratégie de réunion

Je ne l'ai pas inquiétez-vous des réunions quand j'ai commencé JotForm il y a 13 ans. C'était juste moi et finalement, une poignée d'employés. Nous avons été démarrés, il n'y avait donc pas de VC ou d'investisseurs à mettre à jour. Comme nous employons plus de 140 personnes sur deux continents, je dois devenir beaucoup plus stratégique sur la manière et le moment de communiquer.

Selon TED les réunions coûtent environ 37 milliards de dollars chaque année aux États-Unis seulement. Cinquante pour cent des personnes interrogées déclarent que les réunions sont improductives et 73% des employés effectuent un autre travail pendant leurs réunions. Si vous avez déjà écrit une liste d'épicerie lors d'une téléconférence, vous ne serez pas surpris d'apprendre que neuf personnes sur dix rêvassent également lors de réunions.

Je ne veux pas perdre mon temps ou piège nos employés dans de longues réunions drones. Après tout, ils sont le cerveau et le moteur de l’entreprise. C’est pourtant si facile de se laisser prendre dans une boule de neige de réunions et d’enregistrements. Vous acceptez une invitation, puis une autre, puis 15 autres. Avant de vous en rendre compte, vous êtes plongé dans une partie de Calendar Tetris .

La stratégie est l’antidote contre le cas désagréable de la rencontre. Définissez des règles de base concernant la manière, le moment et la fréquence des réunions. Créez des politiques qui permettent aux gens de frapper le «déclin» sans crainte ou FOMO, puis respectez-les. Chaque organisation est différente, mais voici ce qui fonctionne pour nous.

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1. Abandonnez les stand-ups

Le principe d'une réunion de mise au point ou d'un stand-up – où les participants, à leur tour, informent le groupe de leurs tâches et de leurs progrès – semble raisonnable. Une bonne communication est essentielle à la création d’une entreprise. Cependant, ajoutez plusieurs enregistrements de projet sur plusieurs jours, et cette pratique apparemment anodine peut épuiser des ressources précieuses.

«Il est difficile de trouver plus de gaspillage d'argent, de temps ou d'attention que les réunions de suivi», Basecamp Le PDG et cofondateur, Jason Fried a écrit en 2016. Je ne suis pas sûr de pouvoir les appeler un «fléau», comme Fried l'a fait dans le même blog, mais je conviens qu'ils sont rarement nécessaires.

En mai 2018, Brian Donohue responsable technique chez Pinterest, a décrit un calendrier de trois jours sans rendez-vous que la société testait avec ses équipes d'ingénierie produit. Le développement de logiciels exige de longues périodes de temps, mais les réunions ont évolué parallèlement à la croissance de l'entreprise. Faire un petit changement d'horaire a rapidement produit de gros résultats, a déclaré Donohue. Plus de 91% des développeurs Pinterest ont déclaré que le changement les avait rendus plus productifs et 80% ont déclaré que leurs collègues respectaient le calendrier de non-réunion.

Qu'il s'agisse d'une journée sans réunion ou d'une règle sans appel le matin, L'expérience de Donohue nous rappelle que, en tant qu'entrepreneurs, nous pouvons faire des choix de planification non conventionnels. Vous pouvez prendre position pour trouver un équilibre entre le temps de travail ininterrompu et les communications nécessaires entre équipes.

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2. Walk and talk it out

Mark Zuckerberg et Richard Branson sont des adeptes des réunions à pied. Tout comme Twitter, Jack Dorsey. Barack Obama est également connu pour suggérer des réunions de marche.

Les Américains siègent en moyenne à 9,3 heures chaque jour. Se déplacer tout en se rencontrant améliore la santé et la créativité, détruit les hiérarchies et augmente le bonheur, parmi d'autres rapportant des avantages .

Par exemple, des chercheurs de l'Université Washington à St. Louis ont découvert que les travailleurs qui se tenir ou marcher pendant les réunions étaient moins territoriaux et plus engagés dans la discussion. Dans une étude de l’Université Stanford 81% des participants ont déclaré que leur pensée créative s’est développée lorsqu’ils ont augmenté leurs niveaux d’exercices.

Je suis aussi un grand partisan d’étirer mes jambes et mon cerveau en même temps. Je vais souvent déjeuner et me promener avec les nouveaux et les anciens employés. Nous nous connaissons en dehors du bureau et, espérons-le, ils me voient mieux que «le patron».

Les réunions de marche sont difficiles lorsque le nombre de participants est élevé ou qu'il y a une tempête de neige, mais ils peuvent excellente option lorsque les conditions sont réunies.

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3. Donnez de l'espace aux gens

En 2014, près de 70% des bureaux avaient des plans ouverts . Ces espaces aérés sont la marque d'une entreprise moderne et tournée vers l'avenir, en particulier dans le monde de la technologie, mais ils peuvent également accroître la distraction, le stress et la frustration.

Chez JotForm, nos employés du côté des produits travaillent dans de petites entreprises différentes. équipes fonctionnelles de quatre à six personnes. Chaque groupe comprend un développeur, un concepteur, un expert en données, un spécialiste de l'expérience utilisateur et d'autres rôles appropriés. Chaque équipe dispose également d’un bureau dédié, avec un grand tableau blanc et une porte qui se ferme.

Nous avons constaté que les équipes travaillant dans un espace privé n’avaient pas à planifier de réunions formelles. Ils peuvent échanger des idées et partager leurs commentaires si nécessaire. Lorsqu'ils ont besoin de temps de travail au calme, ils peuvent s'assurer que cela se produit également.

Je réalise que cet arrangement n’est pas possible pour tout le monde, en particulier lorsque vous construisez une nouvelle entreprise et que les budgets sont serrés. Mais considérez ce que vous pouvez faire d'autre pour réduire les longues réunions, depuis la création «d'heures de bureau» à une heure précise de la journée, ou en utilisant Slack ou un autre outil de messagerie instantanée pour vos demandes rapides.

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4. Envoyez plutôt des commentaires par courrier électronique.

Le courrier électronique est devenu l’un des sacs de frappe préférés des startups. Les gens jettent leur haine de la boîte de réception sur des articles de blogues, des articles et des forums fumants. J'ai compris. Au pire, le courrier électronique peut ressembler à une laisse numérique qui ne cesse de tirer. Bryan Lufkin a écrit pour BBC Capital «Après seulement une journée de travail», «nous redoutons de devoir parcourir les innombrables courriels qui attendent des réponses polies, des commentaires réfléchis et des promesses sans conviction. «toucher la base» ou «revenir en arrière». »

Cependant, dans un match en cage entre courriels et réunions, je parie sur les courriels. À chaque fois. Ce n’est pas non plus parce que je ne veux pas parler aux gens ni échanger avec mes employés. Au lieu de cela, je souhaite fournir des commentaires réfléchis et réfléchis sur mon temps personnel – qui est presque toujours à la fin de chaque journée. C’est ce que j’ai tenté pour Boîte de réception zéro .

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5. Faites en sorte que chaque réunion compte

Les réunions productives ont un objectif clair. Ils doivent présenter des informations nouvelles, utiles et exploitables, sans essayer d’accomplir onze tâches distinctes en une seule session. Le respect de ces règles est le meilleur moyen de s’assurer que chaque réunion atteint son objectif. Soyez impitoyable avec vos directives et tout le monde va s'attendre à une réunion franche et rythmée.

Toutes les réactions négatives des réunions peuvent donner l'impression que tout enregistrement est une perte de temps totale. Je crois que c'est loin de la vérité. Lorsque les réunions sont rapides et efficaces et qu’elles atteignent l’objectif fixé, elles peuvent être extrêmement utiles tout en alignant les participants. Après tout, les affaires sont un sport d’équipe, même si vous ne franchissez pas la division continentale ensemble.