Comment nous créons une expérience de retraite à la maison pour ceux qui ne peuvent pas le faire

Eh bien, la plupart d’entre nous. Nous avons généralement entre 3 et 6 coéquipiers qui ne peuvent pas se retirer en raison de régimes préexistants, d’obligations familiales, de problèmes de santé ou pour d’autres raisons. Pour ces personnes, la retraite peut être une période décourageante pleine de FOMO (peur de manquer).

Personnellement, j'ai manqué l'une des plus grandes retraites de notre équipe – et quelle aurait été la retraite où j'aurais rencontré les trois coéquipiers J'ai embauché sur Buffer! – quand j'étais en congé familial avec mon premier-né en 1945, j'étais tellement occupé et épuisé que j'avais à peine remarqué tout ce qui me manquait. Bien que certains moments aient été difficiles, avec le recul, j'ai maintenant la clarté de savoir que ce n'était pas la fin du monde comme je le pensais parfois.

L'inclusion nous importe beaucoup alors une grande partie de notre planification et de nos efforts de retraite consiste à créer un moyen réfléchi pour que les personnes à la maison se sentent incluses et connectées autant que possible.

Voici un aperçu de la façon dont nous essayons de lutter contre FOMO avec une «retraite hors du foyer unique». expérience »et quelques idées amusantes que nous avons essayé de continuer à améliorer chaque année.

Avant la retraite

Envoyez des goodies!

Le plaisir est une partie de la retraite, elle comprend tous les nouveaux swag et goodies nous fournissons! Nos coéquipiers en retraite reçoivent leurs cadeaux à l'avance, ce qui, nous l'espérons, sera une bonne surprise et un petit avantage supplémentaire.

Prévoyez de rester en contact

Pour que vos coéquipiers à la maison sachent à quoi s'attendre pendant la semaine de retraite, nous avons créé un document (PDF) qui décrit le "programme" de retraite que nous avons mis en place pour les personnes à la maison.

Nous avons également créé un canal Slack "Retraite de la maison". pour que nos coéquipiers à la maison puissent envoyer des liens et des photos avec Zoom et discuter entre eux. Plusieurs personnes ont téléphoné au cours de la semaine pour rester en contact!

Travailler avec pour une communication en douceur

Dès que les plans de retraite sont en cours et que le décompte des effectifs commence à se préciser, nous discutons avec les responsables de tous les coéquipiers qui ne peuvent assister à la réunion pour s’assurer qu’ils ont une compréhension et des attentes communes quant à leur expérience. Cela peut sembler différent pour chaque rôle et chaque domaine.

Leur semaine de travail devrait être un peu différente de la normale, et nous nous assurons également qu'ils sont en mesure de prendre une journée pour se déconnecter de la même manière que lors de la retraite (oui,

"Je pense que la solution pour m'aider à surmonter la tristesse de rater l'occasion était de dire à mon équipe et à l'équipe à quel point ou à quel point je voulais être à distance dans le mix", a partagé Jess, l'un de nos défenseurs des droits des clients. «Avoir un plan d'avance était vraiment essentiel."

De plus, nous jumelons les personnes à la maison avec un "copain" à la retraite, qui est spécialement concentré sur la nécessité de garder son coéquipier à la maison et de le faire participer. messages, appels Zoom et photos.

«J’avais un« copain »qui m’a aidée à me tenir au courant et je pouvais embrasser les méthodes synchrone et asynchrone pour faire partie de la retraite», a ajouté Jess. «J'ai absolument aimé être inclus dans les sessions en direct par vidéo et j'ai également apprécié la lecture des notes et des récapitulations de l'équipe."

Pendant la retraite

Diffusez tout!

Une fois que le programme de la retraite est prêt (ou même provisoire) ), nous le partageons avec ceux qui seront à la maison, afin qu’ils puissent planifier une écoute pour le plus de contenu «en direct» possible. Pour ceux qui ne peuvent pas visionner une diffusion en direct, nous l'enregistrons et la postons pour la regarder plus tard dès que possible

Nous sommes très chanceux de pouvoir compter sur une équipe de passionnés de technologie avertis! Andy, l’un de nos développeurs iOS, a pris l’initiative de veiller à ce que nos sessions à l’échelle de la société soient retransmises à la maison, enregistrées et partagées en temps voulu.

La configuration que nous utilisons:

• Macbook
• Blackmagic UltraStudio Mini (utilisé pour connecter un DSLR de Sony à un Mac en tant que webcam)
• Microphone de conférence Sony Alpha a7riii
• à proximité du haut-parleur du système de sonorisation. (1965)
• Trépied

Nous utilisons Zoom pour enregistrer toutes les sessions et les stocker dans leur nuage pour en faciliter l'accès et le partage. (Dans le passé, nous enregistrions sur un appareil photo reflex numérique et une carte SD, mais cela nécessitait l'édition, le stockage des fichiers et le téléchargement, ce qui était très fastidieux.)

Les autres options pour une configuration plus simple incluent:

• Laptop or tablette (tout avec webcam)
• Microphone pour ordinateur portable ou microphone externe (astuce: vous pouvez couper le son de l'ordinateur portable et appeler un téléphone portable pour disposer d'un microphone «portable» afin que les personnes à la maison entendent un peu plus clair et gardez toujours l'ordinateur portable à l'arrêt.)
• Effectuez un zoom avec le réglage de «partage de plusieurs caméras» pour les vues de l'auditoire et des orateurs.
• Une table / un support au lieu d'un trépied

Plusieurs fois, nous devons expérimenter un peu pour trouver la bonne configuration pour chaque salle et la taille de chaque réunion! Lorsque nous formons des groupes plus petits, nous affectons un membre de l’équipe au sein de chaque groupe pour aider les personnes qui ne sont pas présentes.

Attention,

Notre directrice du personnel, Courtney, a eu la brillante idée de nos gens à la maison sont-ils encore "présents" d'une manière ou d'une autre: avec des photos grandeur nature de leurs têtes!

Nous les avons commandés sur ce site (qui a connu un excellent temps de traitement!) " , "Comme nous les appelions avec amour, voyagions autour de la retraite avec des équipes individuelles, participaient à de nombreuses aventures et figuraient dans de nombreuses photos idiotes que nous envoyions aux gens à la maison.

«Voir tout le monde publier des photos ensemble était vraiment aigre-doux. Cependant, j'ai également été très ému et agréablement surpris quand j'ai vu l'équipe porter une photo de moi, qu'elle a emmenée à leurs réunions, des photos de l'équipe et partagée sur les médias sociaux », a déclaré Maya, l'un de nos ingénieurs. «C'était à la fois hilarant et incroyable.»

«J'ai également reçu des messages incessants de l'équipe me demandant comment je m'en sortais et à ne pas oublier de prendre soin de moi», a-t-elle poursuivi. «C’est le genre de détails qui fait de Buffer un lieu de travail aussi précieux. Même si je n’étais pas là, je me suis senti comme un membre précieux de l’équipe. »

Chiming In

Nous avons également veillé à ce que les gens de chez eux puissent participer aux séances de groupe autant que possible. Au cours de notre session d'adieu, nous avons été en mesure de diffuser Keisha sur grand écran afin qu'elle puisse parler à l'ensemble de la société (et ma bonté, nous avons tous eu un peu de larmes!)

«Ma première retraite tampon a été manquée. était à la fois décevant et étonnamment délicieux », a déclaré Keisha. «J'avais tellement hâte de rencontrer mes coéquipiers en personne. Cependant, j'ai été agréablement surpris et ravi de constater à quel point je me sentais vraiment inclus. Bien sûr, rien ne se compare à assister à une retraite tampon en personne, mais je suis reconnaissant à une entreprise et à une équipe de personnes qui se soucient suffisamment de concevoir une expérience de retraite à domicile impressionnante également. "

À votre tour!

Il n'y a pas de doute. à ce sujet – manquer la retraite de l'entreprise est difficile. Mais avec un peu de planification et d’attention portée aux détails, nous pensons que les personnes à la maison peuvent toujours se sentir incluses.

Vous est-il déjà arrivé de vous sentir FOMO au travail ou d’avoir manqué un événement clé?

Avez-vous une idée de la façon dont nous pouvons aider les gens à se sentir inclus quand ils ne sont pas avec nous en personne? Laissez une note dans les commentaires!

Initialement écrit Le 22 juillet 2019 . Dernière mise à jour 19 juil. 2019