Comment organiser de meilleures réunions virtuelles

Février
10, 2021

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les contributeurs de Entrepreneur sont les leurs.

Si vous êtes comme la plupart des professionnels, vous avez passé beaucoup de temps dans des réunions virtuelles en 2020 et vous le ferez en 2021 – plus que vous n'auriez jamais cru possible en, disons, 2015. Et si vous êtes comme la plupart des professionnels se réunissant virtuellement, vous avez déploré le fait qu'elles pourraient être meilleures.

Les réunions virtuelles souffrent des mêmes inconvénients que les réunions traditionnelles, notamment une mauvaise organisation, des plages horaires surchargées et des participants désintéressés. Mais ils souffrent également d'un lot de problèmes qui leur sont propres, notamment des retards intermittents, des problèmes de connectivité et des schémas redoutés d'interruptions en cours.

Et bien sûr, les réunions virtuelles ne mènent nulle part. De nombreuses entreprises qui sont passées à un environnement de travail à distance le resteront indéfiniment, et même si ce n'est pas le cas, vous serez toujours tenu de rejoindre et d'organiser au moins certaines réunions à distance à l'avenir.

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Alors comment organiser de meilleures réunions virtuelles?

Améliorer la qualité des appels vidéo

La mesure la plus simple que vous pouvez prendre est l'amélioration la qualité de vos appels vidéo . Si votre flux vidéo souffre de bégaiement, de décalage ou d'autres problèmes techniques, cela peut perturber et compromettre une réunion par ailleurs efficace. Par conséquent, cela devrait être votre priorité la plus élevée.

Vérifiez votre fournisseur de service de réunion virtuelle et voyez s'il y a des problèmes inhérents avec lui. Si vous utilisez une plate-forme problématique, il y a de fortes chances que de nombreux clients comme vous se plaignent de la qualité du service. Envisagez de passer à un autre fournisseur si vous rencontrez des problèmes persistants qui semblent ne pas être résolus.

Sinon, il existe quelques correctifs simples qui peuvent vous aider à améliorer la qualité:

• Mettez à jour votre client. Assurez-vous que vous utilisez la dernière version du logiciel choisi. Les nouvelles mises à jour atténuent souvent les problèmes précédents.
• Assurez une connexion solide. Si votre connexion Internet est lente ou lente, vos vidéoconférences en souffriront. Mettez à niveau votre routeur ou votre forfait Internet si nécessaire.
• Investissez dans de meilleurs équipements. Un bon microphone peut instantanément rendre votre audio plus clair pour les autres participants et une bonne webcam peut vous faire paraître plus clair. N'ayez pas peur de faire l'investissement; l'équipement par défaut de votre appareil peut ne pas être suffisant.
• Simplifiez l'arrière-plan. Minimisez la quantité de contenu vidéo à transmettre en simplifiant votre arrière-plan. Un café animé nécessitera beaucoup plus de ressources qu'une étagère statique ou un arrière-plan virtuel compromettant ainsi la qualité de votre appel.
• Ne faites pas plusieurs tâches à la fois. Essayez de ne pas utiliser Internet pour autre chose (comme le streaming vidéo) pendant un appel vidéo.

Planifiez efficacement la participation

Ensuite, planifiez soigneusement la participation à chaque réunion. Moins vous avez de participants, moins il y aura d'opportunités d'interruption et moins vous passerez d'heures au total à la réunion. Par conséquent, vous devez viser la plus petite taille de réunion possible.

En plus de cela, il est important de vous assurer que chaque participant est en mesure de participer pleinement. Informez-les à l'avance de la nature de la réunion et assurez-vous qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin pour se connecter efficacement, y compris des logiciels mis à jour, de l'équipement physique et des connaissances sur la façon de s'y joindre.

Venez avec un plan

Voici ] un conseil important pour toute réunion mais assurez-vous de venir avec un plan. Vous ne devriez pas tenir une réunion pour le plaisir de tenir une réunion; vous devriez avoir un programme clair en place et une sorte d'objectif à atteindre. À la fin de la réunion, vous devriez avoir une nouvelle information, une nouvelle conclusion ou une décision finalisée. Assurez-vous que toutes les personnes présentes à la réunion comprennent le but de la réunion avant de se joindre à la réunion et utilisez votre ordre du jour pour garder la conférence sur la bonne voie. peut les minimiser avec une approche de style «bâton de parole». Gardez tout le monde silencieux jusqu'à ce que ce soit son tour de parler et encouragez vos participants à éviter d'intervenir à moins que cela ne soit absolument nécessaire. Vous pouvez également utiliser le chat textuel comme sauvegarde de la conversation et pour partager des idées sans que les gens se parlent.

Poursuivez d'autres formes de communication

Les appels vidéo ont servi de remplacement pratique aux réunions traditionnelles. Mais voici une vérité importante: la plupart du temps, vous n’avez pas besoin de réunions traditionnelles ou virtuelles pour une communication efficace. Dans de nombreux cas, il existe une meilleure alternative. Selon la structure de votre organisation et le type de message que vous souhaitez communiquer, vous pouvez vous tourner vers un fil de discussion, une plate-forme de gestion de projet ou même une forme de blogs coopératifs . [19659005] Connexes: Un guide de l'ordre du jour de réunion qui fonctionne réellement (infographie)

Même si vous perfectionnez la réunion virtuelle, vous devrez toujours compter sur une variété de canaux de communication et des techniques pour vous assurer que tous vos messages sont transmis efficacement. Utilisez la grande variété d'outils à votre disposition.

Si vous suivez ces stratégies, vous devriez être en mesure d'organiser de meilleures réunions virtuelles (et éventuellement d'adopter de meilleures stratégies de communication en général). La communication dans votre organisation ne sera jamais parfaite, mais vous pouvez faire des progrès pour améliorer l'efficacité et la clarté pour toutes les personnes impliquées.