Comment les entreprises utilisent les services Web pour rendre les réunions plus efficaces

6 mai 2018

5 min de lecture

Les opinions exprimées par les entrepreneurs sont les leurs.

Les réunions ont été un problème de longue date avec les entreprises, elles sont la cible de blagues sans fin. Ces jours-ci, cependant, les entreprises efficaces utilisent une variété de services différents pour garder leurs réunions courtes et précises. Plus d'heures perdues pour faire des diaporamas, jouer avec votre smartphone sous la table et regarder l'horloge plus que le manager.

Peut-être l'un des meilleurs outils est l'avènement de réunions vidéo de haute qualité. Tout ce qui va de Skype et Discord à GoToMeeting peut permettre des appels robustes à plusieurs personnes avec un canal de texte associé.

Qui a dit ça?

Les appels virtuels avec vidéo aident à éliminer plusieurs problèmes de réunion courants. Avec des appels de conférence ou vocaux seulement, par exemple, il peut être difficile d'identifier un locuteur. Si plus d'une personne au sein du personnel a une voix similaire, le problème se complique. Le logiciel de réunion moderne, cependant, peut montrer précisément qui parle à la fois, ce qui apporte de la clarté à toute la situation. [19659099] Utilisateur: Donnons aux réunions une transformation nécessaire [19659005J'aieudesclientsutilisentdesservicescommeceux-cidansplusieursréunionsetilssontl'unedesfonctionnalitéslesplusutilesquej'aiutiliséesLorsquevousavezunereprésentationvisuelledequiparlevousseriezsurprisdevoiràquelpointl'appelestplusproductifConclusion:onpassebeaucoupplusdetempsàdéterminerquiditquoiquecequel'onpense

Même sans appel vidéo, de nombreuses plateformes de réunion modernes ont des avatars d'utilisateurs individuels, qui indiquent quand cet utilisateur parle. Encore une fois, cela minimise la confusion et la diaphonie.

Qui prend des minutes?

Toute discussion de texte d'accompagnement, comme ce que vous obtenez via Skype ou un canal Slack associé, peut apporter plus de clarté aux réunions. Le chat de texte permet deux choses; conversations secondaires et minutes actives.

Avec les conversations parallèles, deux personnes peuvent discuter des éléments secondaires d'un sujet de réunion sans en parler dans la réunion centrale. Cela peut aider les utilisateurs perdus à gagner en clarté sans perturbation, et cela peut aider deux personnes à élaborer un autre temps de rencontre ou des rides dans leurs projets sans occuper le devant de la scène avec un sujet qui les concerne uniquement.

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Prendre activement des minutes dans une conversation publique permet d'atténuer un autre problème; minutes confuses. Il est affligeant pour la personne qui prend des minutes de réunion d'omettre des détails cruciaux, ce qui entraîne des retombées d'information lors des prochaines réunions, ce qui fait perdre du temps. Un employé central peut être chargé de garder des minutes, tandis que d'autres peuvent interjeter avec des informations spécifiquement pertinentes qui pourraient ne pas être couvertes immédiatement.

Quand est-ce bon pour vous?

Une application de calendrier basée sur le cloud peut aussi aider beaucoup. Si vous avez votre emploi du temps à portée de main, il est facile de trouver des créneaux ouverts pour les prochaines échéances et de déterminer exactement quand vous êtes disponible pour certaines tâches. Les applications de calendrier peuvent également avertir les utilisateurs avant le début d'une réunion et inclure des minuteurs et même une automatisation en salle pour imposer une réunion plus courte.

Outre les logiciels permettant une plus grande clarté, d'autres applications peuvent améliorer la productivité. Combien de fois vous êtes-vous sorti d'une réunion et avez dû demander à un collègue de leur envoyer un fichier crucial? Combien de fois avez-vous été en réception de cette interaction, en attendant l'arrivée d'un fichier?

Les applications de partage de fichiers, même les plus simples comme Dropbox, peuvent être utilisées lors d'une réunion pour déposer un fichier dans un endroit accessible. moment, il est mentionné. Ajoutez à cela le canal Slack et un lien de fichier qui peut être supprimé immédiatement quand c'est nécessaire

Utilisateur: Les données ne mentent pas: des réunions plus courtes peuvent vous rendre 3X plus productif [19659006] Combien de temps avez-vous?

Même les applications simples comme les minuteurs peuvent garder une réunion sur les rails. Un problème persistant avec de nombreuses réunions d'affaires est qu'ils courent beaucoup trop longtemps. Plus la réunion est longue, plus il est difficile de continuer à prêter attention et moins il est probable que quelque chose de productif se produise. Une minuterie peut apporter une limite stricte à une réunion.

Bien sûr, une minuterie est difficile à ajuster quand elle est implémentée pour la première fois. Les réunions initiales auront souvent des éléments longs et d'autres seront tronqués; l'astuce consiste à imposer la minuterie, pas l'ordre du jour. Après quelques itérations, celui qui dirige la réunion déterminera où la productivité diminue, et quand spécifiquement pour changer le sujet. Pour des réunions encore plus agiles, vous pouvez implémenter une minuterie pour chaque sujet, en allouant seulement quelques minutes à chaque élément pour le garder le plus court et simple possible.

Tout le monde organise les réunions différemment et tout le monde peut améliorer. Il vaut la peine de regarder dans les applications pour trouver des avenues pour cette amélioration. Rappelez-vous juste; à la fin de la journée, le temps passé aux réunions est le temps non dépensé pour le travail réel, les ventes ou les améliorations à l'entreprise.