Comment nous structurons toutes les mains comme une équipe entièrement à distance

All Hands, hôtel de ville, heure du thé – il y a plusieurs noms pour la réunion où tout le monde se réunit pour des mises à jour, des annonces et des questions et réponses.

All Hands n'est pas seulement une période excitante. faces à la fois mais aussi une grande partie de notre valeur à par défaut à la transparence . Les réunions de Buffer's All Hands sont un excellent endroit pour communiquer ouvertement avec toute l'entreprise en même temps.

En tant qu'entreprise distante fonctionnant dans 10 fuseaux horaires notre All Hands peut sembler un peu différente des traditionnelles. réunions basées. Bien qu'il soit difficile de mettre tout le monde en ligne en même temps, nous travaillons dur pour rendre les réunions instructives, amusantes et adaptées à notre culture éloignée.

Nous sommes ravis de partager notre processus actuel pour organiser nos réunions avec vous. plongons dedans!

Comment une main à distance fonctionne différemment

Être une équipe entièrement à distance signifie que nos mains sont un peu différentes d'une réunion de bureau.

Tout d'abord, nous nous réunissons dans un lieu virtuel d'un physique, en utilisant un outil appelé Zoom qui permet à chaque membre de l'équipe de se joindre à la vidéo. Il est toujours agréable de voir les visages des gens (et pas seulement leurs images de profil), plus Buffer bébés, chiots, et autres animaux de compagnie et membres de la famille font souvent sur l'écran aussi.

le monde est génial pour beaucoup de choses, mais en ce qui concerne le timing, il est difficile de rassembler les gens d'un seul coup. Nous planifions bien les événements à l'avance en utilisant les invitations de Google Agenda, et nous essayons de positionner l'appel afin que le plus grand nombre de personnes puisse accéder à l'événement en direct, ce qui signifie que les États-Unis et l'Europe Cela signifie qu'il peut être difficile pour les coéquipiers d'Australie et d'Asie de se joindre à nous, et nous ne nous attendons absolument pas à ce que les gens se réveillent au milieu de la nuit pour y assister.

quelqu'un dort, congé de famille ou vacances ou ne peut tout simplement pas le faire pour une raison quelconque, n'importe qui peut rattraper ce qui a été partagé. Nous avons aussi expérimenté des "soirées d'observation" pour l'Australie et l'Asie pour rendre l'expérience un peu plus spéciale!

Comment nous structurons toutes les mains au Buffer

et Agenda

Le jour d'un All Hands, nous partageons le lien Zoom dans Slack cinq minutes avant l'événement pour que tout le monde puisse commencer à sauter. Il faut généralement quelques minutes à tout le monde pour sauter l'appel. [19659002] Nous avons récemment entamé une nouvelle tradition amusante lors du rassemblement de tous les membres de l'équipe – en laissant des coéquipiers servir de DJ ou de musicien en direct! Nous avons une playlist collaborative Spotify sur laquelle nous pouvons tirer, et nous avons aussi beaucoup de coéquipiers talentueux et musicaux. Lors de notre dernier All Hands, un de nos coéquipiers a joué de la guitare acoustique apaisante au fur et à mesure que les gens rejoignaient!

Une fois que nous nous sommes assemblés, nous enregistrons le record et habituellement notre directeur des gens, Courtney, commence par dire bonjour. tout le monde connait l'agenda pour Toutes les Mains. Souvent, nous allons également partager un lien vers un document papier pour que les gens puissent poser des questions ou partager leurs idées tout au long de la réunion. Zoom a aussi une fonction de chat, donc à ce moment-là, la salle de chat a illuminé les gens en leur disant bonjour et en s'enregistrant.

Célébrations

Nous aimons nous célébrer les uns les autres. Alors que nous en faisons beaucoup dans Slack c'est aussi amusant d'avoir une chance d'applaudir par chat vidéo, donc les célébrations sont la première chose que nous faisons dans chaque All Hands. Nous encourageons les coéquipiers à désactiver leurs micros afin que nous puissions tous nous entendre célébrer et applaudir pendant cette partie.

Voici quelques choses que nous célébrons:

• Des nouvelles à l'échelle du tampon, comme recevoir des récompenses et atteindre des jalons d'entreprise ou financiers
• Bufferversaires et nouveaux coéquipiers (Bufferversary = anniversaire de quelqu'un commencé à Buffer)
• Promotions et changements de rôle
• Les événements de la vie de notre coéquipier – nous nous mettons au travail ce qui signifie que nous célébrons beaucoup de choses au-delà du travail! Quand Bufferoos fait des choses comme gagner une compétition, déménager dans une nouvelle ville ou chez soi, courir un marathon, faire grandir sa famille, organiser un événement ou vivre d'autres événements passionnants, nous voulons les encourager.
• et gratitude – les coéquipiers se reconnaissent souvent pour faire du bon travail. Nous essayons de faciliter cela avec une forme légère que nos coéquipiers peuvent remplir à l'avance, ainsi qu'un canal de gratitude Slack.

Mise à jour de Joel

À ce moment dans All Hands, notre PDG Joel va sauter dans une mise à jour de son point de vue sur la façon dont les choses se passent globalement à Buffer. Il partagera généralement plus sur nos objectifs d'entreprise, vision et les jalons

Activité physique B reak

Nos Toutes les Mains durent habituellement environ une heure ( parfois un peu plus longtemps). C'est un long moment de regarder un écran, alors nous avons récemment intégré une composante d'activité physique à mi-parcours. Ci-dessous, vous verrez quand un coéquipier de yogi a mené des étirements de bureau! C'était très amusant, bien que les coéquipiers travaillant dans les coffee shops aient pu avoir quelques regards confus.

Area Updates

Après que Joel parle, chacun des directeurs d'équipe a quelques minutes pour faire le point sur leur région. C'est un excellent moyen de lire rapidement ce qui se passe dans les domaines de l'ingénierie, du plaidoyer, du marketing, des produits et des personnes. Beaucoup de chefs de domaine deviennent vraiment créatifs avec les quelques minutes qu'ils ont avec des diapositives divertissantes. C'est l'occasion d'entendre des équipes que leurs coéquipiers n'interagissent pas souvent et n'entendent pas ce qu'ils ont fait.

Si vous êtes curieux du genre de choses qu'ils partagent, nous faisons un rapport trimestriel sur la transparence avec une grande partie de la même information!

Il y a aussi du temps mis de côté pour partager avec l'équipe comment les choses se passent avec notre cycle de produit actuel. Puisque nous travaillons en cycles de 6 semaines parfois c'est une célébration de ce que nous avons accompli au cours du dernier cycle et parfois c'est un regard sur ce qui nous attend dans un cycle qui sera bientôt achevé. Q A

À ce moment-ci, dans All The Hands, nous aimons ouvrir la porte à nos coéquipiers pour qu'ils posent des questions aux chefs de secteur sur leurs mises à jour ou à Joel. Nous partageons à l'avance une forme anonyme et disposons également d'un document où les gens peuvent partager des questions pendant le All Hands.

Il y a régulièrement des questions très stimulantes qui surgissent! C'est une belle façon de voir que les coéquipiers sont engagés avec l'entreprise, les produits et la vision.

Photo de groupe

Ce ne serait pas une réunion d'équipe si nous ne prenions pas de photo! Nous faisons habituellement des signes d'emoji amusants ou apportons un objet ou un animal avec nous dans la photo. Voici quelques-unes de passé All Hands ':

Sessions de break out

Après la session principale All Hands, nous divisons habituellement en groupes de 4-5 personnes pendant 15 minutes supplémentaires pour avoir une chance de discuter avec des gens que nous pourrait normalement pas interagir avec. Pour aider à faciliter cette fois, les discussions seront incitées avec des questions ou même des tâches à accomplir ensemble. Par exemple, avant notre retraite à Singapour nous avons demandé à l'équipe d'écrire leurs suggestions pour la retraite dans un grand document papier que l'équipe des gens utilisait comme source d'inspiration.

pour l'horaire principal All Hands! Il y a quelques autres choses qui se produisent pendant All Hands qui sont assez uniques à une télécommande All Hands, bien qu'elles ne fassent pas exactement partie du planning.

D'une part, nous utilisons beaucoup la fonction de chat dans Zoom. Puisque nous ne pourrions pas crier nos réactions sans parler de la personne qui présente, nous utilisons la fonction de discussion pour poser des questions, partager des commentaires, de la gratitude et des célébrations pendant les mises à jour. Cela peut être vraiment valable pour partager une mise à jour, puis voir un flot de célébrations remplies d'emoji dans le chat!

Il y a aussi quelques captures d'écran prises. Puisque les bébés, les animaux domestiques et les partenaires font souvent des apparitions pendant All Hands, nous avons tendance à prendre des captures d'écran et à les partager dans Slack pour identifier ces moments amusants (comme avec une équipe de 70+, il est difficile de voir tous les moments !) et parler de notre bonheur de nous voir. C'est souvent un jeu de savoir quels Bufferoos se retrouvent ensemble en personne ce jour-là, en fonction des origines

Combien de fois avons-nous toutes les mains

Puisqu'il est difficile d'avoir toute l'équipe de Buffer en un appel et certaines personnes peuvent rester au-delà de leur horaire habituel de travail / sommeil, nous tenons des réunions tous les deux mois.

Les signaux que nous recevons de l'équipe nous disent qu'ils aimeraient se réunir plus souvent, alors Au cours des derniers mois, nous avons intercalé All Hands avec ce que nous appelons des projecteurs All Hands. Ce sont des synchronisations plus courtes de 30-45 minutes qui plongent profondément dans une zone spécifique de Buffer. Nous en avons déjà fait quelques-uns avec d'excellents résultats!

Nous avons aussi notre retraite en personne une fois par an, donc l'un des All Hands est soit officiellement à la retraite, soit la retraite est officieusement son propre All Hands for toute la semaine

Il y a beaucoup d'opinions sur la meilleure cadence des réunions de toutes les mains. À Zappos ils ont fermé leur bureau entier une fois par an pour que les employés se réunissent hors site pour leur All Hands. À l'autre extrémité du spectre, Google et Facebook ont des séances hebdomadaires All Hands et Q & A avec leurs équipes.

Pour nous, Buffer, nous allons rester avec tous les deux mois pour l'instant

Over to You

L'expérience All Hands est différente dans chaque entreprise, et c'est quelque chose à célébrer! Par exemple chez Zappos «les employés … qui sont passionnés de chant et de danse ont régulièrement l'occasion de performer pendant All Hands.» Nous aimons l'idée d'embrasser ce que nos coéquipiers sont excités, et nous cherchons toujours pour des façons de rendre la nôtre unique, personnelle et amusante.

A quoi ressemble votre All Hands? Nous aimerions savoir dans les commentaires!

Photo par Brooke Cagle