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Bien qu’il existe de nombreuses méthodologies chef peuvent s’entraîner à gérer leur e-mails efficacement, un processus cohérent et réfléchi est le moyen le plus efficace de systématiser et de répondre aux e-mails et constitue une étape de gestion pour le leader efficace.
Je travaille avec des PDG depuis deux décennies, et presque tous les PDG traitent une énorme quantité d’e-mails et ont du mal à les gérer efficacement. Dans une enquête que j’ai menée auprès de plus de 1 000 PDG et propriétaires d’entreprise, 93 % ont déclaré avoir des difficultés avec gestion des e-mails. Grâce à mon expérience en tant que fondateur de CEO Experience et après avoir travaillé avec des PDG de grandes et petites entreprises, j’ai découvert qu’une gestion efficace des e-mails peut signifier une bonne gestion globale.
Dans le monde d’aujourd’hui, le courrier électronique est un outil essentiel permettant aux dirigeants de communiquer efficacement. Malheureusement, de nombreux dirigeants négligent leur correspondance par courrier électronique ou ne disposent pas d’une méthode efficace pour gérer leur boîte de réception.
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1. Divisez vos e-mails par année commerciale de votre entreprise
En affaires, les démarrages et les arrêts sont essentiels au succès. De nombreuses choses dans les affaires sont divisées en une structure annuelle. Les finances des entreprises sont souvent divisées en une année commerciale. Une erreur majeure que commettent de nombreux PDG concernant leurs e-mails est de ne jamais les diviser en une année commerciale. Ils continuent de laisser leurs e-mails s’accumuler année après année. Lorsque vous divisez vos e-mails sur chaque année civile, les dirigeants peuvent avoir un début et une fin dans leur boîte de réception e-mail. Chaque nouvelle année civile ramènera vos e-mails à zéro.
Par exemple, si l’année civile de votre entreprise se termine en septembre, vous devez archiver les e-mails de l’année dernière et créer un nouveau dossier principal pour la nouvelle année commerciale. Une gestion efficace des e-mails commence par la compréhension des points de départ et d’arrêt de vos informations de courrier électronique.
2. Créez des dossiers pour vos sujets principaux
Une étape importante pour une gestion efficace des e-mails consiste à organiser vos e-mails dans des dossiers. Les dossiers permettent au leader de catégoriser les domaines clés auxquels il pourrait être confronté à plusieurs reprises. Des dossiers doivent être créés pour les sujets clés et les personnes clés de l’organisation. Mieux un leader pourra identifier ses dossiers, mieux il sera capable de gérer sa messagerie.
3. Les CEOS ont besoin de dossiers sur ces neuf domaines d’activité clés
Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, est confrontée à des problématiques liées à stratégie et vision : comptabilité et finance, ventes et marketing, ressources humaines, opérations, clients, leadership personnel et problèmes, impact sur le royaume, développement et culture d’équipe. Lorsqu’un leader sait où classer ses e-mails, ceux-ci deviennent plus faciles à gérer. De nombreux e-mails restent dans la boîte de réception car le dirigeant n’a nulle part où déposer l’e-mail.
4. Créez des sous-dossiers sous vos dossiers principaux pour faciliter l’installation
Une fois vos dossiers principaux créés, la tâche de création de sous-dossiers pour mieux organiser vos emails devrait être créée. Par exemple, vous souhaiterez peut-être créer un sous-dossier pour chaque employé de votre entreprise dans le dossier des ressources humaines. Ceux-ci vous permettraient de conserver des informations critiques sur l’employé qui seraient faciles à rechercher et à trouver. Les sous-dossiers sont essentiels à une bonne gestion des emails.
Seuls les e-mails utiles pour un examen futur ou pour la tenue de dossiers doivent être conservés. N’oubliez pas que votre dossier envoyé est également un dossier de documents contenant des informations qui peuvent être recherchées en cas de besoin.
Un exemple que j’utilise est de me copier ou de me copier en aveugle sur un e-mail envoyé à des fins de classement.
5. Créez des modèles d’e-mails pour les e-mails que vous savez que vous utiliserez fréquemment
Super direction est un leadership cohérent. Lorsque les dirigeants accomplissent des tâches de manière répétée, ils réussissent lorsque la tâche est bien exécutée. Il y a beaucoup de répétitions dans la correspondance électronique. Le PDG qui utilisera les e-mails qu’il écrit comme modèle pour les e-mails ultérieurs, ils peuvent économiser des heures de travail et pratiquer une bonne gestion.
6. Utilisez des indicateurs ou développez un moyen d’identifier le suivi critique des e-mails
Une façon de trier rapidement les e-mails dans votre boîte de réception consiste à les signaler pour un suivi futur. Vous pouvez coder par couleur les e-mails à l’aide de drapeaux ou classer un e-mail avec un rappel pour travailler sur l’e-mail plus tard.
D’après mon expérience dans la gestion d’énormes quantités d’e-mails, j’adresse chaque e-mail de l’une des quatre manières suivantes : les e-mails non essentiels, qui peuvent être supprimés ; Pour information ou compréhension des emails, qui doivent être lus puis supprimés ; Faites demi-tour dans les e-mails qui nécessitent une action mais plus tard ; et des e-mails urgents et opportuns qui nécessitent une action immédiate.
La troisième catégorie (demi-tour) d’e-mails est celle qui nécessite une action et sera souvent oubliée à moins d’être signalée pour une date ultérieure.
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7. Mettez-vous au défi d’agir quotidiennement sur chaque e-mail
Être agressif dans la gestion des e-mails réduira le stress et rendra le leader plus productif. Planifier des horaires tout au long de la journée pour lire les e-mails peut être utile. Par exemple, un leader pourrait prévoir 15 minutes à 9, 11, 2 et 5 pour vérifier ses e-mails et répondre de manière appropriée. Plus vous établissez des habitudes et des comportements cohérents en tant que leader, plus vous deviendrez productif.
Un haut cadre gouvernemental avec lequel j’ai travaillé a réussi à gérer efficacement sa boîte de réception de courrier électronique à zéro au cours de ses deux décennies au gouvernement. Elle déclare : « Une gestion efficace des e-mails réduira le stress, améliorera les performances et aidera le leader à gagner en crédibilité dans tous les domaines de son leadership. »
Même si une gestion efficace des e-mails n’est pas la seule clé du succès et d’une bonne gestion de l’entreprise, elle constitue une partie essentielle du processus dans lequel de nombreux dirigeants consacrent leur temps et leurs efforts.
Le courrier électronique fait aujourd’hui partie de chaque travail et de chaque tâche du personnel. La gestion des e-mails et la réponse rapide peuvent faire la différence entre le succès et l’échec d’une entreprise. Lorsque les dirigeants comprendront comment utiliser efficacement le courrier électronique comme un outil au lieu de le considérer comme un fardeau, ils passeront de la simple réponse aux courriers électroniques à son utilisation comme l’un des aspects techniques essentiels de l’entreprise dans laquelle ils travaillent.
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