Comment les employés de Slack utilisent Slack

Saviez-vous que Tamar Yehoshua l'auteur de cet article, prend la parole à TNW2020 cette année? Consultez leur session sur «Human-centricity: building products with customers» ici .

Il y a quelques semaines, j'ai fêté mon premier anniversaire chez Slack. Il est difficile de croire que cela fait déjà un an. Quand je repense à mes premiers mois, l'un des plus grands changements pour moi après des décennies de travail dans le courrier électronique a été d'apprendre à utiliser Slack tous les jours comme mode de communication principal. J'ai dû apprendre à la fois un nouvel outil et une nouvelle organisation. Une fois que je me suis mis au courant, c'était gratifiant et amusant de voir comment Slack utilise Slack. Chaque jour, je constate comment le travail dans les canaux rend les informations plus transparentes permet à nos équipes d'être plus agiles et m'aide à rester connecté avec mes collègues en temps réel.

Avec Slack fonctionnant actuellement à 100% main-d'œuvre distante, je compte plus que jamais sur la communication via les canaux. Alors que les gens du monde entier naviguent dans la transition vers le travail entièrement à distance la nécessité de rester connectés les uns aux autres est une préoccupation majeure. Cet article est un aperçu de la façon dont mon équipe chez Slack utilise Slack, dont une grande partie est de plus en plus pertinente en ces temps uniques.

Il n'y a pas trop de canaux

Je travaille et dirige des équipes techniques depuis depuis longtemps, et rassembler les gens et les aligner autour d'un objectif commun est toujours l'un des plus grands défis. Alors, comment faire cela chez Slack?

S'assurer que les informations parviennent aux bonnes personnes, au bon moment, est ce qui rend les organisations plus ou moins efficaces. Chez Slack, tout le travail se fait dans les canaux. Vous ne recevez jamais d'e-mail de la part de quelqu'un à l'intérieur de l'entreprise.

Nous utilisons des canaux pour organiser notre travail en conversations ciblées et facilement consultables – pour les annonces, les équipes, les projets, la culture et, bien sûr, # pm-fun. Nous avons également un canal public pour chaque fonctionnalité que nous développons, que tout le monde dans l'entreprise peut consulter pour voir les derniers statuts et mises à jour. Chaque département de l'organisation utilise des canaux, pas seulement nos équipes techniques. Par exemple, notre équipe RH utilise des canaux pour tout, de l'embauche (canaux d'entretien et d'offre) à la coordination de la réorganisation en passant par la planification hors site. Nous créons souvent des canaux temporaires et les archivons lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.

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Nos normes culturelles nous permettent de créer la plupart des canaux. Mon équipe sait me @mentionner dans une chaîne si elle veut s'assurer que je vois quelque chose, mais nous utilisons @channel, qui envoie un ping à tous les membres de la chaîne à la fois, avec parcimonie. Nous sommes tous responsables de garder les conversations sur le sujet, et nous utilisons librement notre sténographie interne, le: raton laveur: emoji, pour suggérer que quelqu'un amène la conversation sur une autre chaîne. Enfin, nous essayons au maximum d'avoir des conversations publiques afin que l'information soit accessible à tous. Par exemple, nous organisons un examen hebdomadaire des produits exécutifs avec un petit groupe, évitant ainsi aux gens de passer des réunions inutiles, puis nous «épinglons» les notes sur une chaîne publique. J'ai été ravi de constater que l'épinglage d'éléments (fichiers, messages, etc.) me permettait de trouver rapidement ce que je cherchais dans n'importe quelle chaîne Slack.

Toutes les chaînes ne sont pas destinées à la conversation. Nous avons de nombreux canaux de «flux», c'est-à-dire des canaux qui publient des mises à jour et des informations provenant d'autres sources. Notre équipe Expérience client envoie chaque tweet à @SlackHQ dans une chaîne pour l'examiner et en discuter (nous avons # tweets d'amour et # tweets-boeuf). Pendant ce temps, nous avons configuré Jira pour envoyer un rapport à # coming-features sur ce qui sera lancé cette semaine-là et la suivante, donc il est facile de voir, en un coup d'œil, ce qui s'en vient.

Un autre gain de temps méconnu est notre 'reacji channeller ». Une fois installé, chaque fois que quelqu'un réagit à un message à l'aide d'un emoji spécifique, il copie automatiquement ce message sur une chaîne désignée. Par exemple, l'équipe d'ingénierie utilise un émoticône cérébral pour collecter des articles ou des documents pertinents sur les post-mortems dans # announce-postmortems, où les gens peuvent rester informés des récentes réunions d'examen et de leurs résultats.

La messagerie n'est que le début

Nos équipes de produits et d'ingénierie ont pour objectif de «faire de Slack l'entreprise où nous pouvons faire le meilleur travail de notre vie». Il y a tellement de choses que nous devons faire pour y parvenir, à commencer par embaucher les meilleures personnes, créer d'excellents outils d'ingénierie, maintenir une qualité de code élevée, former les gestionnaires et rester proche des clients. De plus, nous avons besoin d'outils et de systèmes qui nous aident à rester agiles, à trouver rapidement des informations et à faire face à des conditions en constante évolution.

Tout ce travail ne peut pas être fait uniquement par la conversation, c'est pourquoi nous avons connecté le troisième – des outils de parti que nous connaissons et aimons chez Slack, qui nous aident à accomplir les tâches un peu plus rapidement. Aujourd'hui, il existe plus de 2 000 applications parmi lesquelles choisir sur la plate-forme Slack, et j'en utilise une poignée chaque jour. Je peux examiner et approuver les demandes de congé via Workday ou les notes de frais via Concur, le tout sans quitter Slack. Pour le développement de produits, nous utilisons Ally pour rendre compte des objectifs et des résultats clés ou OKR. Chaque semaine, le propriétaire de chaque résultat clé reçoit un ping dans Slack. Sans quitter Slack, ils peuvent renvoyer leur mise à jour directement dans Ally. C'est donc exact lorsque nous partageons des rapports d'état lors de notre réunion du lundi. L'équipe d'ingénierie s'appuie sur PagerDuty, GitHub et d'autres outils connectés à Slack pour la gestion des incidents, ce qui permet de faire travailler plus rapidement les bonnes personnes sur un incident.

L'une de nos dernières fonctionnalités, Workflow Builder permet tout le monde automatise les tâches – même ceux qui ne savent pas coder (ou oublient ?). Par exemple, nous avons ajouté un flux de travail d'intégration simple à notre canal # team-product-managers pour accueillir de nouvelles personnes dans l'équipe. Tout nouveau PM qui rejoint le canal reçoit automatiquement un pack de bienvenue, qui comprend des documents d'intégration pertinents qu'ils devraient consulter.

Nous utilisons également un flux de travail Slack pour recueillir des questions à distance lors de réunions à main levée. Les gens rejoignent # all-hands-and-events, où ils peuvent cliquer sur le bouton de raccourci (⚡) pour déclencher le flux de travail "J'ai une question". Toutes les questions soumises sont ensuite publiées dans un canal où notre équipe de communication interne les priorise et les attribue au conférencier. Le résultat est un forum ouvert qui inclut tous les bureaux Slack et les membres de l'équipe distante. Lorsque toute l'entreprise est éloignée et que les conditions évoluent rapidement, nous avons constaté que les flux de travail dans les canaux sont remarquablement utiles pour obtenir rapidement des réponses claires aux bons publics. Alors que nous reconfigurons les pratiques de travail à distance à l'échelle de l'entreprise, nous avons également constaté que certaines réunions peuvent être entièrement déplacées vers un canal. Nous avons ici quelques suggestions et idées à ce sujet.

Enfin, communiquer dans Slack va bien au-delà du seul mot écrit. Les emojis sont une autre partie, petite mais importante, de la façon dont nous utilisons Slack. Par exemple, si un membre de l'équipe partage une grande victoire ou une annonce dans une chaîne, nous utilisons souvent des emoji tels que ? pour partager la célébration ou le signe plus pour exprimer notre soutien. Quel que soit le bureau dans lequel se trouve une personne, je peux ajouter un émoji de réaction («reacji») à ses messages. Cela leur montre que j'écoute et que nous nous connectons. Comme j'ai entendu l'un de nos clients le dire lors de la recherche sur les utilisateurs: «Slack est une façon plus humaine de communiquer.»

Au-delà de nos quatre murs

Nous travaillons tous mieux lorsque nous sommes connectés à la mission de notre entreprise, notre dirigeants et nos coéquipiers. Slack nous aide à créer et à amplifier nos relations de travail au sein de nos équipes, mais aucun de nous n'existe dans un silo au travail. Dans presque tous les emplois, vous bénéficiez également de l'établissement de relations plus étroites avec des personnes en dehors des quatre murs de votre organisation – des fournisseurs et agences aux partenaires et clients. C'est pourquoi nous avons créé des canaux partagés: pour aider à créer cette connexion plus profonde avec des personnes extérieures à votre entreprise à l'aide de Slack.

En utilisant des canaux partagés, nous pouvons amener nos clients dans Slack et leur demander leurs premiers commentaires sur les nouvelles fonctionnalités que nous pilotage. Lorsque les ingénieurs et les chefs de produit communiquent directement avec les clients de la même manière que nous communiquons en interne, nous avons l'impression de faire partie d'une seule équipe. Les responsables de la réussite client peuvent également profiter de cette opportunité pour approfondir leurs relations avec les clients et comprendre leur enthousiasme (ou leur hésitation) face à tout changement de produit que nous explorons.

Les canaux partagés ont été particulièrement essentiels à notre récente mise à jour majeure de l'interface Slack. Travaillant en étroite collaboration sur des canaux partagés avec plus de 100 de nos clients, nous avons pu obtenir des commentaires, rapidement prototyper et itérer sur les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités en temps réel. Si cela vous semble intéressant, vous pouvez en savoir plus sur notre processus de développement produit ici .

Ces dernières semaines, nous nous sommes appuyés sur des canaux partagés pour rester en contact avec nos clients malgré la nécessité de maintenir les réseaux sociaux distanciation pendant la pandémie actuelle. La connexion directe avec nos clients nous permet de partager des images, des félicitations, des remerciements, des messages d'encouragement et des conseils, et d'aider nos clients lorsqu'ils sont bloqués.

L'année à venir

Alors que je lance ma deuxième année, je peut dire avec certitude que je ne manque pas mon ancienne boîte de réception. Et des défis passionnants nous attendent – de la mise à l'échelle et de la croissance d'une organisation à l'accélération du rythme de l'innovation produit de Slack. Cela dit, je me sens en sécurité en sachant que grâce à l'agilité et à l'alignement accrus qu'offre le travail dans les canaux, tout sera rendu un peu plus simple, plus agréable et plus productif. ?

Comme je l'ai mentionné, nous sommes nombreux (y compris l'équipe Slack Product) à s'adapter au travail à distance. Si cela est également vrai pour vous et que vous recherchez quelques trucs et astuces, nous avons rassemblé ressources gratuites qui, nous l’espérons, pourraient vous être utiles pendant cette période.

Cet article a été initialement publié sur le blog de Slack par Tamar Yehoshua. Vous pouvez le lire ici .

Publié le 6 septembre 2020 – 11:00 UTC