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novembre 3, 2021

Comment maîtriser l'art des réunions hybrides4 minutes de lecture



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Réunions virtuelles, réunions en personne, réunions hybrides – la liste est longue. En tant que chefs d'entreprise, que devons-nous apprendre à maîtriser ? Lorsque nous avons eu des réunions en personne, il était facile de dire si quelqu'un n'y prête pas attention ou n'est pas un contributeur important. Dans le monde virtuel, les choses deviennent un peu plus difficiles à évaluer.

Avec les réunions hybrides, comment satisfaire les personnes en personne et les personnes en ligne ? Ce sont tous des défis à relever dans l'environnement commercial actuel. Il est juste de supposer que l'entreprise telle que nous la connaissons a été modifiée de façon permanente. Par exemple, de nombreuses grandes régions métropolitaines ont connu un exode maximal de personnes qui souhaitent vivre dans des zones plus recherchées où il y a une meilleure qualité de vie puisqu'elles peuvent désormais travailler à distance. De plus, pour les personnes qui ne peuvent pas voyager ou qui peuvent avoir une mobilité réduite, ce qui peut rendre très difficile pour elles de se rendre à un bureau, pensez-vous qu'elles ne seront pas autorisées à travailler à distance lorsque les choses redeviendront « normales ? »

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L'environnement « hybride » est là pour durer à long terme et les chefs d'entreprise doivent apprendre l'art de maîtriser ces réunions hybrides pour maximiser leur efficacité en tant que leaders. Pour comprendre cela, examinons les tendances au cours des 2 dernières années :

  • Réunions physiques : C'était la norme pour les réunions plus importantes, les réunions du conseil d'administration, les réunions avec les clients et d'autres réunions nécessitant un brainstorming et une collaboration intenses.
  • Réunions virtuelles : Cela a été imposé à tout le monde pour toutes les réunions. Les plates-formes courantes pour ceux-ci incluent Zoom, Microsoft Teams et Google Meet. C'est idéal pour les petits groupes, mais commence à devenir inefficace pour la collaboration avec plus de 10 à 15 participants. Bien que ces plates-formes aient commencé à inclure des salles de sous-commission, elles n'en sont encore qu'à leurs balbutiements et nécessitent beaucoup d'intervention/coordination de la part de l'hôte.

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J'ai récemment participé à un événement organisé par David Cogan, qui est l'associé directeur et fondateur d'un réseau communautaire d'entrepreneurs de premier plan. grouper. J'ai été impressionné par ce que j'ai vu et appris en regardant cet événement. Le mélange d'audio, d'images, de technologie, de sessions interactives, de pauses (en fait d'étirement) et d'une forte coordination des animateurs de haute qualité était incroyable.

Pour Cogan, il dit que les gens doivent « commencer avec la fin à l'esprit ». Il a expliqué qu'il traite chaque événement comme une production à part entière. Vous devez garder l'attention des gens en organisant un événement bien chorégraphié qui est interactif, au lieu d'être structuré comme une conférence. Nous avons ensuite évoqué les principaux facteurs à prendre en compte pour les réunions virtuelles :

  1. Qualité audio : Vous devez améliorer votre jeu audio. Vous devriez avoir un seul microphone, devant une toile de fond professionnelle, que les participants en personne doivent utiliser lorsqu'ils parlent. Cela garantit à vos participants en ligne une bonne expérience audio et visuelle.
  2. Technologie : Zoom ou Slack ne suffit pas. Explorez d'autres plates-formes, comme celles qui peuvent créer un environnement de conférence virtuelle ou une expérience de réseautage rapide agréable.
  3. Test, test et pré-test : Une fois que les choses ne fonctionnent pas, vous perdrez votre audience virtuelle. Assurez-vous de préparer et de tester correctement tous les composants pour minimiser les problèmes audio ou techniques qui peuvent nuire à l'expérience.
  4. Concevoir des réunions pour tous les participants : Pensez à un jeu télévisé où les participants du public montent sur scène pour jouer le jeu ou l'annonceur va vers eux avec un microphone – le même concept pour les réunions virtuelles. Avoir une toile de fond professionnelle avec un angle de caméra où les participants en personne se lèvent pour parler équilibre l'expérience pour tous les utilisateurs.
  5. Fournir une forte facilitation : Le leader de la réunion est comme un entraîneur de football qui doit gérer le les joueurs, les fans et la fantasy league. Ce n'est pas une tâche facile et nécessite une équipe solide. Les dirigeants doivent redoubler d'efforts pour planifier et orchestrer l'événement afin d'assurer une expérience inoubliable à tous.

Nous sommes dans un nouveau paradigme de la pandémie. Vous pouvez soit vous adapter et prospérer, soit résister au changement, soit vous plaindre et espérer que cela redevienne comme avant.

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